Mitarbeitergespräche: Die Rolle von HR/Personalabteilung

Ich hoffe sehr, dass Mitarbeitergespräche in Ihrem Unternehmen bereits seit langer Zeit üblich sind. Und zwar nicht nur pro-forma Mitarbeitergespräche und Jahresgespräche, sondern Besprechungen, bei denen sich Mitarbeiter und Führungskraft ausführlich, offen und ehrlich miteinander austauschen.

Bei einem Webinar zum Thema Mitarbeitergespräche (aktuelle Webinartermine finden Sie hier) wurde ich gefragt:

Was kann die Personalabteilung / der HR-Bereich eigentlich unterstützend tun,
damit Mitarbeitergespräche erfolgreich durchgeführt werden?

Eine sehr gute Frage.

Selbst wenn man anfänglich denkt “Mitarbeitergespräche sind doch eine Sache von Mitarbeiter und Führungskraft, da hat die Personalabteilung nur wenig mit zu tun”, kann der Personalbereich sogar erstaunlich viel tun! Dieser Artikel zeigt es auf.

Ein sehr gutes Mitarbeitergespräch ist weit mehr als ein netter Termin von Führungskraft und Mitarbeiter, bei dem man miteinander plaudert und einer positiven Stimmung aus dem Gespräch geht, aber keinerlei Vereinbarungen getroffen hat.

Ein Mitarbeitergespräch ist andererseits auch nicht effektiv, wenn wir zwar Vereinbarungen getroffen haben, diese Vereinbarungen aber niemals nachverfolgt und umgesetzt werden.

Personalabteilungen können durch gute Vorlagen (auch digitale) die Grundlagen für gute Mitarbeitergespräche schaffen

Und eine Führungskraft, die das Jahr über alle Kritikpunkte an ihren Mitarbeitern sammelt, um die Kritik dann im Jahresgespräch den Mitarbeitern gesammelt vor die Füße zu knallen, wird keine motivierenden Mitarbeitergespräche führen. Wenn dann auch noch ohne Vorlagen, Checklisten und Protokolle gearbeitet wird, sieht es erst recht sehr schlecht aus.

Genau deswegen ist eine aktive HR-/Personalabteilung so wichtig, um im Unternehmen dafür zu sorgen, dass Mitarbeitergespräche effektiv, motivierend und nachhaltig sind.

Vor allem, weil viele Führungskräfte niemals gelernt haben, wie ein erfolgreiches, motivierendes Mitarbeitergespräch oder gar eine sinnvolle Zielvereinbarung aussehen! 

1. Hilfsmittel (insbesondere Vorlagen und Gesprächsleitfäden) für Mitarbeitergespräche bereitstellen

Als ich 2019 hier auf dieser Website kostenlos Vorlagen für Mitarbeitergespräche einstellte, habe ich nicht damit gerechnet, dass diese Vorlagen so stark nachgefragt werden. Hunderte von Besuchern kommen jeden Tag auf die Seite, um die Mitarbeitergesprächs-Vorlagen herunterzuladen.

Das legt den Schluss nahe, dass viele Führungskräfte in ihrem Unternehmen keine oder nicht die passenden Vorlagen oder Checklisten für ihre Mitarbeitergespräche zur Verfügung gestellt bekommen.

Oder aber die vorhandenen Vorlagen und Gesprächsleitfäden nicht ausreichend sind.

Deswegen sollten HR- und Personalabteilungen kontinuierlich daran arbeiten, alle benötigten Hilfsmittel für Mitarbeitergespräche, Jahresgespräche und Zielvereinbarungen zur Verfügung zu stellen.

Dazu gehören auch Gesprächsleitfäden und (ganz einfache) Vorgaben und Tipps, wie z.B.

• Vorlagen zur Einladung zum Mitarbeitergespräch
• Checkliste mit Dokumenten, die dem Mitarbeiter zuvor zugesendet werden müssen
• Richtwerte bezüglich Zeitdauer von Mitarbeitergesprächen
• Aktuell und zukünftig mögliche Sonderleistungen wie z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement, Kostenübernahme Fitness-Studio.

Mein Tipp: Fragen Sie Ihre Führungskräfte, welche Hilfsmittel sie vermissen.

Mein zweiter Tipp: Orientieren Sie sich nicht nur an den Wünschen der Führungskräfte, sondern stellen Sie alle Hilfsmittel zentral zur Verfügung, die für gute Mitarbeitergespräche wichtig sind. Bei international agierenden Unternehmen müssen Sie unbedingt die regionalen Besonderheiten berücksichtigen und dazu am besten mit den lokalen HR-Profis gemeinsam die Vorlagen anpassen.

2. Rahmenbedingungen/Richtlinien schaffen

Gut, Hilfsmittel haben wir jetzt.

Aber das ist so ähnlich, wie ein Auto auf die Strasse zu stellen ohne aufzuzeigen, wie damit unzugehen ist, und keine zugehörigen Straßenverkehrsregeln zu definieren. Denn dann ist Chaos vorprogrammiert. Oft werden Vorlagen und Vorgaben eher als Last, denn als Erleichterung angesehen.

Daher muss der HR-/Personalbereich mit Augenmaß vorgehen und vor allem berücksichtigen, dass nicht alle Jobs gleich sind.

Was ich damit meine?

Selbst innerhalb eines einzigen Unternehmens, das nur in einem Land agiert, wird und muss es Unterschiede bei den Inhalten der Jahresgespräche und Mitarbeitergespräche geben. Auch beim Anspruch, der bei Zielvereinbarungen an Mitarbeiter gestellt wird, muss unterschieden werden können.

Vor allem müssen alle Richtlinien der Führungskraft und den Mitarbeitern Flexibilität bei der Auslegung geben. Natürlich nicht so weit, dass der Sinn und Zweck der Mitarbeitergespräche gefährdet wird. Aber es muss Freiheiten geben.

Vorgaben für Mitarbeitergespräche müssen auch Flexibilität bieten

Nehmen wir Zielvereinbarungen im Jahresgespräch als Beispiel:

• Im Vertrieb werden meistens sehr anspruchsvolle Vertriebsziele vereinbart, die (hoffentlich) in engen Zyklen kontrolliert und besprochen werden. Dafür müssen im Unternehmen Zielvereinbarungssysteme verfügbar sein, die diese Arbeit unterstützen.
• In der Buchhaltung wird es oft nur in Einzelfällen Sinn machen, umfangreiche Zielvereinbarungen zu definieren. Vor allem bei Mitarbeitern, die bereits seit 10 Jahren Routinearbeiten machen und das auch noch in den kommenden 10 Jahren so sein wird. Ja, natürlich sollen sich alle Mitarbeiter weiterentwickeln. Aber ob eine darüber hinausgehende Zielvereinbarung bei allen Buchhaltungsmitarbeitern wirklich Sinn macht, muss die Führungskraft entscheiden dürfen.
• Im Forschungs- und Entwicklungsbereich wird es teilweise auch viel Sinn machen, Ziele zu vereinbaren. Hier kann es jedoch so sein, dass diese Ziele deutlich schwerer zu messen sind als im Vertriebsbereich. Wenn beispielsweise ein Ingenieur daran arbeiten soll, seine Präsentations- und Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln, dann ist das ein sehr gutes Ziel für die Weiterentwicklung desjenigen. Der Fortschritt kann bei einem solchen weichen Thema jedoch nicht so leicht gemessen werden wie der Auftragseingang im Vertrieb. Auch hierfür müssen der Führungskraft Rahmenbedingungen und Hilfsmittel mitgegeben werden, damit auch die Zielvereinbarung “softer” Ziele funktioniert.

Leider erfahre ich immer wieder von Führungskräften, dass von ihrer Personalabteilung ein “one size fits all” Ansatz gewählt wird und sie im Mitarbeitergespräch Themen besprechen müssen, die gar keinen Sinn machen.

Ach ja, bevor Sie aufschreien und sagen:

“Aber wenn wir keine harten Vorgaben machen und zu viele Freiheiten lassen, dann werden genau die Führungskräfte, die Mitarbeitergespräche ohnehin als sinnlos ansehen, alle wichtigen aber ggf. mühsamen Themen entfallen lassen. Wir müssen deswegen bei allen die gleichen Regeln anwenden.“

Darf ich dann darauf antworten:

“Wenn Ihre Führungskräfte nicht dazu in der Lage sind, verantwortungsvoll mit ihren Freiheiten umzugehen, sondern diese ausnutzen, dann würde ich darüber nachdenken, ob eigentlich die richtigen Personen eine Führungsposition innehaben…”

3. Training von Führungskräften, um gute Mitarbeitergespräche führen zu können

Bestimmt bekommen Ihre Einkäufer regelmäßig ein Training, um bessere Verhandlungen zu führen.

Und Ihr Vertrieb wird immer wieder trainieren, den Kunden besser zu verstehen und erfolgreichere Vertriebsgespräche zu führen.

Haben Ihre Führungskräfte eigentlich jemals gelernt, was bei Mitarbeitergesprächen wichtig ist? 

Mitarbeitergespräche und Jahresgespräche bieten unzählige Möglichkeiten und Herausforderungen – der Umgang damit muss trainiert werden

Überlegen Sie einmal, ob Ihre Führungskräfte genau wissen, wie sie richtig reagieren,

• wenn ein Mitarbeiter eine Gehaltsforderung stellt und sagt “mir liegt bereits ein Angebot von der Konkurrenz vor, die mir dieses Gehalt zahlt”?
• wenn Mitarbeiter trotz regelmäßigen Feedbacks ihr Verhalten nicht verändern und damit die Zusammenarbeit im Team blockieren?
• wenn Mitarbeiter von sich aus eine Führungsposition und Beförderung einfordern, aber persönlich und charakterlich (zumindest gegenwärtig) nicht als Führungskraft geeignet sind und der Vorgesetzte im Mitarbeitergespräch damit umgehen muss?
• wenn Mitarbeiter sich weigern, ein Personalgespräch per Videokonferenz zu führen?

Der Punkt ist der:

Ein Mitarbeitergespräch, ein Jahresgespräch, ein Gehaltsgespräch, ein Zielvereinbarungsgespräch sind nicht einfach “nur” eines von vielen Meetings, die Führungskräfte jeden Tag führen. Es handelt sich oft, vor allem in den Augen der Mitarbeiter, um den wichtigsten beruflichen Termin des Jahres! 
Ein schlecht geführtes Mitarbeitergespräch kann Mitarbeiter nachhaltig demotivieren. 
Ein professionelles, motivierendes Mitarbeitergespräch jedoch kann Mitarbeiter auf Jahre an das Unternehmen binden und für das Unternehmen begeistern!

Dazu müssen Führungskräfte jedoch auch entsprechend trainiert werden. Sorgen Sie als Personalbereich bitte dafür!

Vor allem können Sie darüber oft auch Führungskräfte von der Bedeutung von Mitarbeitergesprächen überzeugen, die bislang skeptisch über diese “erzwungenen Gespräche” denken.

4. Offenlegung der Vereinbarungen der Mitarbeitergespräche

Wenn Vorlagen, Hilfsmittel und das Training der Führungskräfte gegeben sind, können bereits gute Jahresgespräche erfolgen. Super.

Doch ein Jahresgespräch ist keine Sache, bei der man denken kann “aus den Augen, aus dem Sinn” und sich ein Jahr später wieder zusammensetzt.

Auf die Tatsache, dass Mitarbeitergespräche in der Personalführung deutlich mehr als nur ein einziges Jahresgespräch umfassen müssen, gehe ich hier nicht weiter ein. Es ist jedenfalls nicht ausreichend, sich ausschließlich auf Jahresgespräche zu konzentrieren.

Wichtig ist, dass die Vereinbarungen aus den Mitarbeitergesprächen auch nachverfolgt werden können.

Zu oft habe ich schon erlebt, dass Mitarbeiter in meinen Schulungen mir erzählen, dass die Schulung zwar im Mitarbeitergespräch vereinbart war. Aber ihre Führungskraft sich, trotz deren Zusagen, niemals darum gekümmert hat. Und die Personalabteilung ebenfalls nicht hinterher war, die Umsetzung der Vereinbarungen einzufordern.

Vereinbarungen im Jahresgespräch: Weiß die Personalabteilung, wo es hingehen soll?

Bitte nicht falsch verstehen:

Es ist völlig ok, wenn sich Mitarbeiter selbst um ihre Schulungen kümmern. Wenn dies so vereinbart ist!

Doch oft werden in Jahresgesprächen Vereinbarungen getroffen, die nur dann Realität werden können, wenn die Führungskraft oder der Personalbereich von sich aus etwas tun. Wenn die Ergebnisse und Vereinbarungen aus dem Jahresgespräch jedoch nicht gut dokumentiert und an die Personalabteilung weitergeleitet werden, sinkt die Wahrscheinlichkeit erheblich, dass diese auch umgesetzt werden.

“Aber Mitarbeiter sollen auch eigenverantwortlich handeln und sich selbst darum kümmern”, mögen Sie sagen.

Klar. Sehe ich auch so.

Doch warum haben selbst Weltklasseathleten mehrere Coaches und Trainer, z.B. für Ernährung, Kraft, Ausdauer, Strategie, mentale Stärke?

Die (sportliche) Technik müssen sie kaum beigebracht bekommen.

Sie haben Coaches und Trainer, weil diese (unter anderem) gemeinsam mit ihnen planen, welche sportlichen Ergebnisse sie erzielen müssen. Und diese Coaches wissen untereinander ganz genau, was sie in ihrem jeweiligen Spezialgebiet mit dem Athleten tun können, um das gewünschte Gesamtergebnis zu erreichen.

Sie sollten deswegen als Personalbereich sämtliche Ergebnisse und Vereinbarungen aus Mitarbeitergesprächen (vor allem auch die Zielvereinbarungen) kennen. Denn sonst können Sie die jetzt folgende Aufgabe auch nicht ausüben.

Und Sie müssen mit diesem Wissen dann auch aktiv etwas tun (dürfen).

5. Monitoring der Ergebnisse aus den Mitarbeitergesprächen

Millionen von Menschen nutzen einen Fitness-Tracker oder Schrittzähler, um jeden Tag zu prüfen, wie viele Schritte sie gegangen sind.

Wie oft prüfen Sie, durch Kontakt zur Führungskraft und/oder Mitarbeiter, wie weit die Umsetzung der Ergebnisse der Mitarbeitergespräche ist?

Bitte nicht nur einmal im Jahr, wenn Sie die neuen Vereinbarungen mit den alten Protokollen vergleichen!

Um beim Beispiel der Sport-Coaches zu bleiben:

Die Coaches sind auch dazu da, die Sportler dazu zu bringen, alle Trainingseinheiten zu absolvieren. Vor allem die Einheiten, die hart, unangenehm und schwierig sind. Weil diese Einheiten später den Unterschied von Erfolg und Misserfolg ausmachen. Aber der Sportler dazu tendieren wird, solche harten Einheiten auch mal auszulassen. Es sind ja auch nur Menschen.

Ein Coach weiß, dass er nur dann einen guten Job macht, wenn er seine Athleten dazu antreibt, das zu tun, was sie machen müssen – selbst wenn sie keine Lust dazu haben.

Manchmal benötigen wir einen Anstoß von außen, um aktiv zu werden

Als Personalabteilung ist es auch Ihre Aufgabe, regelmäßig den aktuellen Status der Umsetzung aller Vereinbarungen aus den Mitarbeitergesprächen abzufragen. 

Sie können Führungskräften ggf. Hilfe anbieten, wenn Mitarbeiter Unterstützung benötigen, um die Ziele zu erreichen.

Alle Führungskräfte, die ohnehin die Vereinbarungen von Mitarbeitergesprächen selbst nachhalten und dafür sorgen, dass sie umgesetzt werden, werden mit Ihrem Nachhaken keine Probleme haben. Und es eher schätzen.

Die Führungskräfte, die diese Vereinbarungen eigentlich nachhalten wollen, diese aber zu schnell aus den Augen verlieren, werden (zumindest innerlich) dankbar dafür sein, wenn sie durch Sie, die Personalabteilung, immer wieder an das erinnert werden, was wirklich wichtig ist.

Und die Führungskräfte, deren Jahresgespräche ohnehin eine Farce sind, werden sich von Ihnen genervt fühlen. Das ist aber deren Problem, und nicht Ihres. Schließlich machen Sie dann genau den Job, den Sie zu erledigen haben 😉

Dieses Nachhaken ist vor allem auch dann wichtig, wenn Mitarbeiter “auf der Kippe” stehen und sich nach dem Mitarbeitergespräch beweisen müssen. Es geschieht nämlich immer wieder, dass die Führungskraft dann doch nicht handelt und sich eine kritische Mitarbeitersituation über viele Monate hinzieht. Dass dadurch oft ein massiver Kollateralschaden entsteht, wird häufig übersehen.

Fazit Aufgaben der Personalabteilung bei Mitarbeitergespräche und Jahresgesprächen

Sie sehen, dass Sie als professionelle Personalabteilung sehr viel bewirken können.

Und damit dafür sorgen, dass Mitarbeitergespräche und Jahresgespräche in Ihrem Unternehmen den richtigen Stellenwert haben und eine nachhaltige, positive Wirkung erzielen.

Wenn Sie dafür sorgen möchten, dass Ihre Führungskräfte das Wissen, Methoden und Vorgehensweisen kennen, um exzellente Jahresgespräche und Mitarbeitergespräche zu führen, dann werden Sie hier fündig: