Wie führe ich Mitarbeitergespräche im Homeoffice/virtuellen Team?

Wie führt man ein Mitarbeitergespräch, wenn man ein virtuelles Team führt oder im Homeoffice arbeitet?

Im Grunde genauso, wie im Büro.

Mit ein paar kleinen aber feinen Besonderheiten, die wir in diesem Artikel beleuchten.

Meine ausführlichen Hinweise zu Mitarbeitergesprächen (unabhängig davon, ob vor Ort oder virtuell), finden Sie in meinem Artikel: Mitarbeitergespräche führen – Vorlagen und Beispiele 

1. Sicherstellen, dass Mitarbeiter frei sprechen kann

Der erste Punkt ist sogleich der am meisten vernachlässigte und übersehene!

Wenn unser Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, dann gehen wir meist davon aus, dass dieser Mitarbeiter jederzeit frei sprechen kann.

Das ist aber nicht unbedingt der Fall.

Möglicherweise ist der Mitarbeiter nicht alleine im Homeoffice. Ob Kinder, Mitbewohner oder Lebensgefährten – sie alle bekommen im Zweifelsfall mit, dass gerade ein sehr unangenehmes Gespräch geführt wird.

Oder der Mitarbeiter ist gerade mitten in der konzentrieren Arbeit an einem Konzept – oder macht eine längere Pause, die er abends wieder reinholt – während wir anrufen und ein Mitarbeitergespräch führen wollen.

Fakt ist: Wir wissen nicht, unter welchen Rahmenbedingungen ein Mitarbeiter jetzt im Moment arbeitet.

Deswegen:

• Ein offizielles Mitarbeitergespräch muss ohnehin mit einem festen Termin eingeplant werden. Dann weiß der Mitarbeiter auch Bescheid, dass er frei reden können sollte.
• Bei einem inoffiziellen/informellen Mitarbeitergespräch oder einem spontanen Feedback- oder Kritikgespräch kann unser Mitarbeiter im Homeoffice jedoch auf dem falschen Fuß erwischt werden.

Daher sollten Sie bei jedem Mitarbeiter- oder Kritikgespräch zu Beginn des Videotelefonats (!) explizit nachfragen: „Kannst Du jetzt frei sprechen?“

Und wenn derjenige sagt, dass es im Moment nicht geht, dann fragen Sie, wann es möglich ist.

Ich bin Executive Coach und führe 95% meiner Coachinggespräche virtuell.

All meine Coachinggespräche sind fest eingeplant.

Und dennoch frage ich bei jedem Gespräch zu Beginn, ob derjenige frei sprechen kann. Manchmal muss derjenige nur in einen anderen Raum gehen oder kurz die Kinder beschäftigen.

2. Mitarbeitergespräche im Homeoffice müssen als Videotelefonat durchgeführt werden

Kommunikation ist generell schwierig.

Mehr als 55% der Kommunikation erfolgt alleine über Körpersprache, Mimik und Gestik.

Und in einem Mitarbeitergespräch ist es nicht nur wichtig, was wir sagen.

Es ist noch wichtiger mitzubekommen, was der Mitarbeiter sagt.

Und zwar vor allem, was derjenige NONVERBAL sagt.

Deswegen ist jedes offizielle Mitarbeitergespräch zwingend als Videotelefonat zu führen. Dazu gibt es keine Alternative!

Inoffizielle oder informelle Mitarbeitergespräche sollten ebenso als Videotelefonat erfolgen, können aber in Ausnahmefällen auch mal als reines Telefonat durchgeführt werden.

Kritikgespräche müssen ebenfalls als Videotelefonat geführt werden. Nur dann bekommt der Mitarbeiter mit, wie die Führungskraft die Kritik tatsächlich meint. Ebenso bekommt die Führungskraft nur dann mit, wie der Mitarbeiter die Kritik aufnimmt.

Vor allem bekommt die Führungskraft nur in einem Videotelefonat mit, ob der Mitarbeiter die zugesagte Änderung, die durch die Kritik ausgelöst werden soll, ernsthaft umsetzen wird – oder nur scheinbar zustimmt.

3. Mitarbeitergespräch auf Distanz muss genauso vorbereitet werden, wie ein Gespräch im Büro

Alle offiziellen Mitarbeitergespräche sollten mit 14 Tagen Vorlauf vereinbart werden.

Mitarbeiter und Führungskraft müssen alle notwendigen Unterlagen, wie beispielsweise die Protokolle und Vereinbarungen des letzten Mitarbeitergesprächs, vorliegen haben.

Beide müssen auch den Gesprächsleitfaden oder das Formular für das anstehende Gespräch vorliegen haben, um sich vernünftig vorbereiten zu können.

Unabhängig davon, ob das Mitarbeitergespräch vor Ort oder virtuell stattfindet – es stellt für den Mitarbeiter einen wichtigen Termin dar, bei dem es um dessen vergangenen Leistungen und seine Zukunft geht.

Deswegen muss es richtig vorbereitet sein.

Kostenlose Vorlagen für Mitarbeitergespräche (virtuelle und „klassische“) erhalten Sie hier:

4. Regelmäßige, informelle Mitarbeitergespräche sind wesentlich einfacher als im „normalen“ Büroalltag und sollten entsprechend genutzt werden

Virtuelle Zusammenarbeit bietet den unschätzbaren Vorteil, dass man als Führungskraft viel unkomplizierter „mal kurz anrufen“ kann, um mit Mitarbeitern zu sprechen.

Im richtigen Maß durchgeführt, wird es nicht als Kontrolle, sondern als motivierende Wertschätzung vom Mitarbeiter wahrgenommen.

Wenn Sie ein „klassisches“ Team im Büro führen, dann ist es oft nicht so einfach, alle 1-2 Tage mit jedem Mitarbeiter kurz für 5 – 10 Minuten zu sprechen. Oft tendieren Führungskräfte dann dazu, lieber weniger mit den Mitarbeitern zu kommunizieren, als dass einzelne bevorzugt werden (oder es so erscheint), während andere weniger Aufmerksamkeit erhalten.

In einem virtuellen Team können Sie viel einfacher mit allen kommunizieren.

Sie können sich sogar kurze, wiederkehrende Termine in Ihren Kalender setzen, in die Sie reinschreiben, wen Sie heute für 5 Minuten anrufen.

Falls Sie einen Veränderungsprozess durchlaufen, bei dem Sie von der klassischen zur virtuellen Zusammenarbeit übergehen, werden Mitarbeiter anfangs solche kurzen Gespräche als sonderbar wahrnehmen.

Bis sie nach einiger Zeit festgestellt haben, dass Sie tatsächlich anrufen, weil Sie vom Mitarbeiter erfahren wollen, wie es ihm so geht und wie es grundsätzlich mit der Arbeit läuft. Und nicht, weil Sie kontrollieren wollen.

Das müssen Sie allerdings sicherstellen!

Ihre kurzen Anrufe dürfen nicht als Kontrolle wahrgenommen werden.

Rechtliche Aspekte bei Mitarbeitergesprächen auf Distanz/im Homeoffice

Da ich kein Rechtsanwalt bin, kann ich keine Aussagen oder Hinweise zur rechtlichen Behandlung von Mitarbeitergesprächen im Homeoffice geben.

Allerdings habe ich diesen Artikel Personalgespräche on remote – Welche rechtlichen Fragen sind zu beachten? auf stellenanzeigen.de gefunden. Der gibt dazu einige gute Hinweise.

Aber nochmals: Das hier ist keine Rechtsberatung 🙂

Fazit Mitarbeitergespräche im Homeoffice

Sie sehen, dass wir uns bezüglich der Mitarbeitergespräche im Homeoffice eigentlich keine Sorgen machen müssen.

Manche Mitarbeiter werden diese Art sogar bevorzugen.

Stellen Sie einfach nur sicher, dass

• Ihr Mitarbeiter frei sprechen kann
• Sie beide das Gespräch ordentlich vorbereiten können
• Sie das Gespräch ordentlich vorbereiten
• Sie auf jeden Fall per Videotelefonat miteinander sprechen
• Und Sie die Chance zum engeren Kontakt durch kurze Telefonate aktiv nutzen

Ausführliche Hinweise zu Mitarbeitergesprächen (unabhängig davon, ob vor Ort oder virtuell), finden Sie hier: Mitarbeitergespräche führen – Vorlagen und Beispiele