Das Meeting beginnt. Der Organisator der Besprechung fragt in die Runde:
„Guten Morgen liebe Kolleginnen und Kollegen, wer von Ihnen hat etwas noch wichtigeres zu tun, als an diesem Meeting teilzunehmen?“
Zwei Personen melden sich:
Gabi:
„Gestern hat ein Kunde einen neuen Auftrag erteilt und ich muss heute sicherstellen, dass die Lieferung vor 12 Uhr rausgeht und das Serviceteam mit dem Kunden die Installation vorbereitet.“
Frank:
„Im Projekt Prometheus gibt es eine Verzögerung, die auch mein Projekt betrifft und ich muss mit meinem Team die Planung anpassen.“
Der Organisator:
„Ok, in dieser Besprechung werden wir die Personalplanung für die nächsten 3 Monate diskutieren. Welche Auswirkung hätte es, wenn Ihr nicht dabei seid?“
Gabi antwortet:
„Die Anforderungen von uns habe ich bereits an Dich weitergeleitet und ich habe auch keine zusätzlichen Punkte. Daher könnte ich der Besprechung fernbleiben und mich stattdessen um den Kunden kümmern.“
Frank antwortet:
„Da sowohl Prometheus als auch unser Projekt umgeplant werden müssen, spielt das natürlich auch in die Personalplanung mit rein. Daher wäre es wichtig, dass ich bei diesem Meeting dabei bin.“
Organisator:
„Gut, dann kann Gabi sich nun aus diesem Meeting verabschieden und sich um den Kunden kümmern. Gratulation für den Auftragsgewinn und viel Erfolg bei der Organisation.“
Gabi erhebt sich und verläßt unter dem Applaus der anderen Besprechungsteilnehmer den Raum.
Organisator:
„Wunderbar, legen wir los. Wir haben noch 35 Minuten. Agendapunkt 1 …“
Werfen Sie Leute aus dem Meeting
Was halten Sie von obigem Beispiel?
Falls Sie schon einmal in der Situation von Gabi waren, dann sind Sie vermutlich begeistert.
Das ist ein wirklich agiler Umgang mit Besprechungen.
Hier konzentriert man sich nicht nur auf das Meeting selbst und die Interessen des Besprechungsorganisators, sondern berücksichtigt auch, was aktuell bei den Teilnehmern der Besprechung ansteht.
Die Idee zu dieser Geschichte stammt aus dem Buch „Der Termin“ von Tom DeMarco.
Der Termin ist ein Roman über Projektmanagement. Es stellt im Rahmen einer sehr abwechslungsreichen Geschichte das Leben eines Projektmanagers dar, der extreme Herausforderungen meistern muss. Auf seinem Weg zum Projekterfolg trifft er unterschiedliche Experten, die ihm Tipps geben, um seine Projekte noch besser zu managen.
Einer der Experten spricht mit ihm über effiziente Meetings und darüber, dass einerseits eine Besprechung mit mehr als 8 Teilnehmern niemals inhaltlich und effektiv arbeiten kann.
Warum Personen an Besprechungen teilnehmen
Andererseits macht er ihm bewusst, dass Besprechungsteilnehmer oft aus folgenden Gründen an der Besprechung teilnehmen:
Der Einladende dachte,
- er benötigt in der Besprechung möglicherweise das Wissen dieser Person
- dass die Person bei einer Besprechung zu diesem Thema dabei sein muss, um denjenigen nicht zu kränken
- dass die Person aus politischen oder hierarchischen Gründen dabei sein muss
- die Person kann aktiv etwas zum Meeting beitragen und hat selbst ein Interesse am Thema
Wenn wir nun daran denken, dass die meisten von uns nicht gelangweilt im Büro sitzen und darauf warten, endlich einmal wieder an einer Besprechung teilnehmen zu dürfen, ist nur der letzte Grund wirklich sinnvoll.
In allen anderen Fällen wäre es eigentlich besser, wenn sich derjenige um andere Dinge kümmern würde.
Ja, ok, ich weiss, dass es Mitarbeiter gibt, deren Existenzberechtigung darin besteht, an Besprechungen teilzunehmen und wichtig zu sein. Ok.
Aber der allergrößte Teil der Mitarbeiter möchte sinnvolle Arbeit leisten.
Die Teilnahme an für uns unwichtigen Besprechungen ist weder sinnvoll noch effektiv.
Besprechungsteilnehmer besser auswählen
Deswegen ist die Idee von Tom DeMarco so charmant.
Sie hat nämlich folgende Konsequenzen:
- Der Einladende muss sich schon im Vorfeld ganz genau überlegen, wer wirklich an der Besprechung teilnehmen sollte
- Die Besprechung muss eine glasklare Zielsetzung und eindeutige, aussagekräftige Agenda haben, da man ansonsten zu Beginn der Besprechung nicht entscheiden kann, ob man eigentlich teilnehmen sollte (und je unklarer die Besprechungsziele, desto mehr Personen werden gute Gründe haben, sich um ihre eigentliche Arbeit zu kümmern)
- Wird die im Beispiel erwähnte Frage zu Beginn der Besprechung gestellt, bekommen Mitarbeiter, bei denen kurzfristig dringende Themen aufgetreten sind, die Möglichkeit, dass man gemeinsam entscheidet ob die Teilnahme am Meeting oder das dringende Thema wichtiger sind
- Die Teilnehmer, die dabei bleiben, müssen aktiv an der Besprechung teilnehmen – denn ansonsten hätten sie zu Beginn anmerken müssen, warum etwas anderes noch wichtiger für sie ist
Überlegen Sie einmal selbst, wie Sie die Idee von Tom DeMarco zur sinnvollen Besetzung von Besprechungen nutzen können.
Wichtig ist, dass das vorzeitige Verlassen der Besprechung noch vor dem eigentlichen Beginn des Meetings stattfindet.
Insbesondere in agilen Organisationen wird diese Idee bereits auf die passende Unternehmenskultur treffen.
Weitere Tipps für effektive Besprechungen
Haben wir die richtigen Teilnehmer im Meeting, ist bereits ein guter Grundstein gelegt.
Aber auch die richtigen Teilnehmer können dennoch eine Besprechung zu einem ineffizienten Fiasko machen.
In meinem Artikel „Die fünf wichtigsten Grundregeln für erfolgreiche Teammeetings statt Laberrunden“ finden Sie einen Praxisfall und konkrete Tipps, um die Zeit aller Besprechungsteilnehmer optimal zu nutzen.
Falls Sie Führungskraft sind, sollten Sie zudem meinen Artikel „Warum man als Chef der Dümmste im Raum sein sollte“ lesen. Der wird Ihnen vielleicht nochmals Anregungen liefern, welche Mitarbeiter Sie um sich herum brauchen.
Online-Kurs für effektive Besprechungen
In diesem kompakten Online-Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihre Besprechungen super-produktiv machen.
