Wie viele Besprechungen und Teammeetings haben Sie in den letzten Tagen durchleben müssen und sich dabei gefragt, was man eigentlich tun kann, damit diese Meetings erfolgreich sind?

Die nachfolgenden Praxistipps für effektive Teammeetings helfen Ihnen dann hoffentlich weiter.

Wer im Teammeeting ständig selbst redet, kann nicht zuhören

Als Führungskräfte-Coach begleitete ich einen meiner Coachees einmal einen ganzen Tag lang. Er leitet eine Region mit insgesamt über 1000 Mitarbeitern.

Sein Teammeeting mit seinen Abteilungsleitern war für einen ganzen Tag angesetzt.

Ich saß dabei und beobachtete.

Ihn.

Und die Abteilungsleiter.

Aber eigentlich zu 95% nur ihn.

Denn nahezu das gesamte Teammeeting wurde durch ihn bestritten, während die Abteilungsleiter zuhörten oder zumindest so taten.

Teammeetings sind keine One-Man-Show
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Teammeetings sind keine One-Man- oder One-Woman-Show

Nach dem Meeting fragte er mich, was ich beobachtet hätte. Wobei er nicht einfach nur eine Frage stellte, sondern 20 Minuten weiterredete. Und dann kam ich dran mit meiner Antwort: „Schön, dass ich auch mal was sagen kann“.

Sein Gehirn begann zu rattern.

Er wurde ruhig, als ihm einiges wie Schuppen von den Augen fiel.

Er erkannte, warum er bislang nach jedem Teammeeting völlig ausgelaugt und von seinen Abteilungsleitern enttäuscht war: Alle Meetings wurden immer von ihm als Alleinunterhalter bestritten. Selbst wenn sie wollten, hatten die Abteilungsleiter kaum eine Chance, aktiver in das Teammeeting einzusteigen. Denn er hatte ja immer selbst so viel zu sagen.

Was taten wir als nächstes, um diese monatlichen Teammeetings mit den Abteilungsleitern effektiver zu machen?

  1. Er fragte die Teilnehmer direkt, was denn eigentlich für sie in diesem Meeting wirklich wichtig war.
  2. Er eliminierte alle Inhalte aus dem Meeting, die er auch per E-Mail kommunizieren konnte und zu denen dann in der Besprechung höchstens noch Fragen diskutiert wurden – falls es welche gab.
  3. Das Teammeeting wurde echte Teamarbeit, indem die Inhalte aufgeteilt und an die Abteilungsleiter übergeben wurden.

Von der One-Man-Show zum echten Teammeeting

Das Ergebnis war schon auf beim nächsten Meeting zu verspüren:

  1. Es gab eine wesentlich produktivere Arbeitsatmosphäre und es wurden endlich klare Ergebnisse erzielt.
  2. Jeder Teilnehmer trägt aktiv für 20 Minuten ein Thema vor. Das Zeitmanagement während des Meetings übernehmen die Abteilungsleiter gegenseitig, nicht der Bereichsleiter.
  3. Der Bereichsleiter konnte erstmals erkennen, welche Fähigkeiten in seinen Mitarbeitern stecken, ihre Ideen aufnehmen und wesentlich entspannter in den Tag gehen.
  4. Die Abteilungsleiter kommen gut vorbereitet zum Teammeeting, denn sie hatten ein Eigeninteresse daran, ihre Themen ein- und durchzubringen.

Die Erkenntnis:

Teammeetings sind keine Theaterveranstaltung, in der die Beteiligten zusehen, sondern sollen aktive Meetings sein, in denen gemeinsam gearbeitet wird.

Der Teamleiter kann dann wesentlich mehr beobachten (was zu seinen Aufgaben als Teamleiter gehört) und die Teammitglieder können motiviert ihre Themen einbringen.

Von SCRUM in die Welt der Teammeetings – vom „Stand-up Meeting“ zum „Daily Huddle“

Kannte man SCRUM noch vor einigen Jahren höchstens in der IT, so sind die Prinzipien der agilen Arbeitsweise inzwischen in vielen Unternehmensbereichen angekommen.

Ein Kunde von mir, bei dem ich internationale Leadership-Seminare durchführe, erkannte, dass deren Teammeetings oft inneffizient waren.

Das Unternehmen legte ein enormes Wachstum von wenigen hundert auf über 4000 Mitarbeiter in 5 Jahren hin. Verteilt auf mehr als 40 Landesgesellschaften. Eine Erfolgsgeschichte.

Die Mitarbeiter beklagten aber zunehmend, dass sie viel zu wenige Informationen hätten.

Ein typisches Dilemma vieler Unternehmen.

Das übliche Vorgehen wäre die Einführung von noch mehr Meetings gewesen.

Dieser Kunde war jedoch auf der Suche nach einem effizienteren Weg. Er fand ihn in der Idee der „Stand-up Meetings“ aus der Werkzeugkiste der Agilität.

Stand up Meeting als Ergänzung zum Teammeeting
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Stand up Meeting als Ergänzung zum Teammeeting

Einführung von Stand-up Meetings

Damit jedoch die Zusammenarbeit in diesem hochgradig dynamischen Unternehmen besser wurde, etablierte man neben den bekannten Teammeetings das tägliche „Daily“ oder „Daily Huddle“. Und das funktioniert wie folgt:

  • Jedes Team kommt zwischen 3-mal und 5-mal pro Woche zusammen
  • Der Termin wird im Stehen abgehalten
  • Jeder berichtet darüber, 1) was er heute geplant hat, 2) ob es am Vortag ein wichtiges Ereignis gab und 3) ob er Hilfe benötigt
  • Im Daily wird nicht diskutiert und auch keine (direkte) Hilfestellung geleistet. Das machen die betreffenden Mitarbeiter dann danach untereinander in kleineren Gruppen (oft nur zu zweit), ohne den Rest des Teams aufzuhalten

Viele Teamleiter waren zuerst skeptisch: „Wie, ich soll jeden Tag ein kurzes Meeting mit meinen Leuten abhalten? Das kostet uns doch viel zu viel Zeit“, sagten viele.

Doch einige der Teamleiter probierten es aus. Und waren nach einigen Wochen begeistert.

Inzwischen gehört das „Daily Huddle“ – so der Begriff bei meinem Kunden – zur Unternehmenskultur.

Jedes Team passt die Methode auf den eigenen Bedarf an. Manche treffen sich nur 3 Mal pro Woche, während andere tatsächlich jeden Tag morgens für 10 Minuten zusammenkommen. Das gilt auch für virtuelle Teams.

Die Abstimmung im Team, die Team-Produktivität und Effizienz sind nachhaltig gestiegen.

Was aber noch wichtiger ist: Die Mitarbeiter sind zufriedener, sie fühlen sich besser informiert und haben ein Forum, in dem sie sehr schnell um Hilfe bitten können, ohne sich dabei schlecht zu fühlen.

Die Teammeetings sind ebenfalls wesentlich effektiver geworden. Man muss sich nämlich nicht mehr anhören, was jeder Mitarbeiter in den letzten 14 Tagen alles gemacht hat. Das weiß man ja bereits.

Stattdessen fokussiert man sich im Teammeeting auf große Themen, erarbeitet Inhalte und kann sich auf die Weiterentwicklung des Unternehmens und des Teams konzentrieren.

Teammeeting-Chaos trotz Agenda und Moderator

Puh, gestern ging unsere Teamleiter-Besprechung nur bis 22 Uhr. Die Male zuvor war es fast Mitternacht“, berichtet mir der Teamleiter eines Unternehmens.

Obwohl die Vorbereitung der Meetings eigentlich ganz gut aussieht:

  • Es gibt eine Agenda
  • Es gibt einen Schriftführer
  • Es gibt sogar einen Moderator

Doch das war es dann auch mit dem Vorbildcharakter.

Das Teammeeting beginnt mit 15 Minuten Verspätung, weil irgendjemand noch ein ganz besonders dringendes Telefonat führen muss. Dann gibt es 20 Minuten lockeres Gelaber, bis es richtig losgeht. Und zwar mit Agendapunkt 4, weil den irgendjemand gerade besonders spannend findet.

Ausgehend davon bringt ein anderer Teilnehmer ein für ihn extrem wichtiges Thema zur Sprache. Das steht zwar überhaupt nicht auf der Agenda, das ist ihm aber egal. Er dominiert die nächsten 20 Minuten die Szene, weil er einfach nicht aufhört zu reden.

Schon ist eine Stunde im Eimer.

Dann beginnt man endlich mit dem ersten Agenda-Punkt des Meetings und sofort geraten zwei Teamleiter in einen erbitterten Streit, der 15 Minuten hin- und her geht.

Sinnlose Streits im Teammeeting
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Sinnlose Streits im Teammeeting verschwenden die Zeit aller Anwesenden

Der Moderator wird nicht beachtet, der Schriftführer weiß nicht, was er aufschreiben soll und die Agenda ist wertlos geworden.

Stunden später waren 20% der Agenda abgearbeitet und 100% der Teilnehmer genervt.

Da die Teamleiter immer unterwegs sind, stellt das monatliche Teammeeting für sie einen wichtigen Baustein zum Informationsaustausch und zur gegenseitigen Kontaktpflege dar.

Meeting-Frust in Maßnahmen umwandeln

Jeder war unzufrieden über den Ablauf, aber man freute sich, die Kollegen einmal im Monat zu sehen.

Der gesellige Teil war ein Erfolg, nur das Teammeeting selbst war nicht effektiv.

Es war wie so oft: Jeder meckert, aber keiner übernimmt die Initiative, um das Teammeeting wieder auf Spur zu bringen.

Zumal jedem klar war, dass er dann selbst deutlich disziplinierter und konsequenter agieren müsste. (Bezüglich der Bedeutung von Selbstdisziplin könnte Sie dieser Artikel auch interessieren)

Es fehlte an einem ganz konkreten Feedback aller Beteiligten und einem Macher, um gemeinsam eine bessere Lösung zu finden.

Bewertung der Besprechungsteilnehmer bei Teammeetings 

Ganz anders ist dies bei Bridgewater Associates, dem größten Hedge-Fond der Welt.

Deren Vorgehen mag für manch einen radikal wirken, gehört aber zur Unternehmensphilosophie “radical transparency” (am besten übersetzt durch “schonungslose Offenheit und Transparenz”). Die Erfolge des Unternehmens sprechen für sich.

Also, bei Bridgewater bewerten sich bei jedem Meeting alle Teilnehmer gegenseitig. Kontinuierlich, direkt, mit einem Punktesystem (Artikel über das Punktesystem für Meetings bei Bridgewater). Der Praktikant bewertet den CEO, der Vice President die Teamleiterin.

Es gibt klare Kriterien, beispielsweise Offenheit gegenüber anderen Meinungen oder Einbindung anderer Besprechungsteilnehmer.

Da diese Offenheit vom Vorstand gewollt und verlangt wird, kann selbst der 70-jährige Gründer von einer Praktikantin eine schlechte Bewertung erhalten. Beispielsweise, weil er in einem Monolog über ein politisches Thema das Meeting bestimmt und verzögert.

So viel Offenheit ist nicht bequem, aber wer ständig besser werden will, darf nicht bequem werden.

Durch dieses kontinuierliche Feedback sind die Teammeetings in aller Regel äußerst effektiv, aber da alle Teilnehmer “nur” Menschen sind, bleibt es dabei. Weil jeder ständig an sich arbeiten muss.

In folgendem Videoclip spricht der Gründer, Ray Dalio, nach 7 Minuten 30 über dieses Bewertungssystem:

Wie kommen Sie zum perfekten Team-Meeting?

Kommen wir zu Ihnen.

Anstatt Vermutungen darüber anzustellen, was an Ihrer Besprechung gut ist und was besser gemacht werden muss, führen Sie eine einfache Umfrage unter allen Teilnehmern durch.

Am besten senden Sie direkt im Anschluss an Ihr nächstes Teammeeting einen Link mit der Bitte um Feedback an die Teilnehmer.

Ich nutze für solche Umfragen immer Google Forms. Das geht kinderleicht und die Ergebnisse sind beliebig exportierbar.

Eine Vorlage für ein solches Feedback-Formular für effektive Meetings können Sie weiter unten herunterladen.

Teammeeting Feedback Formular Vorlage
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Auszug aus dem Feedback-Formular für Teammeetings. Download weiter unten…

Feedback-Formular für effektive Meetings

Beachten Sie bei einem solchen Feedback-Formular für Ihre Meetings bitte folgende Punkte:

  1. Höchstens 5 Fragen, sonst sinkt die Beteiligungsquote
  2. Ein oder zwei Fragen, bei der Sie eine Einschätzung (z.B. zur Effektivität) abfragen. Nutzen Sie dafür eine Skala von 1 – 5 oder ein Schulnotensystem
  3. Weitere drei bis vier konkrete Fragen zielen auf Verbesserungen, Erwartungen und Wünsche ab (“was erwarten Sie von diesem Meeting?” ist unbedingt abzufragen!)
  4. Eine der Fragen muss darauf abzielen, die Befragten zu Beteiligten zu machen (“Was können Sie persönlich tun, um …“)

Das Aufsetzen des Formulars ist in fünf Minuten erledigt.

Das Ergebnis kann Ihnen innerhalb eines Jahres hunderte Stunden einsparen und vor allem die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter dramatisch verbessern.

Rechnen Sie nur selbst einmal: Wenn 10 Teilnehmer bei einem monatlichen Meeting anwesend sind und es Ihnen gemeinsam gelingt, 1 Stunde einzusparen, sind wir schon bei 120 Stunden pro! Das sind 3 Personenwochen…

Blicken wir noch zum vorherigen Beispiel zurück: Die Umfrage der dortigen Teilnehmer ergab, dass fast alle die Effektivität des Meetings als mittelmäßig bewerten.

Alle gaben aber auch zu, dass sie persönlich die Effektivität steigern könnten.

Zusätzlich machten sie diverse, konkrete Vorschläge zur Verbesserung, die im nächsten Meeting umgesetzt wurden.

Die Aussage, die von den meisten Teilnehmern in das Formular eingetragen wurde, war:

Ich muss selbst einfach mal konzentrierter beim Teammeeting dabei sein und die Klappe halten, wenn ich nichts Sinnvolles beizutragen habe.

Effektivität fängt oft bei uns selbst an…

Feedback muss Routine sein – auch bei Besprechungen

Probieren Sie es aus. Aber nicht nur einmal, sondern machen Sie die Bewertung von Meetings durch Feedback-Abfragen zur Routine.

General Electric (GE) tut dies auch und geht sogar noch viel weiter, wenn es um regelmäßiges Feedback geht. Googeln Sie doch mal nach “PD@GE”.

Wenn Sie sich registrieren, erhalten Sie den Link auf das Google-Formular, einen PDF-Download des Formulars, sowie einen kostenlosen Einblick in unser Teamleiter-Online-Training mit 3 Videos rund um effektive Teammeetings.

Die 5 Grundregeln für effektive Teammeetings

  1. Binden Sie alle Teammitglieder in das Teammeeting ein
  2. Wählen Sie effektive Methoden wie „Stand-up Meetings“/„Daily“ um aktuelle Informationen zu verteilen und damit das Teammeeting schlank zu halten
  3. Prüfen Sie regelmäßig, was Ihre Teammitglieder vom Teammeeting erwarten und was nicht
  4. Messen Sie die Effektivität Ihrer Teammeetings durch ein einfaches Feedback-Formular
  5. Nutzen Sie Besprechungsmethoden, die zu Ihrem Team und zu den Zielen der Teammitglieder passen und binden Sie Ihr Team aktiv mit ein

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