Welches sind die wichtigsten Aufgaben eines Teamleiters und wie sorgen neue Führungskräfte dafür, sich auf die entscheidenden Aufgaben zu konzentrieren?

Wir betrachten die fünf wichtigsten Aufgabengebiete, die bei einer Teamleiterin, einem Teamleiter immer höchste Priorität haben sollten.

Am Ende ergänze ich noch eine weitere, sechste Aufgabe, die von den meisten, vor allem neuen, Teamleitern sträflich vernachlässigt wird und sie bei ihrem beruflichen aber auch privaten Fortkommen behindert.

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf die Aufgaben einer Führungskraft auf der Teamleiter- oder Gruppenleiter-Ebene, während wir im Artikel Kompetenzen einer Führungskraft auf die notwendigen Kompetenzen (im Sinne von Verantwortlichkeiten), eingehen.

1. Aufgabe eines Teamleiters: Organisation

Diese Aufgabe überrascht niemanden. Natürlich muss ein Teamleiter sich selbst und die eigene Arbeit organisieren. Das ist Teil des ganz normalen Arbeitsalltags einer Führungskraft.

Je kleiner das Team ist, desto mehr muss eine Führungskraft gleichzeitig aktiv mitarbeiten. Wie bei einem Beachvolleyball Team – dort sind beide Spieler zu 100% involviert, auch wenn einer der Teamcaptain ist.

 

Teamleader im 2er Team
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Bei der Organisationsaufgabe des Teamleiters geht es vor allem um die Organisation all der Dinge, die mit dem Team zusammenhängen.

Das beginnt bei der

  • Teamzusammensetzung – die man sich allerdings nicht immer selbst aussuchen kann –
  • geht über die Definition von Zielen für das Team und die Teammitglieder
  • das Nachverfolgen der Ziele und Zielerreichung und gegebenenfalls das Eingreifen, wenn Ziele gefährdet sind
  • die Organisation der Zusammenarbeit generell
  • die Organisation von Besprechungen, ob nun Dailys, Team-Meetings oder Lessons Learned
  • Lösung von Konflikten und Krisen
  • und endet bei all den anderen Dingen, die eine effektive Arbeit unterstützen.

Organisieren bedeutet übrigens nicht, alles selbst zu machen. Das ist eine Falle, in die insbesondere junge Führungskräfte leicht hineingeraten.

Es bedeutet, dafür zu sorgen, dass etwas zur Verfügung steht, geklärt oder erledigt wird!

2. Aufgabe eines Teamleiters: Kommunikation

Hier sind drei Bereiche zu betrachten:

1. Kommunikation nach oben

Damit meine ich die Kommunikation mit dem oder den Vorgesetzten beziehungsweise mit den (internen/externen) Auftraggebern, die Aufgaben an das Team vergeben.

Bei dieser Kommunikation geht es um generelle Abstimmungen, Termine, Statusberichte und so weiter.

Kooperation bedeutet Kommunikation
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Das übernimmt der Teamleiter so weit wie möglich, damit das Team in dieser Zeit weiterarbeiten kann. Sobald es bei Meetings allerdings stark inhaltlich wird und der Inhalt nicht von der Führungskraft selbst abgedeckt wird, dann sind die jeweiligen Teammitglieder hinzuzuziehen.

2. Kommunikation ins Team hinein

Hierbei geht es darum, als Teamleiter die Informationen der Vorgesetzten oder Auftraggeber so an das Team zu kommunizieren, dass es damit etwas anfangen kann.

Diese Aufgabe ist sehr wichtig und sehr anspruchsvoll.

Einer der typischen Fehler von Führungskräften ist es, den Druck, den ihnen der Vorgesetzte gemacht hat, direkt und ungefiltert weiterzugeben.

Das ist meistens destruktiv.

Richtig wäre es, den Druck zu filtern und beispielsweise die Dringlichkeit einer Aufgabe oder die Gefahren einer Terminverschiebung so zu kommunizieren, das dem Team die Lage klar ist – ohne es jedoch zu verunsichern oder gar in die Defensive zu drängen.

Auch hier gilt, dass fachliche Inhalte möglichst immer direkt zwischen den fachlichen Ansprechpartnern und dem zuständigen Teammitglied ausgetauscht werden sollen. Stille Post über dem Teamleiter geht bei fachlichen Fragen meistens schief. Und sorgt auch für Unmut der Beteiligten. Denn dann bietet der Teamleiter keinen Mehrwert, sondern sorgt für Probleme.

3. Kommunikation innerhalb des Teams

Hier sorgt der Teamleiter dafür, dass die Kommunikation innerhalb des Teams rund läuft und ist sehr aufmerksam, wenn er Kommunikationslücken oder Informationsinseln entdeckt.

Auch teamintern darf der Teamleiter nicht zum Briefträger für andere werden.

Hier haben wir auch eine Verbindung zur Organisation beispielsweise von Meetings oder Dailys. Gerade innerhalb von Teams ist eine gute Führungskraft gleichzeitig ein guter Moderator. Er sorgt dafür, dass Meetings nicht von den zwei bis drei Alpha-Tieren dominiert und andere Mitarbeiter niedergeredet werden.

Hier kannt sich der Teamleiter wirklich hervortun – denn die meisten Teamleiter greifen viel zu spät ein und sorgen für zu wenig Struktur in Besprechungen und Workshops.

3. Unterstützung und Weiterentwicklung der Teammitglieder

Teammitglieder bei ihrer Arbeit und in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen ist eine elementare Grundaufgabe einer Führungskraft.

Eine der wichtigsten und effektivsten Mittel dabei ist das Geben von positivem Feedback, aber auch von konstruktiver Kritik. Mitarbeiter schätzen es, wenn sie merken, dass sie wahrgenommen werden. Wenn Kritik richtig vermittelt wird, sind die meisten Menschen dankbar dafür. Vor allem, wenn sie erkennen, dass sie selbst davon profitieren oder ihr Leben einfacher wird.

Eine gute Teamleiterin erkennt, wer welche Stärken hat und sorgt dann auch dafür, dass diese ins Team genutzt werden. Man erkennt auch, wo jemand noch nicht so gut ist und Hilfe benötigt.

Das betrifft sowohl fachliche Fähigkeiten als auch Soft-Skills.

Weiterentwicklung von Mitarbeitern
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In den Bereichen, in denen ein Teamleiter fachlich unterstützen kann, sollte man das auch tun – und als Teamleiter zum Coach werden. Die Führungskraft sollte Teammitglieder dabei begleiten, so gut wie möglich zu werden – am besten noch besser, als man es selbst in dem jeweiligen Fachgebiet ist!

Dort, wo ein Teamleiter inhaltlich nicht direkt helfen kann, organisiert man die fachliche Begleitung beispielsweise durch Schulungen.

Übrigens ist es sehr oft möglich und besonders effektiv, wenn sich Teammitglieder gegenseitig coachen und weiterentwickeln.

4. Disziplinarische Führung durch den Teamleiter

Das ist die teilweise unbeliebteste Aufgabe. Das beginnt bei der Urlaubsplanung, geht über die Kontrolle oder vielmehr das oft notwendige Nachhaken bei der Arbeitszeiterfassung und Reisekostenabrechnung, bis hin zu den – leider nach wie vor oft nur einmal jährlichen – Mitarbeitergesprächen.

Je nach Verantwortung hat ein Teamleiter auch die Aufgabe, über die Gehälter zu reden und zu verhandeln.

Diese Aufgabe muss gemacht werden und kann sehr viel Gutes bewirken.

Die Mitarbeitergespräche sollten zu den Lieblingsaufgaben einer Führungskraft und eines Teamleiters gehören. Denn man hat die Chance, einen anderen Menschen dabei zu unterstützen, mehr aus sich zu machen. 

Zeit für Weiterentwicklung ist immer gut investierte Zeit
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Ich empfehle, mindestens einmal im Quartal mit jedem Teammitglied über seine Arbeit, Weiterentwicklung und persönlichen Ziele zu reden.

Egal, was im jeweiligen Unternehmen vorgegeben wird.

Wenn man als Teamleiter eigenständig eine höhere Frequenz an Mitarbeitergesprächen einführt, dann ist klarzustellen, dass man dies aus eigenem Antrieb macht. Weil man die Zusammenarbeit und Weiterentwicklung fördern möchte – aber nicht jedes Quartal über das Gehalt verhandeln kann.

Es wird Mitarbeiter geben, denen das nicht wichtig ist. Die gar keine großen Weiterentwicklungswünsche haben. Das ist ok.

Es wird aber viele Mitarbeiter geben, die – sobald sie sich daran gewöhnt haben – diesen regelmäßigen Austausch jenseits der Alltagsaufgaben und Projekte sehr schätzen werden. Insbesondere konstruktive Feedback-Gespräche und zwar sowohl positives Feedback als auch Kritikgespräche, sind existenzielle Führungsmethoden, die jede Führungskraft beherrschen muss und die einen außerordentlichen Einfluß auf die Motivation der Mitarbeiter haben.

5. Inhaltliche Mitarbeit

Je kleiner ein Team ist, desto mehr arbeitet der Teamleiter auch inhaltlich mit.

In einem Beach Volleyball Team wäre der Teamleiter einer der beiden Spieler, der zu 100% genauso mitarbeitet wie der zweite Spieler.

So ist es auch bei kleinen Teams in Unternehmen.

Da erwartet ein Teammitglied sowohl fachliche Expertise als auch Mitarbeit.

In kleinen Teams gibt es keine Möglichkeit „nur zu führen“. In einem vierköpfigen SEAL-Team ist der Teamleader genauso involviert wie alle anderen.

Teamleitung eines großen Teams
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Ist ein Team jedoch größer, dann entwickelt sich die Rolle des Teamleiters irgendwann mal dahin, dass man so ähnlich agiert wie ein Dirigent.

Man sollte natürlich einige Instrumente beherrschen. Aber die Stärke und der Mehrwert der Führungskraft besteht dann darin, das gesamte Orchester zu einem optimalen Gesamtergebnis zu führen.

Je größer das Team, desto wichtiger werden die Teamleiter-Fähigkeiten als Organisator, Motivator, Kommunikator, Beeinflusser und desto weniger relevant werden absolute Expertenkenntnisse im jeweiligen Fachgebiet.

Man sollte immer wissen, was die Teammitglieder tun. Aber irgendwann werden diese inhaltlich in ihrem Fachgebiet besser sein als der Teamleiter. Dann erbringt dieser einen Mehrwert, indem er das Teamergebnis voranbringt, ohne selbst ein Instrument zu spielen.

So, und jetzt kommt noch die Überraschung – die geheimnisvolle, oft vergessene zusätzliche Aufgabe eines Teamleiters.

6. Die eigene Weiterentwicklung des Teamleiters

Die eigene fachliche Weiterentwicklung und ganz besonders die Weiterentwicklung der Fähigkeiten als Führungskraft sind unglaublich wichtig und werden sehr oft vernachlässigt.

Eines der besten Hilfsmittel bei der eigenen Weiterentwicklung als Führungskraft ist es, kontinuierlich Feedback zu dem zu bekommen, was man als Führungskraft macht. Und zwar von den Personen, mit denen ein Teamleiter zu tun hat. Also vor allem von den eigenen Teammitgliedern.

Doch manche Führungskraft scheut sich davor, um Feedback zu bitten oder bekommt kein ehrliches.

Dafür gibt eine Methode namens Feed-Forward, die genau diese Hindernisse überwindet. Damit auch Sie diese Methode nutzen können, finden Sie hier einen Link für einen kostenlosen Kurs, der Führungskräften dabei hilft, die Feed-Forward-Methode für die eigene Weiterentwicklung zu nutzen.

Zusammenfassung: Das sind die 5 wichtigsten Aufgaben eines Teamleiters:

  1. Organisation
  2. Kommunikation
  3. Weiterentwicklung der Teammitglieder
  4. Disziplinarische Führung
  5. Inhaltliche Mitarbeit

Hinzu kommt noch eine sechste, wichtige Aufgabe, nämlich die persönliche Weiterentwicklung der Führungskraft.

Falls Sie selbst Teamleiter sind oder demnächst eine Teamleiter-Rolle übernehmen, könnte dieses Bootcamp für Sie interessant sein: Online-Teamleiter-Bootcamp

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