Wie führe ich im Homeoffice? [Führung, virtuelle Teams]

Unterscheidet sich die Führung im Homeoffice von der Mitarbeiterführung im Büro?
Wie muss ich meine Mitarbeiter im Homeoffice führen?

Wenn Sie diese drei Punkte beachten, haben Sie als Führungskraft bereits die Grundlagen dafür gelegt, dass Ihr (virtuelles) Team auch im Homeoffice arbeiten kann. Und damit auch gut geführt werden kann.

Gehen wir etwas genauer auf diese drei Faktoren ein:

1. Führung im Homeoffice: Mitarbeiter müssen arbeitsfähig sein

Dieser Punkt ist eigentlich logisch. Wird aber dennoch immer wieder vernachlässigt.
Zu den Hauptschwierigkeiten von Mitarbeitern im Homeoffice gehören oft:

• Schlechte Internet-Anbindung
• Fehlender Zugriff auf Systeme
• Unzureichende Anzahl an Lizenzen (so dass nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten können)
• Nicht ausreichend digitalisierte Abläufe
• Fehlende Möglichkeit, zuhause einen Arbeitsplatz einzurichten
• Zu viel Ablenkung, Lärm, andere Personen (Partner, Kinder, …) im Homeoffice

Die ersten drei Punkte sind in der Regel durch die IT zu lösen. Allerdings sind Sie als Führungskraft ggf. gefordert, wenn zusätzliche Lizenzen beschafft und durch ein Budget gedeckt werden müssen.
Werden Sie auf keinen Fall geizig, wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeitsfähig machen wollen.
Zu oft knausern Führungskräfte, wenn es beispielsweise um Zugänge zu einem System wie Slack, Trello, Weekdone oder Jira geht, weil sie die Kosten pro Mitarbeiter scheuen.

Das ist jedoch oft zu kurz gedacht. Wenn bei einem Arbeitsprozess in einem Team/Unternehmen ein digitales System genutzt wird, dann muss jeder Mitarbeiter, der an diesem Prozess beteiligt ist, direkt darauf zugreifen können.

Die Problematik mit nicht ausreichend digitalisierten Abläufen schlägt dann zu, wenn die Arbeit im Homeoffice sehr kurzfristig (siehe Corona-Krise) erfolgt – oder man erst bei der Verlagerung in ein virtuelles Team feststellt, welche (oft kleinen) Zwischenschritte nach wie vor nicht digital ablaufen.

Hier gilt es als Führungskraft aktiv zu werden und entweder eine pragmatische Lösung zu finden, das bisherige digitale System zu erweitern oder (wenn die Erweiterung zu lange dauert), eine ebenfalls digitale Behelfslösung aufsetzen zu lassen.

Die letzten beiden Faktoren der Homeoffice-Arbeit, Arbeitsplatz und Lärm/Ablenkung zuhause, liegen zwar eigentlich in der Verantwortung der Mitarbeiter. Doch wenn eine Führungskraft sich nicht dafür interessiert, ob ein Mitarbeiter überhaupt im Homeoffice arbeiten kann, dann vernachlässigt er seine Führungsverantwortung.

Manchmal reicht es, wenn die Führungskraft dem Mitarbeiter etwas Druck abnimmt und sagt „wenn es tagsüber für Dich zu schwierig ist, konzentriert an etwas zu arbeiten, dann kannst Du ruhig während des Tages mehr Zeit für Deine Familie nutzen und dafür frühmorgens oder abends an den Aufgaben arbeiten.“

Wie unsere Umfrage gezeigt hat, schätzen 25% diese Flexibilität bei der Homeoffice-Arbeit am meisten. Und fast 40% sind davon überzeugt, dass sie im Homeoffice (zumindest zeitweise) wesentlich konzentrierter arbeiten können. Hier finden Sie die Ergebnisse unserer Umfrage zu den Vor- und Nachteilen der Arbeit im Homeoffice und in virtuellen Teams.

Homeoffice-Arbeit erfordert einen vernünftigen Arbeitsplatz

Vielleicht ist es auch möglich, dem Mitarbeiter einen guten Bürostuhl (meine persönliche Empfehlung für den perfekten Bürostuhl: Hermann Miller Aeron), einen zweiten Monitor oder Noise-Cancelling-Kopfhörer zur Verfügung zu stellen.

Es geht nicht um Wohnraumverschönerung auf Firmenkosten, sondern darum, dem Mitarbeiter einen guten Arbeitsplatz zu bieten. Das macht man im Büro auch!

Wenn Mitarbeiter „gezwungen“ wurden, im Homeoffice zu arbeiten, dann ist jedoch zu beachten, dass diese Veränderung – zumindest anfangs – auch psychologisch schwierig sein kann und sich damit auch auf die Arbeitsfähigkeit auswirkt. Mehr dazu in meinem Artikel „Erzwungenes Homeoffice kann wie Einzelhaft wirken“.

2. Führung im Homeoffice: Innerhalb des Teams absolute Transparenz über die Aufgaben und den Fortschritt herstellen

Oft hat man als Führungskraft im Büro einen recht guten Eindruck davon, wer woran arbeitet und wie weit derjenige ist. Im Zweifelsfall geht man mal kurz bei demjenigen vorbei, informiert durch ein „Türrahmen-Gespräch“ einen Teil des Teams über aktuelle Neuigkeiten oder „spürt“ einfach aufgrund der Anwesenheit im Büro, wie gut das Team oder einzelne Mitarbeiter vorankommen.

Im Homeoffice muss man anders agieren und führen.

Ein zentrales Erfolgsrezept guter virtueller Teams ist absolute Transparenz darüber:

• Wer arbeitet aktuell an welchem Thema?
• Wie weit ist der Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe?
• Wie sicher ist es, dass eine Aufgabe termingerecht fertiggestellt wird?
• Wer hat gerade Probleme bei einer Aufgabe und wer kann helfen?

Diese Transparenz ist sowohl für Sie als Führungskraft, aber eben auch für das Team wichtig. Damit alle immer wissen, wo sie stehen.

Keine Überraschungen! Im Homeoffice ist es noch viel wichtiger, den Überblick über Aufgaben des gesamten Teams zu behalten

Das gilt für Projektteams ebenso wie für „normale“ Teams und Abteilungen, die sich um Routineaufgaben kümmern.

Ausgehend davon, wie schnell die Aufgaben sich entwickeln, verändern, neue dazukommen oder bestehende abgearbeitet werden, sollten Sie als Führungskraft für eine angepasste „Aktualisierungskultur“ durch die Mitarbeiter im Homeoffice sorgen.

Ein System, das jeder Mitarbeiter im Homeoffice problemlos nutzen kann, um Aufgaben zu verwalten und den Fortschritt zu dokumentieren, ist sinnlos, wenn es nur 1x monatlich aktualisiert wird.

Hier ist gelegentlich sehr nachdrückliche Führung notwendig – denn im Homeoffice können Mitarbeiter schneller in eine Laissez-fare-Mentalität schlittern als im Büro.

Agile Teams, die wirklich produktiv als agile Teams arbeiten, sind bei der Arbeit vom Homeoffice aus deutlich im Vorteil. Deswegen ist auch die Führung von Teams im Homeoffice deutlich einfacher, wenn Sie einige Grundlagen der agilen Zusammenarbeit gewöhnt sind – oder jetzt einführen.

Denn agile Teams, eigentlich die gesamte agile Grundphilosophie, basieren auf Aufgabentransparenz.

Mehr zu den Vorteilen agiler Teams bei der Arbeit im Homeoffice und der Führung derselben finden Sie in diesem Artikel: „Agile Teams = perfekte virtuelle Teams“.

Natürlich gehören zur Transparenz nicht nur digitale Werkzeuge, sondern auch regelmäßige Gespräche.

In virtuellen Teams müssen diese Gespräche häufiger stattfinden, als im Büro. Dafür können Telefonate jedoch auch deutlich konzentrierter und kompakter ablaufen.

Eine Führungskraft sagte mir kürzlich, dass sie seit der Arbeit im Homeoffice feststellt, dass die Mitarbeiter ihres virtuellen Teams wesentlich konzentrierter in den Videokonferenzen sind und Besprechungen viel effektiver ablaufen.

3. Führung im Homeoffice: Mitarbeiter durch regelmäßige Einzelgespräche individuell führen

Kommen wir zur wichtigsten Aufgabe einer Führungskraft – unabhängig ob sie im Büro oder im Homeoffice führt:

Die individuelle Führung der Mitarbeiter (mehr zur individuellen Führung finden Sie in meinem Artikel über die situative Führung von Mitarbeitern).

Eine Führungskraft,

• die sich wirklich für ihre Mitarbeiter interessiert,
• die sich mit den Stärken und Schwächen der Mitarbeiter,
• deren Motivation und Zielen,
• ihrer Arbeitsweise und Arbeitsleistung,
• der Kooperationsfähigkeit innerhalb und außerhalb des Teams

beschäftigt, führt ihre Mitarbeiter meistens sehr gut.

Und es ist nicht relevant, ob sie die Mitarbeiter täglich, einmal im Monat oder – wie bei internationalen, virtuellen Teams recht häufig – niemals von Angesicht zu Angesicht im gleichen Raum gegenübersteht.

Regelmäßige Mitarbeitergespräche sowie ehrliches und konkretes Feedback und Kritik (So führt man souverän Kritik- und Feedbackgespräche), sind sowohl persönlich als auch per Video-Telefonat im Homeoffice machbar.

Führung im Homeoffice bedeutet mehr zu Telefonieren – am besten per Video-Telefonat

Der Punkt ist der:

Viele Führungskräfte führen in „normalen“ Teams viel zu wenige Gespräche mit ihren Mitarbeitern. Sie geben ihnen vielleicht Aufgaben und Anweisungen oder fragen nach dem Status eines Projekts. Sie beschäftigen sich aber nicht mit dem Mitarbeiter selbst.

Führung im Homeoffice kann gute Führung sogar einfacher machen!

Etabliert eine Führungskraft eine Homeoffice-Führungskultur, in der sie beispielsweise alle 1-2 Tage jeweils 10 – 15 Minuten mit jedem ihrer direkten Mitarbeiter telefoniert und sich dabei wirklich für den Mitarbeiter interessiert und demjenigen zuhört – dann wird sich das sehr positiv auf Motivation, Zusammenarbeit, Mitarbeiterentwicklung und ganz besonders positiv auf das Vertrauensverhältnis auswirken.

Natürlich ist es toll, sich persönlich zu sehen. Arbeiten Mitarbeiter abwechselnd im Büro und dann wieder im Homeoffice, dann sollten diese kurzen Gespräche sowohl persönlich als auch per Video-Telefonat erfolgen.

Aber sie müssen eben regelmäßig erfolgen. Und damit ist nicht “einmal jährlich” gemeint!

Wie oft soll eine Führungskraft mit Mitarbeitern im Homeoffice sprechen?

Wie oft sollte eine Führungskraft mit Mitarbeitern im Homeoffice ein kurzes Einzelgespräch führen?

• Bei jungen, unerfahrenen oder neu zum Team dazugehörenden Mitarbeitern: (nahezu) täglich 5 – 15 Minuten
• Bei erfahreneren Mitarbeitern, denen persönliche Beziehungen wichtig sind: 2 – 3x wöchentlich
• Bei erfahreneren Mitarbeitern, die gerne konzentriert alleine arbeiten: 1x wöchentlich
• Bei sehr erfahrenen, senioreren Mitarbeiter: 2x monatlich

Am wichtigsten ist es, dass diese Häufigkeit an die Mitarbeiter und deren Arbeitssituation angepasst werden muss.
Das bedeutet, dass auch ein sehr erfahrener Mitarbeiter täglich kontaktiert werden kann und sollte, wenn er eine extrem wichtige, herausfordernde oder kritische Aufgabe übernimmt, die er – trotz Erfahrung – noch nie übernommen hat.

Der in meinen Augen größte Vorteil der Führung im Homeoffice ist:

Eine Führungskraft kann, per Video-Telefonat, jederzeit mit jedem einzelnen Mitarbeiter persönlich sprechen, ohne dass es die anderen Mitarbeiter mitbekommen. Die Führungskraft muss Mitarbeiter nicht zu einer Besprechung ins “Chef-Büro” einladen, was bei den anderen Kollegen sofort Fragen aufwirft.
Die Führungskraft muss sich auch keine Gedanken darüber machen, was andere Mitarbeiter denken, wenn man bei einem Mitarbeiter jeden Tag am Schreibtisch steht und bei anderen nur jede zweite Woche.

Im Homeoffice bekommt das niemand mit und man hat als Führungskraft viel mehr Freiheit, so oft mit seinen Mitarbeitern zu kommunizieren, wie es nötig und sinnvoll ist.

Ja klar, Mitarbeiter sprechen untereinander auch über sowas. Doch der Mitarbeiter, der sich über die täglichen kurzen Telefonate freut, wird kein schlechtes Wort darüber verlieren!

Fazit: Wie führe ich im Homeoffice?

Die meisten Aufgaben bei der Führung im Homeoffice sind identisch zur Führung im Büro.

Sind Mitarbeiter

• im Homeoffice arbeitsfähig (richtige Ausstattung und Fähigkeiten)
• haben sie die richtigen Aufgaben und herrscht eine sinnvolle Aufgabentransparenz im Team und
• pflegt die Führungskraft die zentralen Führungsaufgaben der Mitarbeiterentwicklung und -betreuung auch im Homeoffice,

dann ist diese Führung (mindestens) genauso effektiv wie im „klassischen“ Führungsalltag.

Faule Mitarbeiter im Home-Office auf der Couch?

Noch ein abschließendes Wort zu einer Frage, die viele Führungskräfte bezüglich des Home-Office beschäftigt:

Wenn man glaubt, dass Mitarbeiter im Home-Office faul auf der Couch liegen und nicht arbeiten, dann sollte man sich ernsthaft fragen, warum man eigentlich so wenig Vertrauen in die Mitarbeiter hat und warum man sie überhaupt eingestellt hat. Wenn Mitarbeiter im Büro zu wenig sinnvolle Arbeit haben und froh sind, wenn die Feierabendglocke klingt, dann sind diese Mitarbeiter ohnehin nicht motiviert dabei. Dabei spielt es dann keine Rolle, ob sie im Büro oder im Homeoffice frustriert sind.

Und falls dieser Gedanke der eigenen Erfahrung entspringt, weil man sich als Führungskraft im Homeoffice nicht gut konzentrieren kann, dann sollte man genau das klar erkennen: Dass man von sich auf andere schließt, ohne dafür irgendwelche Beweise zu haben.

Motivierte Mitarbeiter arbeiten engagiert – im Büro und im Homeoffice

Haben Mitarbeiter jedoch (überwiegend) Aufgaben, die sie fordern und die sie gut, gerne und mit Überzeugung machen, braucht man sich über deren Einsatzbereitschaft im Home-Office keine Gedanken machen.

Wenn die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch die Arbeit im Home-Office und die damit (meistens) verbundene Flexibilität sogar deutlich ansteigt, macht dies auch die Führung deutlich einfacher.