Mitarbeiterbeurteilung – Definition, Vorlagen, 5 Tipps für Führungskräfte

Mitarbeiterbeurteilungen gehören nach wie vor zum Standardwerkzeug der Personalführung, auch wenn seit einigen Jahren diese Führungsmethode zunehmend kritisch hinterfragt wird.

In diesem Artikel finden Sie kostenlose professionelle Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung, die sowohl von Führungskräften als auch Mitarbeitern sowohl in der Vorbereitung als auch während des Mitarbeitergesprächs genutzt werden können.

Darüber hinaus gebe ich Ihnen fünf Tipps aus der Praxis, damit die Mitarbeiterbeurteilung funktioniert.

Doch was genau soll eine Mitarbeiterbeurteilung (auch als Mitarbeiterbewertung, Leistungsbeurteilung oder Performance Assessment bezeichnet) eigentlich sein?

Definition Mitarbeiterbeurteilung

Die Mitarbeiterbeurteilung oder Mitarbeiterbewertung ist eine Methode der Personalführung, die im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs (Personalgesprächs) genutzt wird. Ihr Ziel ist die Weiterentwicklung und Motivation der Mitarbeiter durch einen transparenten Abgleich zwischen Erwartungen des Unternehmens und der Leistung des Mitarbeiters.

Kritikpunkte an der Mitarbeiterbeurteilung

Sowohl Mitarbeitergespräche (Jahresgespräche) als auch die damit verbundene Mitarbeiterbeurteilung stehen seit einigen Jahren unter Beschuss.

Die Hauptkritik besteht darin, dass vor einigen Jahrzehnten die (eigentlich gute) Idee des jährlichen Mitarbeitergesprächs in nahezu allen Unternehmen etabliert wurde – aber leider zu oft zur sinnlosen Pflichtübung verkommen ist.

Vielleicht kennen Sie aus eigener Erfahrung oder aus Erzählungen, dass Führungskräfte die Jahresgespräche entweder komplett ausfallen lassen oder aber aufgrund des Drucks durch die Personalabteilung zwar durchführen, doch dabei nur das Ziel verfolgen, die Checkliste von HR abzuhaken.

Eine Führungskraft, die kein Interesse am Mitarbeiter, dessen Weiterentwicklung oder dessen eigenen Plänen hat, wird auch keine sinnvolle Mitarbeiterbeurteilung abgeben. Beurteilt sie dennoch, werden die meisten Mitarbeiter davon mehr frustriert und demotiviert, als wenn es kein Gespräch gegeben hätte.

Hinzu kommt, dass Führungskräfte immer weniger mitbekommen, was ihre Mitarbeiter den ganzen Tag über machen. Agile Zusammenarbeitsformen, virtuelle verteilte Teams, Tätigkeit vor Ort bei Kunden, etc. sorgen für eine Distanz, die eine Mitarbeiterbeurteilung sehr schwer macht.

Doch nur weil es schwer ist, dürfen wir die dahinter steckende Idee nicht vernachlässigen.

Die Frage, ob die Methode der Mitarbeiterbeurteilung eigentlich noch zeitgemäß ist, beantworte ich hier: Ist die Mitarbeiterbeurteilung noch eine zeitgemäße Führungsmethode?

Die größten Fehler und Probleme bei der Mitarbeiterbewertung betrachtet behandle ich hier: Die 12 größten Fehler und Probleme bei der Mitarbeiterbeurteilung – inklusive Lösungsoptionen

Vorlagen Mitarbeiterbeurteilung/Mitarbeiterbewertung

Nachdem sich meine Vorlagen für Mitarbeitergespräche (die Sie hier finden) einer für mich überraschend großen Beliebtheit erfreuen, habe ich Ihnen nachfolgend Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung vorbereitet.

Sie können diese Vorlagen kostenlos herunterladen, beliebig anpassen und verändern. Falls Sie bereits die Vorlagen für Mitarbeitergespräche kennen, finden Sie hier zusätzliche Erweiterungen der bewerteten Kriterien.

Folgende Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung stehen Ihnen zum Download zur Verfügung:

1. Vorlage zur Mitarbeiterbeurteilung (generell, für beliebige Tätigkeiten)
2. Vorlage für Mitarbeiter mit häufigem Kundenkontakt
3. Vorlage für Mitarbeiter, die sehr intensiv innerhalb von Teams tätig sind
4. Vorlage für Mitarbeiter, die überwiegend vor Ort bei Kunden tätig sind (z.B. Berater)

Damit Sie mit den Vorlagen erfolgreich arbeiten können, nachfolgend fünf Tipps:

5 Praxis-Tipps und Beispiele, damit die Mitarbeiterbeurteilung funktioniert

1. Kurze Zeitabstände

Die Mitarbeiterbewertung im Rahmen des Jahresgesprächs findet natürlich nur einmal jährlich statt.

Doch wie würden Sie sich als Mitarbeiter in diesem Gespräch fühlen, wenn Ihr Vorgesetzter Sie bezüglich eines Verhaltens kritisch bewerten würde, das vor 11 Monaten stattfand – und auf das er Sie niemals angesprochen hat?

Ziemlich demotiviert und frustriert, oder?

Deswegen sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern regelmäßig über ihre Arbeit sprechen und ihnen dazu Feedback in Form von konstruktiven Feedback- und Kritikgesprächen geben.

Dazu müssen Sie keinen Bewertungsbogen nutzen.

Allerdings sollten die Punkte, die später in der Bewertung wichtig sind, von Ihnen regelmäßig dem Mitarbeiter zurückgespiegelt werden. Denn dann kann er rechtzeitig handeln oder wird durch Ihr regelmäßiges positives Feedback noch motivierter daran arbeiten.

2. Klare Kriterien und Ziele

Stellen Sie sich vor, Sie würden bei den Kriterien Professionalität oder Kundenorientierung kritisch bewertet werden.

Was bedeutet das für Sie?

Wahrscheinlich lässt Sie das Urteil mit einem großen Fragezeichen zurück. Denn was soll das eigentlich bedeuten? Was müssen Sie konkret anders machen, damit sich die Bewertung verbessert?

Kürzlich hatte ich ein Coaching-Gespräch mit einem Geschäftsführer, der mit einem Vertriebsmitarbeiter sehr unzufrieden war. Dieser Vertriebsmitarbeiter arbeitet seit gut einem Jahr im Unternehmen und hatte für das erste Jahr eine Art „Welpenschutz“, so dass nicht zu viel von ihm erwartet wurde. Der Vertriebler hat ein paar Aufträge reingeholt, aber bei weitem nicht so viel, wie es für die Zukunft nötig ist.

Leider hat das auch dazu geführt, dass sich der Vertriebler an den bequemen Weg gewöhnt hat und sich selbst keinen großen Druck macht. Er unterscheidet auch nicht Umsätze mit hohen Margen im Produktbereich von niedrigen Margen im Dienstleistungsgeschäft dieses Unternehmens.

Es ist also höchste Zeit geworden, dass Geschäftsführung und Vertriebler ganz konkret festlegen, welche Ziele im Vertrieb erreicht werden müssen.

Klare Ziele und Kriterien können sowohl sehr harte Zahlen wie der Umsatz im Beispiel des Vertreibers sein, aber auch weiche Faktoren wie Umgang mit Fehlern, Unterstützung des Teams oder auch Professionalität.

Weiche Kriterien sind dann nutzbar, wenn sie so definiert werden, dass sowohl Mitarbeiter als auch Führungskraft wissen, wie sie beurteilt werden.

3. Relevante Kriterien beurteilen

Konkrete Kriterien sind wichtig, aber es müssen auch die richtigen sein!

Wenn beim Vertriebler dessen Auftreten bei Kunden bewertet wird, macht das absolut Sinn.

Wenn jedoch von einem exzellenten Software-Guru, der jeden Fehler im Programmcode findet, erwartet wird, dass er gleichzeitig rhetorisch brillant auf einer Kundenveranstaltung vor 500 Kunden frei spricht, der wird eher Schiffbruch erleiden.

Deswegen sind immer die Kriterien zu beurteilen, die für den Erfolg in der spezifischen Funktion des Mitarbeiters relevant sind.

Soll oder will sich ein Mitarbeiter weiterentwickeln, dann ist auch die Bewertung dieser Weiterentwicklung sinnvoll.

Aber die Rhetorik des Entwicklers zu kritisieren, wenn diese für dessen eigentlichen Job völlig unwichtig ist, ist nicht nur unnötig, sondern auch unfair und hochgradig demotivierend.

4. Fakten von Emotionen unterscheiden

Sobald wir keine harten Fakten beurteilen, wird es ohnehin schwierig.

Als Führungskraft müssen wir uns bei jeder Beurteilung fragen, ob wir uns dafür auf Fakten und Wissen berufen oder wie sehr wir emotional und subjektiv agieren.

Ich schreibe nicht „ob wir emotional und subjektiv“, sondern „wie sehr“!

Denn wir alle agieren subjektiv und emotional.

Wenn Sie jedoch die ersten drei Tipps berücksichtigen und eine Vorlage zur Mitarbeiterbeurteilung nutzten, reduzieren Sie diese Gefahr deutlich.

5. Blinde Flecken berücksichtigen

Wir alle haben blinde Flecken bei der Beurteilung anderer.

Laut Prof. Dr. Uwe Peter Kanning, Professor für Wirtschaftspsychologie an der Hochschule Osnabrück, stimmen das Selbstbild eines Mitarbeiters und die Beurteilung durch eine Führungskraft nur zu knapp 13% überein.

Das heißt, schon hier haben wir einen Beurteilungsfehler von 87%.

Ganz schön viel…

In diesem Video beschreibt er sehr gut verständlich, wie es zu diesen Problemen in der Mitarbeiterbewertung kommen kann. Den HALO-Effekt und Priming habe ich bereits ausführlich beschrieben.

Dennoch dürfen wir das Kind nicht mit dem Bade ausschütten und sagen, dass Mitarbeiterbeurteilungen sinnlos sind.

Wir müssen nur besser darin werden.

Durch ständiges Feedback nicht nur durch die Führungskraft, sondern auch durch Teamkollegen, andere Mitarbeiter, Kunden, etc.

Fazit Mitarbeiterbeurteilung

Der schlechte Ruf der Mitarbeiterbeurteilung hat einen berechtigten Ursprung.

Einerseits aufgrund schlecht durchgeführter Mitarbeitergespräche, in denen Vorgesetzte kein echtes Interesse an ihrem Mitarbeiter zeigen und daher auch keine sinnvolle Beurteilung abgeben.

Andererseits durch die menschliche Komponente, die durch heutige Arbeitsformen mit wenig oder gar keinem Kontakt zwischen Mitarbeiter und Führungskraft verstärkt wird.

Dennoch hat jeder Mitarbeiter ein Recht darauf, von seinem Arbeitgeber zu erfahren, wie gut dessen Arbeitsleistung angesehen und bewertet wird. Jede Führungskraft muss ein massives Interesse daran haben, Mitarbeitern die bestmögliche Rückmeldung zu ihrer Arbeit zu geben.

Denn dann kann man gemeinsam erkennen, wenn ein Wechsel der Aufgaben sinnvoll ist oder die optimale Strategie zur Weiterentwicklung entwickeln.