Mitarbeiterbeurteilung – Typische Fehler und Probleme bei der Beurteilung und Lösungsmöglichkeiten

Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein fester Bestandteil der meisten Mitarbeitergespräche.

Wenn Mitarbeiter und Führungskraft regelmäßig einen engen Kontakt pflegen und das Jahresgespräch in einer konstruktiven, strukturierten Weise verläuft, sind meistens beide damit zufrieden.

Doch öfter als wir es uns wünschen gehen Führungskraft oder Mitarbeiter (oder beide) unzufrieden aus dem Termin.

Ein Streitpunkt kann dabei die Beurteilung des Mitarbeiters sein.

Die Ursachen dafür sind vielfältig und oft hängen sie mit unterbewussten Effekten zusammen, die unser Urteilsvermögen einschränken. Das gilt sowohl für die Führungskraft als auch für den Mitarbeiter.

Dieser Artikel geht daher auf einige der wichtigsten psychologischen Effekte ein, die Mitarbeiterbewertungen beeinflussen können und gibt gleichzeitig Tipps, um diese zu umgehen oder zumindest zu mildern.

Weitergehende Informationen rund um Mitarbeitergespräche und Mitarbeiterbeurteilungen finden Sie in folgenden Artikeln:

• Mitarbeitergespräche – kostenlose Vorlagen und Checklisten herunterladen
• Mitarbeiterbeurteilung – kostenlose Vorlagen zum Download und 5 Praxis-Tipps
• Sind Mitarbeiterbeurteilungen noch zeitgemäß?

1. Präferenzen des Beobachters

In der Physik gibt es die alte Frage, wie sehr ein physikalischer Effekt dadurch beeinflusst wird, dass ein Beobachter anwesend ist.

Bei der Mitarbeiterbewertung spielt der Beobachter, oder vielmehr die bewertende Führungskraft/Führungskräfte, definitiv eine maßgebliche Rolle.

Denn deren Erwartungen an die Leistungen, ihre Wertmaßstäbe, ihre Einstellung zu Motivation, Qualität, Engagement, etc. bestimmen das Niveau der Beurteilung.

Ich hatte (kurzzeitig) einen Coaching-Klienten, dessen emotionaler Quotient auf einer Skala von 0 bis 100 ungefähr bei -10 lag. Absolut unglaublich.

Nun, wenn diese Person beispielsweise die Teamfähigkeit eines Mitarbeiters einschätzen sollte, dann passierte folgendes: Da das Arbeiten in einem Team für ihn dadurch definiert wurde, dass alle das machen, was er will, wurden die Mitarbeiter gut bewertet, die exakt seine Anweisungen ausführten. Alle anderen wurden schlecht bewertet.

Würden die gleichen Personen von einer anderen Person bewertet, käme garantiert ein ganz anderes Bild dabei heraus.

Deswegen ist es so wichtig, bei der Bewertung von Leistungen möglichst mehrere Meinungen einzuholen.

Noch besser ist es, wenn man als Führungskraft beispielsweise durch Teilnahme an mehreren Persönlichkeitstests herausfindet, welches die eigenen blinden Flecken sind. Gerade bei den blinden Flecken sollte man auf andere hören, wenn man eine Beurteilung tätigt.

Vorurteile beeinflussen die Mitarbeiterbeurteilung

2. Vorurteile (Sympathie/Antipathie)

Natürlich beeinflussen auch persönliche Vorlieben und Abneigungen gegenüber Mitarbeitern die Beurteilung.

Das beginnt bei beruflich irrelevanten Themen wie Rauchen und Nichtrauchen, geht über Ähnlichkeiten im Aussehen, bis hin zu gemeinsamen Hobbys, gleicher Universität oder Herkunft.

Dieser Einfluss kann sich sowohl positiv als auch negativ auf die Bewertung von Mitarbeitern auswirken.

Ein Vorurteil erkennen wir daran, dass wir den Grund für eine Beurteilung nicht wirklich rational erklären können und nie mehr infrage stellen.

Immer dann, wenn Sie zukünftig beim Erläutern einer Bewertung unglaublich viel und ausführlich erklären, könnte ein Vorurteil dahinterstecken.

3. Kontakteffekt oder Präsenzeffekt

In meinem Buch „Führungspraxis für Ingenieure und IT-Experten“ beschreibe ich die Herausforderung von IT-Abteilungen, ihre Wahrnehmung innerhalb von Unternehmen positiv zu beeinflussen.

Denn (zumindest in der Vergangenheit) wird eine IT-Abteilung oft als Bremser, Bedenkenträger oder Gruppe von Nerds, die kein Mensch versteht, angesehen. Dies liegt daran, dass IT-ler und Ingenieure tendenziell zuerst darauf achten, wie sie Risiken vermeiden können – und deswegen Präsentationen oft mit den Punkten eröffnen, die nicht funktionieren.

Wenn Dinge glatt laufen ist die IT oft nicht wahrnehmbar und somit ergibt sich das Bild: Sobald die IT in Erscheinung tritt, gibt es irgendwo Probleme.

Bei der Bewertung von Mitarbeitern hat dieser Effekt zur Folge, dass wir Menschen, die wir gar nicht zu Gesicht bekommen, tendenziell schlechter bewerten.

Personen wiederum, mit denen wir oft zu tun haben und die dabei einen (halbwegs) vernünftigen Job machen, steigen in unserem Ansehen. Wenn diese Personen dann noch die Fähigkeit haben, gute Leistungen auch gut darzustellen, während sie eigene Fehler oder Schwächen kaschieren, entsteht ein äußerst positiver Eindruck beim beobachtenden Chef.

Kein Wunder, dass diese Person dann von seinem Vorgesetzten bevorzugt und besser bewertet wird. Vor allem besser als jemand, der 5,000 km entfernt sitzt und einen fantastischen Job macht, über den er nicht spricht – weil er sich selbst nicht in den Vordergrund spielen will.

4. Verzerrter Maßstab bei Mitarbeiterbeurteilungen

Kennen Sie Professoren oder Lehrer, die niemals eine Bestnote vergeben?

Die Arbeiten konnten noch so gut sein, der bewertende Professor oder Lehrer sah sich selbst immer als Maß aller Dinge an, an die niemand heranreichen konnte. Per Definitionem! Selbst wenn jemand exzellent war – weil nicht sein kann, was nicht sein darf…

Diesen Effekt beobachte ich regelmäßig bei sehr ambitionierten Führungskräften, die ihren eigenen Mitarbeitern vorwerfen, nicht engagiert und motiviert zu sein. Weil diese Vorgesetzten nämlich davon ausgehen, dass anderen Beruf und Karriere auch sehr wichtig sind. Das ist aber nicht zwangsläufig der Fall.

Noch deutlicher wird es, wenn ich mit Unternehmern arbeite für die auch Samstag und Sonntag Arbeitstage sind. Denn ein hoher Prozentsatz von ihnen erwartet das zumindest teilweise auch von seinen Mitarbeitern – doch nur wenige Mitarbeiter sehen das genauso.

Wenn Sie also feststellen, dass alle Mitarbeiter immer schlechter sind als von Ihnen erwartet oder Ihre Mitarbeiter im Vergleich zu anderen Abteilungen und Teams immer schlechter abschneiden, dann haben Sie entweder ein echtes Problem im Recruiting – oder Ihr Maßstab muss neu geeicht werden. Vielleicht hilft Ihnen auch mein Artikel Warum der Chef der Dümmste im Raum sein sollte beim Umdenken…

5. Unterzuckerungs-Effekt

Nein, das ist kein Witz.

Mitarbeiterbeurteilungen, die kurz vor dem Mittagessen vorgenommen werden, sind in aller Regel eher schlecht. Beurteilungen, die in Phasen eines ausgeglichenen Zuckerspiegels und in nicht-hungrigem Zustand vergeben werden, sind realistischer.

Verhaltenspsychologe und Nobelpreisträger Daniel Kahneman zitiert dazu eine Studie, nach der Gefängnisinsassen, die eine vorzeitige Entlassung auf Bewährung beantragt haben, kurz vor den Essenspausen der Entscheider nahezu niemals eine Zustimmung erhalten haben.

Wurde der Antrag jedoch kurz nach der Essenspause der Entscheider präsentiert, gabe es in 65% aller Fälle eine positive Beurteilung des Entlassungsgesuches.

Sorgen Sie daher immer dafür, dass Sie nicht hungrig sind, wenn Sie bewerten.

Ich meine das Ernst.

6. Mitarbeiterbeurteilung durch Hörensagen / aus zweiter Hand

Dieser Beurteilungsfehler zeigt deutlich, wie schwer die Bewertung von Fähigkeiten und Leistung ist, wenn keine 100% harten Fakten gemessen werden können.

Aufgrund der zunehmenden Arbeit in verteilten Teams oder bei der Führung von Mitarbeitern, die in Kundenprojekte eingebettet sind und die man selten bei ihrem täglichen Wirken beobachten kann, stellen Beurteilungen durch Dritte eine wichtige Grundlage dar. Und das bringt seine Probleme mit sich.

Verlässt sich ein Vorgesetzter bei der Beurteilung eines Mitarbeiters auf andere Personen, muss er dabei berücksichtigen, wie gut die Beurteilung tatsächlich sein kann.

Wird beispielsweise ein Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes an ein anderes Team „ausgeliehen“, so dass der disziplinarische Vorgesetzte nur noch selten Kontakt zu demjenigen hat, dann muss die Beurteilung durch Personen im Projekt vorbereitet werden. Solange wir uns im gleichen Unternehmen bewegen und dort die gleichen Kriterien, d.h. gleichen Bewertungsformulare (siehe auch mein Artikel Mitarbeiterbeurteilung – Vorlagen und 5 Tipps bei dem Sie Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung kostenlos herunterladen können) genutzt werden, haben wir noch eine gute Grundlage.

Sind Mitarbeiter jedoch beispielsweise in einem externen Projekt tätig und werden durch Projektleiter geführt, die nicht zum eigenen Unternehmen gehören, muss in mehreren Gesprächen mit diesem Projektleiter und möglichst auch weiteren Personen eine Grundlage für die Beurteilung gefunden werden.

Das darauf basierende Mitarbeitergespräch wird immer Potential für Diskussionen mitbringen, da unsere Bewertungsbasis eher schwach ist.

Umso wichtiger ist ein vertrauensvoller Umgang miteinander.

7. Konstanz- oder Kontinuitätsfehler

Dieser Fehler tritt erst nach mehreren Bewertungen des gleichen Mitarbeiters auf.

Es geht darum, dass die in der Vergangenheit vergebenen Werte oft ohne weitere Prüfung als weiterhin gegeben angesehen werden.

Wurde beispielsweise der Umgang mit Kunden in der Vergangenheit mit 3 bewertet, dann müssen schwerwiegende Ereignisse eintreten, um diesen Wert zu korrigieren.

Es wird jedoch nicht hinterfragt, ob diese Beurteilung eigentlich nach wie vor korrekt ist.

Dies kann dazu führen, dass eine langsam nachlassende Leistungsfähigkeit über viele Jahre hinweg nicht bemerkt wird. Wechselt dann jedoch die Führungskraft dieses Mitarbeiters und wird das Kriterium neu bewertet, könnte der Mitarbeiter aus allen Wolken fallen, wenn er „plötzlich“ deutlich schlechter bewertet würde.

Dieser Effekt kann auch umgekehrt wirken, indem Mitarbeiter eine schlechte Bewertung trotz guter Leistungsverbesserung nicht mehr loswerden.

8. A-Team-Effekt

Die Führungskraft sieht sich selbst als exzellent an und hat deswegen auch nur exzellente Mitarbeiter.

Dieser Effekt kommt insbesondere dann zum Tragen, wenn im Austausch mit anderen Führungskräften die Mitarbeiterbewertungen gegeneinander abgeglichen werden, um beispielsweise Kandidaten für Beförderungen im Unternehmen zu identifizieren. Das eigene Team ist dann im Vergleich zu allen anderen ein A-Team, das alles kann – auch wenn dies objektiv nicht so ist.

9. HALO-Effekt

Dieser Effekt besagt, dass eine einzige Fähigkeit/ein einziger Verhaltensaspekt alle anderen Kriterien überstrahlt. Dadurch werden alle anderen Kriterien entweder als irrelevant angesehen oder so gedeutet, dass sie die durch den HALO erzeugten Eindruck bestärken.

Ist beispielsweise das Kriterium „Mobilität“ in einem Beratungsunternehmen von hoher Bedeutung, dann wird bei Kandidaten, die eine hohe Mobilität aufweisen, tendenziell auch deren Fähigkeit besser bewertet. Dies gilt insbesondere dann, wenn vergleichbare Kandidaten fachlich auf gleichem Niveau aber nicht mobil sind.

Ebenso kritisch wirkt ein HALO-Effekt, wenn Bewerber beurteilt werden und von einer besonders renommierten Universität oder einem hochangesehenen Unternehmen kommen. Nach dem Motto „wer dort war, der muss etwas können“, wird oft über offensichtlichste Risikofaktoren oder mangelnde Qualifikationen hinweggesehen oder – durch den Bewertenden selbst! – eine Erklärung dafür gesucht.

10. Voreilige Schlussfolgerungen

Wird nur selten eine Beurteilung von Mitarbeitern vorgenommen und fehlen zusätzlich regelmäßige Kontakte zum Mitarbeiter sowie Feedback durch andere, bilden wir uns sehr schnell ein Bild und ziehen voreilige Schlussfolgerungen.

Diese Schlussfolgerungen und ihr Einfluss auf eine Mitarbeiterbeurteilung können sogar durch Kriterien ausgelöst werden, die keinerlei Verbindung zum Arbeitsplatz oder zur Leistung des Mitarbeiters haben.

Beispielsweise wird Mitarbeitern, die seit Jahren einen Mannschaftssport betreiben, von Vorgesetzten oft pauschal die Fähigkeit zur Teamarbeit zugeschrieben. Einzelsportler werden wiederum eher als weniger teamfähig eingeschätzt, man unterstellt ihnen jedoch eine größere Disziplin.

So sehr es mich als Sportler (ich laufe Ultra-Marathons) auch schmerzt, aber es gibt keine signifikante Beziehung zwischen Sportarten und beruflichen Fähigkeiten.

Meine Tätigkeit als Führungskräfte-Trainer hat mich oft mit Teamsportlern in Kontakt gebracht, die absolute Egozentriker waren, während Einzelsportler sich grandios in Teams eingebracht und das Team gefördert haben.

11. Sunk-Cost-Effekt

Jetzt geht es um das Bewertungssystem selbst:

In Ermangelung eines besseren Systems zur Mitarbeiterbeurteilung, wird oft nach wie vor an einem System festgehalten. Obwohl sich erwiesen hat, dass es nicht funktioniert. Dies gilt insbesondere, wenn das System aufwändig (neu) entwickelt wurde und die „Erfinder“ des Systems weiterhin Verantwortung dafür tragen.

Ein ehemaliger Kunde hat beispielsweise ein unglaublich aufwändiges Kalibrierungssystem aufgesetzt. Damit sollten zehntausende von Mitarbeiterbewertungen miteinander verglichen werden.

Das erhoffte Ziel: Die unternehmensweite Identifikation von Talenten, die auf globaler Ebene Verantwortung übernehmen und befördert werden sollten.

Trotz aller Bemühungen werden nach wie vor die meisten Kandidaten auf Basis von Netzwerken und Machtspielen ausgewählt und befördert.

Der Sunk-Cost-Effekt (hier beschreibe ich weitere Probleme des Sunk-Cost-Effekts in anderem Zusammenhang) sorgt dafür, dass am Bewertungssystem festgehalten wird – obwohl es sich als sinnlos erwiesen hat.

Fazit zu den Fehlern bei der Mitarbeiterbeurteilung

Falls Sie jetzt kopfschüttelnd den Artikel zu Ende gelesen haben und sich fragen, ob Sie eigentlich zukünftig noch Mitarbeiterbeurteilungen vornehmen sollten, dann darf ich Sie beruhigen.

Immer dann, wenn Sie eine gute Unternehmenskultur pflegen und offen, ehrlich und vertrauensvoll mit anderen Führungskräften sowie Ihren Mitarbeitern umgehen, dann können Sie die Beurteilungsfehler deutlich begrenzen. Weil Sie nämlich offen miteinander umgehen und auf Ihre Mitarbeiter hören würden, wenn diese einen oder mehrere dieser Effekte bei Ihnen erkennen würden.

Wenn Sie zudem dafür sorgen, dass Sie passenden Vorlagen zur Mitarbeiterbeurteilung nutzen, anstatt alles Freestyle zu machen, dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

Lassen Sie sich dann auch noch regelmäßig selbst bewerten, z.B. in Form von 360° Feedbacks oder Feedforward, werden Ihre Mitarbeiter begeistert mit Ihnen zusammenarbeiten.