Was ist ein Daily [Standup Meeting] – Allzweckwaffe oder Hype?

5. Mai 2020
Axel Rittershaus
Was ist ein Daily

Mangelnde Kommunikation und fehlende Informationen gehören zu den drei Hauptursachen von Frustration und Ineffizienz am Arbeitsplatz. Statt durch noch mehr, noch längere Meetings dagegen anzukämpfen, hat sich das Konzept des „Daily“ oder „Daily Standup-Meetings“ in vielen Unternehmen durchgesetzt. Doch…

Was ist ein „Daily“ (Scrum/Standup Meeting)? 

Ein Daily ist ein tägliches, kurzes Meeting eines Teams, um sich über den Arbeitsfortschritt, geplante Tätigkeiten und mögliche Schwierigkeiten zu informieren.

Es findet in aller Regel im Stehen statt und dauert maximal 15 Minuten.

Wenn Sie sich nun fragen, was an einem Daily so besonders ist und wissen wollen, wie ein Team-Meeting innerhalb von 15 Minuten erledigt sein soll, dann lesen Sie weiter…

Und wenn Sie wissen wollen, wie ein 9-köpfiges Team zwei Personenmonate gewinnen oder verschwenden kann, dann erst recht 😉

Wie lautet die Agenda eines Daily?

Ein Grund, warum ein Daily sehr kurz sein kann, ist die fest vorgegebene Agenda.

Agenda eines Daily:

  1. Was habe ich gestern erreicht?
  2. Was habe ich heute geplant?
  3. Wobei habe ich Probleme oder sehe Risiken, um (meine/unsere) Ziele zu erreichen?

Fertig.

Kein „allgemeines Update“, keine Aussprache, keine Infos des Unternehmens.

Auf den Punkt.

Bei Projektteams sind die drei Fragen auf die Projektziele ausgerichtet. In SCRUM-Projekten ist ein Daily ohnehin Pflicht, in anders organisierten Projekten orientiert man sich am nächsten Meilenstein oder Teamaufgaben.

Bei Routinearbeiten (vor allem bei Teams, die nicht gemeinsam an einem Projekt arbeiten) sind die Fragen auf die individuellen Aufgabenbereiche bezogen. Falls Teammitglieder auch Aufgaben bearbeiten, die für alle anderen irrelevant sind, dann muss im Daily auch nicht darüber berichtet werden.

Welche weiteren Regeln gelten bei einem Daily?

Neben der Agenda, gelten bei einem Daily die folgenden Regeln:

  1. Das Meeting beginnt auf die Minute pünktlich
  2. Jeder beantwortet alle drei Fragen
  3. Jeder fasst sich kurz und spricht für 30 – 120 Sekunden
  4. Das Daily endet nach maximal 15 Minuten (kürzer ist immer erlaubt – auch 5 Minuten sind ok!)
  5. Jeder ist ehrlich
  6. Keiner lacht über den anderen oder dessen Probleme
  7. Keiner verurteilt den (langsamen) Arbeitsfortschritt anderer
  8. Keine Diskussionen innerhalb des Daily – wenn Diskussionspunkte auftauchen, werden diese entweder zwischen den Beteiligten diskutiert, sie werden dokumentiert und auf die Agenda eines „normalen“ Team- oder Planungsmeetings gesetzt oder nach dem Daily durch ein Teammitglied oder die Führungskraft geklärt und die Ergebnisse an das Team kommuniziert
  9. Wenn jemand bei der dritten Frage ein Problem aufwirft, dann wird das Problem nicht im Rahmen des Daily diskutiert oder gelöst. Entweder, ein/mehrere Teammitglieder sprechen nach dem Daily mit demjenigen und unterstützen, oder das Problem wird als Aufgabe in die Aufgabenplanung aufgenommen (dadurch wird aus einem Problem eine Aufgabe – und über den Fortschritt einer Aufgabe wird im Rahmen eines Daily informiert!)

Um diese Regeln einzuhalten, ist es sinnvoll, wenn eine Person die Einhaltung der Regeln sicherstellt. Das kann immer die gleiche Person sein, es kann aber auch ein rollierendes System sein. Wichtig ist nur, dass diese Person konsequent auftritt.

Wer nimmt am Daily teil?

Wer nimmt am Daily teil?

Wer nimmt an einem Daily teil?

Bei einem Projektteam nehmen im Idealfall folgende Personengruppen teil:

  • Das Projektteam
  • Der Projektleiter
  • Der für das Endergebnis verantwortliche (bei SCRUM: der Product Owner)
  • Der „Auftraggeber“

Besteht das Projektteam aus 247 Personen, dann macht das natürlich keinen Sinn. Bei einer solchen Dimension ist davon auszugehen, dass es Teilprojekte und Gewerke gibt, die von kleineren Teams bearbeitet werden. Die machen dann ihre eigenen Dailys.

Die gerade noch sinnvolle Maximalgröße an Teilnehmern beträgt 15.

Der „Auftraggeber“ sollte dann an Dailys teilnehmen, wenn er ein hinreichendes Verständnis für das mitbringt, worüber die Teammitglieder berichten. Wenn derjenige bei jedem zweiten Satz eines Teammitglieds nachfragen muss, was gemeint ist, macht das keinen Sinn.

Der „Auftraggeber“ darf ein Daily auch nicht zur Diskussion über Vorgehensweisen, Arbeitsqualität, etc. missbrauchen.

Der Grund, warum ein „Auftraggeber“ beim Daily dabei sein soll und kann besteht darin, dass derjenige dann einen viel besseren Eindruck davon bekommt, wie gut der Fortschritt tatsächlich aussieht und ob die Arbeit leichter oder schwerer als ursprünglich geplant ist.

Wie lange dauert ein Daily?

Die maximale Zeitdauer eines Daily beträgt 15 Minuten. Das ist genug Zeit, damit von bis zu 15 Personen jeweils eine Minute lang die drei Fragen beantwortet werden können.

Sobald es länger dauert, steigt die Gefahr von Diskussionen, Zeitverschwendung, Small Talk und Gelaber.

In nachfolgender Tabelle sehen Sie, wie viel Zeit Sie für ein Daily im Laufe eines Jahres investieren.

Besonders wichtig ist es, sich vor Augen zu führen, dass beispielsweise

  • Bei einem 6-köpfigen Team ein Daily, das 20 statt 15 Minuten dauert, pro Jahr 110 Stunden Mehraufwand bedeutet. Das sind fast drei volle Personenwochen!
  • Bei einem 9-köpfigen Team ein Daily, das 25 statt 15 Minuten dauert, pro Jahr 327 Stunden Mehraufwand erzeugt. Das sind fast 2 Personenmonate bzw. mehr 8 Personenwochen!

Ich will damit nicht bewirken, dass Sie 3-Minuten Dailys machen.

Aber ich möchten Ihnen und Ihrem Team vor Augen führen, welche Bedeutung ein paar Minuten mehr oder weniger langfristig haben.

 
Anzahl Teilnehmer Dauer des Daily in Minuten Gesamtaufwand in Stunden Gesamtaufwand in Stunden pro Woche  Gesamtaufwand in Stunden pro Monat Gesamtaufwand in Stunden pro Jahr
4 15 1.0 5.0 18.0 218.0
4 20 1.3 6.7 24.0 290.7
4 25 1.7 8.3 30.0 363.3
5 15 1.3 6.3 22.5 272.5
5 20 1.7 8.3 30.0 363.3
5 25 2.1 10.4 37.5 454.2
6 15 1.5 7.5 27.0 327.0
6 20 2.0 10.0 36.0 436.0
6 25 2.5 12.5 45.0 545.0
7 15 1.8 8.8 31.5 381.5
7 20 2.3 11.7 42.0 508.7
7 25 2.9 14.6 52.5 635.8
8 15 2.0 10.0 36.0 436.0
8 20 2.7 13.3 48.0 581.3
8 25 3.3 16.7 60.0 726.7
9 15 2.3 11.3 40.5 490.5
9 20 3.0 15.0 54.0 654.0
9 25 3.8 18.8 67.5 817.5
10 15 2.5 12.5 45.0 545.0
10 20 3.3 16.7 60.0 726.7
10 25 4.2 20.8 75.0 908.3

(Tabelle mit Gesamtaufwand bei unterschiedlichen Teamgrößen, Anzahl Dailys und Länge eines Daily)

Was ist der Sinn eines Daily?

Wenn Sie jemals in einem zweiwöchig stattfindenden Team-Meeting saßen, bei dem 10 Personen darüber berichten, was sie in den letzten zwei Wochen gemacht haben, kennen Sie das Problem solcher klassischen Besprechungen:

Einige sind in 10 Sekunden fertig, weil sie sagen „Ja, ich habe Aufgabe xyz weiter bearbeitet und brauche vermutlich noch 5 Wochen dafür. Sonst ist alles ok“.

Andere haben einen 20 Minuten langen Monolog vorgetragen, bei dem es um Aufgaben, den Zusammenhang der Aufgaben mit vielen weiteren Problemen und der sich daraus ergebenden Notwendigkeit, das Thema endlich einmal ganzheitlich anzugehen und dafür 3 Monate Konzeptarbeit freigegeben zu bekommen.

Der Sinn eines Daily besteht darin, dass

  • Die Teammitglieder untereinander wissen, wie gut die anderen vorankommen – was vor allem dann wichtig ist, wenn man auf Arbeitsergebnisse anderer angewiesen ist
  • Aktuell (noch) kleine Probleme so frühzeitig erkannt werden, dass sie mit wenig Aufwand gelöst werden können
  • Doppelarbeiten vermieden werden
  • Führungskräfte mitbekommen, wie es wirklich um Motivation, Fortschritt,  Hindernisse und Zusammenarbeit in ihrem Team steht
  • Langatmige Meetings zum Statusupdate überflüssig werden
Ein Daily dient der schnellen, effektiven Kommunikation - nicht der Langeweile

Ein Daily dient der schnellen, effektiven Kommunikation – nicht dem Vertreiben von Langeweile

Macht ein Daily überall Sinn?

Je kleinteiliger Aufgaben (z.B. 1 – 3 Tage Aufwand) sind, die von Teammitgliedern bearbeitet werden und je stärker Teammitglieder voneinander abhängig sind, desto wichtiger ist eine kurz getaktete Info über den Fortschritt. Dann ist ein Daily sehr sinnvoll.

Arbeiten Teammitglieder (eher) unabhängig voneinander an Aufgaben, die 5 – 10 Tage Aufwand haben, kann man auf einen 2-tägigen Zyklus wechseln.

In „klassischen“ Abteilungen, also keinen Projektteams, ist ein Daily durchaus eine sehr gute Alternative zu wöchentlichen oder zweiwöchentlichen, sehr langen Team-Meetings. Einige meiner Kunden setzen in solchen Fällen auf ein „klassisches“ Team-Meeting von 45 – 60 Minuten pro Woche und 2x Dailys von 10 – 15 Minuten Dauer. Diese Kombination macht die eigentlichen Team-Meetings deutlich kürzer und effektiver.

Wie funktioniert ein Daily in virtuellen Teams?

In virtuellen Teams ist ein Daily (fast) alternativlos.

Aufgrund der mangelnden „mal kurz auf dem Gang“ oder „beim Warten an der Kaffeemaschine“ ausgetauschten Infos, muss die Kommunikation in virtuellen Teams (noch) strukturierter ablaufen, als in allen anderen Arten der Zusammenarbeit.

Einfach alle Informationen „hinauszublasen“, wie es über Collaborations-Tools wie Slack und Co. möglich ist, kann die Effektivität des gesamten Teams negativ beeinflussen.

Dabei ist es kein entweder – oder, sondern ein sowohl – als auch. Sprich: Eine Kombination von digitalen Kommunikationswerkzeugen und effektiven Besprechungen per Videokonferenz.

Natürlich ist wieder die Abhängigkeit von den Arbeitsergebnissen der Teammitglieder mit zu berücksichtigen, aber meine Empfehlung für virtuelle Teams ist einfach:

Wenn die Teammitglieder nicht komplett eigenständig und völlig unabhängig voneinander agieren, sollte jeden Tag ein Daily per Videokonferenz durchgeführt werden.

Vielleicht sind es auch nur 5 Minuten. Aber es sind 5 Minuten pro Tag, in denen das Team buchstäblich sieht, dass es ein Team ist.

Wenn Sie mehr über die effektive Arbeit in virtuellen Teams und die Führung virtueller Teams erfahren möchten, sollten Sie sich unbedingt das hier ansehen: Virtuelle Teams Profitipps – Führen und Arbeiten auf Distanz 

Warum erfolgt ein Daily im Stehen?

Die Bezeichnung Daily Standup Meeting hat nichts mit Standup Comedy zu tun. Wobei manche Dailys auch komödiantische Züge haben mögen… aber das ist nicht das eigentliche Ziel.

Das Meeting im Stehen abzuhalten soll ganz einfach dafür sorgen, dass man schneller fertig ist.

Hat man es sich in einem Konferenzstuhl bequem gemacht, den leckeren Latte Macchiato oder den Chai-Tee vor sich stehend, dann kann man – egal wie langweilig das Meeting ist – auch locker eine Stunde sitzen bleiben. Vor allem, wenn sich gerade zwei Teammitglieder zoffen und man per WhatsApp mit den Kollegen Wetten abschließt, wer am Ende gewinnt.

Mit Kaffee und gutem Konferenzstuhl kann eine langweilige Besprechung ruhig länger dauern

Mit Kaffee und gutem Konferenzstuhl kann eine langweilige Besprechung ruhig länger dauern

Spaß beiseite.

Wenn alle stehen, wollen alle früher oder später zurück an den Arbeitsplatz und sitzen. Kaum einer wird 90 Minuten im Stehen diskutieren.

Daher kommt die Idee. Ganz einfach.

Viele meiner Kunden machen das Daily im Stehen im Flur, in der Kaffeeküche, in einem Projektbüro, oder wo auch immer sie gemeinsam Platz finden. Aber nahezu niemals in einem Besprechungsraum!

Was tun, wenn jemand zu lange redet?

Dieses Problem taucht meistens bei der Einführung von Dailys und bei der Etablierung der notwendigen Daily-Kultur auf.

Einige Möglichkeiten, um lange Redezeiten zu verhindern:

  • Meeting findet im Stehen statt (geht auch in virtuellen Teams)
  • Meeting findet im Stehen statt, und derjenige, der immer ewig sprechen will, kommt als allerletztes dran
  • Man stellt eine deutlich sichtbare Countdown Uhr, die z.B. nach 2 Minuten Redezeit einen fürchterlichen Lärm macht oder (je nach Nicht-Geschmack) Rammstein, Helene Fischer oder K-Pop-Songs spielt
  • Wer redet, muss eine 1,5 Liter Wasserflasche mit ausgestrecktem Arm halten
  • Wenn nach (z.B.) 2 Minuten jemand immer noch spricht, fängt der nächste mit seinem eigenen Statement an

Sie halten die Vorschläge für teilweise unhöflich?

Nun, was ist unhöflicher: Dass sich jemand nicht an die Regeln hält und damit allen anderen Zeit stiehlt oder dass man jemanden zum Einhalten von Regeln, die im Sinne aller sind, bringt.

Wann sollte ein Daily stattfinden?

Ein Daily findet idealerweise am frühen Morgen statt. Bei internationalen Teams sollte die Zeit auf einen für alle sinnvollen Zeitpunkt festgelegt werden.

Woher kommt das Konzept des Daily?

Das Konzept des Daily stammt aus der agilen Projektmanagement-Methode SCRUM und ist dort fester Bestandteil zur Projektabwicklung.

Fazit Daily

Ein Daily ist natürlich keine Wunderwaffe, mit der alles gelöst werden kann.

Aber in allen Teams, vor allem virtuellen Teams, bei denen Mitarbeiter auf die Arbeitsergebnisse anderer angewiesen sind oder die nur dann erfolgreich sind, wenn alle ihre Aufgaben erledigt bekommen, sind Dailys eine ideale Methode zur Kommunikation und Förderung von Transparenz (und auch der Fehlerkultur – worauf ich hier aber jetzt nicht mehr eingehen kann).

Probieren Sie es aus und berichten Sie mir via LinkedIn über Ihre Erfahrungen.

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