Gehört Tagesgeschäft in die OKRs?

Gehört das „ganz normale“ Tagesgeschäft auch in die OKRs integriert? Macht man OKRs für Routineaufgaben oder nur für Projekte und Sonderaufgaben?

Diese Frage spaltet die Gemeinde der OKR-Anhänger und OKR-Berater.

Die einen sagen „Alle Aufgaben müssen in OKRs berücksichtigt werden – auch das Tagesgeschäft“.

Andere sind der Auffassung, dass „Tagesgeschäft unabhängig von OKRs läuft und OKRs nur für Veränderungsprozesse, neue Themen oder Projekte zu setzen sind.“

Wer hat Recht?

Beide – und keiner.

Daher betrachten wir hier das echte Leben und Sie werden danach sehr einfach entscheiden können, ob und in welchem Rahmen Sie das Tagesgeschäft in OKRs integrieren sollten oder nicht.

Wann das Tagesgeschäft in OKRs zu finden sein muss

Ständige Veränderungen

Das Tagesgeschäft sollte sich unbedingt in OKRs wiederfinden, wenn ein überwiegender Anteil dieses Tagesgeschäfts ständigen Veränderungen unterworfen ist. Entwicklungsbereiche, Vertrieb oder Marketing sind prädestiniert für OKRs, die das Tagesgeschäft beinhalten.

Veränderungsprozess im Unternehmen

Befindet sich ein Unternehmen in einem größeren Veränderungsprozess, bei dem gesamte Arbeitsprozesse, die Art der Zusammenarbeit, Verteilung von Aufgaben, etc. geändert werden, sind OKRs zwingend notwendig – und zwar für alle Bereiche.

Denn nur dann wird sehr schnell erkennbar, wo aufgrund der Veränderungen Schnittstellen zusammenbrechen, wo Doppelarbeiten stattfinden und welche Aufgaben von niemandem mehr behandelt werden.

Projekte

Besteht das Tagesgeschäft aus der Abwicklung von Projekten, sind OKRs selbstverständlich ebenfalls zu empfehlen. Denn das “Tagesgeschäft” innerhalb eines Projektes verändert sich permanent, was durch OKRs unterstützt wird.

In Projekten sind immer Ziele zu erreichen, die meistens auch von anderen abhängen – und die durch OKRs gegebene Transparenz erleichtert diese Zusammenarbeit deutlich.

Optimierung

Ob man die Zusammenarbeit in einem Team von 5 Personen oder eines Bereichs mit 1,000 Mitarbeitern in 15 Ländern optimieren möchte, gerade in Optimierungsprojekten geht den Mitarbeitern oft der Blick für das eigentliche Ziel verloren.

Doch die wahren Optimierungsmöglichkeiten liegen auf der Arbeitsebene und Mitarbeiter wissen genau, welche Möglichkeiten es gäbe, um effektiver zu arbeiten.

Durch OKRs kann man dieses Wissen wertschätzend heben, nutzen und zur Umsetzung bringen. OKRs sorgen aufgrund der Transparenz gleichzeitig für die notwendige Sicherheit, dass man sich nicht über-optimiert.

Wann das Tagesgeschäft nicht in OKRs berücksichtigt werden sollte

Angenommen, wir arbeiten in der Buchhaltung eines Unternehmens.

Dort werden Rechnungen verbucht, Buchungskonten abgeglichen, Bilanzen vorbereitet. Alles sind wichtige Aufgaben, die jeden Tag bzw. regelmäßig erledigt werden müssen.

Solange diese Buchhaltungsabteilung ihren Job im Griff hat, keine Zeitverzögerungen eintreten und keine Buchungsfehler macht, ist es doch völlig in Ordnung, wenn dort „einfach so weitergearbeitet“ wird.

Welchen Sinn macht es, eine Buchhalterin nun plötzlich mit OKRs zu konfrontieren und sie zu zwingen, ihren Alltag in OKRs zu formulieren. Das wird vor allem dann absurd, wenn sie jedes Quartal die gleichen OKRs hat, weil ihr Job einfach ein Routinejob ist.

„Ja, dann soll sie doch einmal selbständig überlegen, was sie besser machen kann“, könnte man sagen.

Stimmt.

Doch diese Buchhalterin hat ziemlich sicher keinerlei Einfluss darauf, wie das SAP-System konfiguriert ist.

Sie hat auch keinen Einfluss darauf, dass die von ihr zu verbuchenden Rechnungen nach wie vor in Papierform auf ihrem Schreibtisch landen und nicht digitalisiert automatisch in SAP eingelesen werden. Sie hat schon 12x auf diesen Umstand hingewiesen, ohne dass sich etwas verändert hat. OKRs werden daran auch nichts ändern!

Es ist super, wenn wir Dinge kontinuierlich optimieren.

Dazu müssen wir es aber auch können. Sowohl hinsichtlich unseres Einflusses als auch unseres Intellekts und unseres Interesses.

Ich habe schon viele Mitarbeiter in Unternehmen kennengelernt, die liebend gerne die Arbeitsprozesse verbessern würden.

Die mir aber auch sagen:

„Ich komme mit meinen 40 Stunden sowieso nicht zurecht, weil unsere Abteilung zu 20% unterbesetzt ist. Wann soll ich denn über die Optimierung nachdenken, mit Kollegen darüber sprechen, Vorschläge machen und die Optimierung dann auch noch umsetzen? Jaja, ich kenne die Geschichte mit der stumpfen Säge und dem Holzfäller. Aber sorry, ich bekomme mächtig Ärger, wenn Buchungen liegenbleiben – aber ich bekomme keinen Ärger, wenn ich keine Verbesserungsvorschläge mache.“

Und genau das ist die Crux an der Sache.

Was bedeutet das also, wenn es um OKRs und Tagesgeschäft geht?

Es ist unnötig oder gar sinnlos, OKRs für das Tagesgeschäft zu definieren, wenn

• das Tagesgeschäft tatsächlich vollständig aus Routinearbeiten besteht
• die Mitarbeiter keinen Einfluss darauf haben, was sie tun und wie sie es tun
• an den Tätigkeiten keine oder nur minimale Veränderungen vorgenommen werden können, sollen oder dürfen
• die Mitarbeiter keine Zeit haben, Verbesserungen anzugehen oder umzusetzen, weil ihr Team/Bereich massiv unterbesetzt ist

Es macht in dem Moment Sinn, zumindest für Teile des Tagesgeschäfts OKRs zu definieren, wenn

• Aufgaben verbessert, optimiert, beschleunigt oder umgestellt werden sollen
• Aufgaben oder die Bearbeitung sich erheblich verändern und in diesem Rahmen auch generelle Veränderungen möglich sind
• Mitarbeitern mehr Freiheit gegeben werden soll, das Tagesgeschäft selbst zu beeinflussen

Damit die Mitarbeiter dann jedoch wissen, wo ihre Prioritäten liegen, ist folgende Vorgehensweise unbedingt empfohlen:

Der Kompromiss für Tagesgeschäft + OKRs: Kontingente definieren

Die pragmatischste Vorgehensweise, die von Mitarbeitern die meiste Akzeptanz findet, ist folgende:

• Wenn es Aufgaben, Projekte, Veränderungen gibt, die sinnvoll durch OKRs definiert und vorangebracht werden können, dann sollten OKRs unbedingt eingesetzt werden.
• Besteht das Tagesgeschäft eines Mitarbeiters, Teams oder Bereichs zu einem sehr großen Teil aus unveränderlichem Tagesgeschäft und nur ein kleiner Teil der Tätigkeit wird in die Objectives der OKRs fließen können, dann definiert man das Zeitkontingent, das für die OKR-Aktivitäten zur Verfügung steht.

Ein Beispiel:

Wird im Finanzbereich ein neues SAP-Modul eingeführt, dann muss der Bereich dennoch weiterhin hauptsächlich die Finanzen überwachen und regeln. Kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, für 3 – 6 Monate keinen Blick auf die Finanzen zu werfen oder gar gesetzliche Regeln des Berichtswesens zu vernachlässigen, weil man eine neue Software einführt.

Also definiert man, wie viel Zeit man weiterhin für das Tagesgeschäft haben muss und wie viel Zeit für die 1-2 OKRs einzuplanen sind, die man zur Unterstützung der SAP-Einführung definiert hat. (Beachte: Hier können wir nur 1-2 OKRs haben, keine 5!)

Damit betreiben wir einerseits ein klares Erwartungsmanagement in Richtung der Mitarbeiter und andererseits wird dem Projektteam der SAP-Einführung ganz klar aufgezeigt, dass die Finanz-Mitarbeiter nur 15% ihrer Arbeitszeit für das Projekt zur Verfügung haben.

Diese Transparenz gibt es sonst nie.

Einen ganz besonderen Einsatzbereich von OKRs müssen wir noch explizit betrachten:

OKRs und SCRUM-Projekt-Teams

Befinden wir uns in einem Team, das sein Projekt gemäß der agilen SCRUM-Methode abwickelt, dann muss sich alles auch in den OKRs wiederfinden.

SCRUM zerlegt ein großes Projekt in viele kleine Einzelaufgaben, die im sogenannten Backlog liegen. Das Team entscheidet alle zwei Wochen, welche neuen Aufgaben in den nächsten sogenannten Sprint einfließen und bearbeitet werden. Am Ende jedes Sprints muss ein funktionierendes Zwischenergebnis erzielt worden sein.

OKRs bieten in SCRUM-Projekten Überblick

OKRs bieten in SCRUM-Projekten die Möglichkeit, den Überblick über die wirklich wichtigen Ziele zu behalten. Da SCRUM keine mittelfristige Planung macht, können im Laufe der Zeit Prioritäten falsch gesetzt oder eigentliche Ziele in Vergessenheit geraten.

Deswegen sind OKRs die ideale Ergänzung zu SCRUM.

Werden in SCRUM-Projekten OKRs definiert, dann decken diese OKRs alles ab, was innerhalb des Teams im nächsten Vierteljahr erreicht werden soll.

Man darf allerdings nicht den Fehler machen, mittels OKRs durch die Hintertür wieder ein Wasserfall-Projektmodell einzuführen!

Falls dieses Projektteam zudem nicht nur dieses eine Projekt bearbeitet, sondern auch noch zusätzliche Aufgaben hat, dann wird dies durch OKRs offensichtlich.

Denn so manches Projekt gerät deswegen in Verzug, weil man „nebenbei“ noch andere Aufgaben hat, die jedoch in keiner Zeit- oder Ressourcenplanung berücksichtigt werden. OKRs machen dies offensichtlich und verhindern ein unrealistische Planung.

Fazit OKRs und Tagesgeschäft

Wir sehen auch hier, dass wir wieder einmal die Antwort „es kommt darauf an“ bekommen haben.

Wer glaubt, mit OKRs alles abdecken zu können, ist wie der Mann mit dem Hammer, für den alles wie ein Nagel aussieht. Das gleiche Fazit hatten wir bereits in meinem Artikel Agilität benötigt keine Führungskräfte.

Wenn Sie die angeführten Kriterien beachten und team- bzw. aufgabenspezifisch entscheiden, ob OKRs auch das Tagesgeschäft abdecken müssen, dann erzeugen Sie auch Akzeptanz für diese geniale Methode (lesen Sie auch: Die 10 größten Vorteile der OKR-Methode).

Wenn Sie jedoch jeden zwingen, zukünftig mit OKRs zu arbeiten, dann sorgen Sie für Frust und legen den Grundstein für ein Scheitern der Methode.