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      Neu als Führungskraft: Wie bereite ich mich auf die Führungsaufgabe vor [Checkliste]

      Die erste Führungsaufgabe einer neuen Führungskraft - Optimal vorbereitet starten

      Sie stehen kurz vor dem Start Ihrer neuen Führungsaufgabe?

      Sie wollen richtig gut loslegen und Ihrem Team zeigen, dass es sich auf die Zusammenarbeit mit Ihnen freuen kann?

      Mit dieser Checkliste für eine neue Führungsaufgabe bereiten Sie sich Schritt für Schritt optimal darauf vor.

      Wir behandeln insbesondere die Situation, in der Sie eine neue Führungsrolle in einem neuen Unternehmen übernehmen. Man kennt Sie dort also noch gar nicht oder zumindest nicht als Kollegen.

      Falls Sie Ihre neue Führungsaufgabe in Ihrem bisherigen Unternehmen übernehmen, dann können Sie die Checklist genauso nutzen. Überspringen Sie dann einfach einige die Fragen der Checkliste, die sich auf das neue Unternehmen beziehen.

      1. Warum übernehmen Sie die Aufgabe?

      Das mag eine seltsame Frage sein, doch diese Frage werden Ihnen Ihre Mitarbeiter auch stellen.

      Entweder direkt oder indirekt!

      Wenn man Sie nicht direkt fragt, dann wird man aus dem, was Sie sagen, und aus dem was Sie nicht sagen Rückschlüsse darauf ziehen, warum Sie deren neue Führungskraft werden.

      Diese Antwort muss überzeugend sein und den Mitarbeitern den Eindruck verschaffen, dass Sie die richtige Führungspersönlichkeit sind.

      Wenn Sie in ein anderes Unternehmen gehen, dann wollen Mitarbeiter wissen, was Sie zu diesem Unternehmen zieht. Warum Sie diesem Unternehmen und dieser Aufgabe den Vorzug vor anderen Alternativen gegeben haben?

      Sie hatte keine Alternativen? Das wissen Ihre Mitarbeiter doch nicht!

      Unterschätzen Sie niemals die motivierende Wirkung auf Ihre neuen Mitarbeiter, wenn diese den Eindruck bekommen, dass Sie in ihnen und dem Unternehmen etwas Positives sehen.

      Regelmäßig haben Mitarbeiter aufgrund des Tunnelblicks innerhalb des Unternehmens das Gefühl, dass es woanders besser wäre. Wenn Sie neu dazukommen und in Ihrer Antrittsrede als neue Führungskraft glaubwürdig rüberbringen, dass dieses Unternehmen sich positiv von anderen abhebt, dann ist das sehr motivierend. „Glaubwürdig rüberbringen“ sind dabei die entscheidenden Worte…

      2. Was wissen Sie über das Unternehmen und die Bereiche/das Team das Sie übernehmen?

      Das Unternehmen

      Betrachten wir zuerst Ihren (neuen) Arbeitgeber nun genauer:

      1. Was ist gut an diesem Arbeitgeber und was reizt Sie daran, für das Unternehmen als Führungskraft Verantwortung zu übernehmen?
      2. Was ist nicht gut? Was hat dazu geführt, dass Sie sich dennoch für das Unternehmen entschieden haben?
      3. Welche Veränderungen auf Unternehmensseite erwarten Sie und wie stehen Sie dazu?
      4. Welche Rolle wollen Sie als Führungskraft bei diesen Veränderungen spielen?

      Der Bereich/das Team

      1. Was ist gut, an diesem Bereich/Team und was reizt Sie daran, als Führungskraft dafür die Verantwortung zu übernehmen?
      2. Was ist nicht gut? Und was hat dazu geführt, dass Sie sich dennoch für diese Führungsaufgabe entschieden haben?
      3. Welche Veränderungen auf Bereichs-/Teamebene erwarten Sie und wie stehen Sie dazu?
      4. Welche Rolle wollen Sie als Führungskraft bei diesen Veränderungen spielen?

      3. Was wissen Sie über Bürden oder Erfolge (des Teams, Bereiches, Unternehmens) der Vergangenheit?

      Sie sollten so gut wie möglich darüber Bescheid wissen, wie es um das Unternehmen, den Bereich, das Team bestellt ist und wie die nähere Vergangenheit aussieht?

      Ihr Bereich wächst seit 3 Jahren, macht 80% des Umsatzes und liefert eine grandiose Marge ab?

      Super – klingt gut. Gibt es dennoch Bürden? Vielleicht ist aufgrund des Wachstums und des Erfolgs die Qualität, Mitarbeiterentwicklung oder Kundenbindung auf der Strecke geblieben?

      Das Unternehmen ist seit fünf Jahren in den roten Zahlen und es gibt seit drei Jahren regelmäßig Abfindungsprogramme?

      Ok – klingt herausfordernd. Wie wird es also mental um die Menschen stehen, mit denen Sie zu tun haben werden? Sitzen diese inzwischen vor lauter Angst wie das Kaninchen regungslos vor der Schlange oder gibt es eine (berechtigte) „wir schaffen das“-Stimmung?

      Und wie gehen Sie damit um?

      Überlegen Sie sich dann, wie Sie damit umgehen wollen.

      Bei einer kritischen Vergangenheit oder aktuell brenzligen Lage:

      • Wie wollen Sie die Mitarbeiter positiv beeinflussen?
      • Wie verhindern Sie, dass Sie die Mitarbeiter enttäuschen – weil Sie in der Anfangseuphorie falsche Versprechungen machen, die Sie vier Wochen später wieder einkassieren müssen?
      • Welche Stärken sehen Sie in den Menschen, um das Ruder herumzureissen?
      • Welche Stärken haben Sie, welche Erfahrungen haben Sie, um die Krise zu meistern?

      Bei einer positiven Ausgangslage:

      • Wie sehr fühlen Sie sich durch die Erfolge der Vergangenheit unter Druck gesetzt?
      • Was sollten Sie, nach Ihrem jetzigen Kenntnisstand, auf jeden Fall beibehalten, damit der Erfolg fortgeführt wird?
      • Welche konkreten Ansätze bezüglich Neuerungen oder Veränderungen haben Sie, die dem Bereich, Team oder Unternehmen dabei helfen kann, den Erfolg fortzuschreiben?
      • Welche Risiken sehen Sie in diesem Erfolg und wie werden Sie sich diesen Risiken stellen?

      4. Was wollen Sie dort erreichen?

      Kommen wir zu Ihnen.

      Beantworten Sie dazu folgende Fragen:

      1. Wann würden Sie Ihre Führungstätigkeit als erfolgreich bezeichnen?
      2. Was wollen Sie ganz konkret in Ihrer neuen Führungsrolle erreichen?
      3. Was wollen Sie nach dieser Führungstätigkeit als nächstes machen? Ist dies ein Sprungbrett, ein Neuanfang, ein Karriere-Turbo oder erreichen Sie damit das Traumziel Ihrer Karriere?
      4. Wann würden Sie jeden Abend zufrieden nach Hause gehen?
      5. Was wollen Sie dort lernen, erfahren, zur Ihrer Weiterentwicklung nutzen?
      6. Welche Veränderung sollte ein Außenstehender wahrnehmen, wenn er Sie in 24 Monaten beobachtet und mit der Person, die Sie heute sind, vergleicht?
      7. Was wollen Sie auf keinen Fall?
      8. Wie könnte Ihre Arbeit Ihr Privatleben, Gesundheit, Sport, etc. beeinflussen? Zu welchen Kompromissen sind Sie bereit, zu welchen Zugeständnissen sind Sie nicht bereit?

      5. Was denken Sie, was von Ihnen erwartet wird?

      Ihnen wurde die Führungsposition vermutlich nicht gegeben, weil Sie zufällig über den Flur gelaufen sind oder an einem Preisausschreiben mitgemacht haben.

      Es gibt Erwartungen an Sie. Von unterschiedlichsten Seiten. Je klarer uns diese sind, desto besser können wir mit ihnen umgehen.

      Erwartungen zu kennen bedeutet nicht, dass wir – um „Everybodies Darling“ zu sein – auch alle erfüllen.

      Aber natürlich hilft es sehr, Erwartungen zu kennen und aktiv mit ihnen umzugehen.

      Die Personen und Personengruppen, die Erwartungen an Sie als Führungskraft haben, hängen stark von der Aufgabe selbst ab.

      Die nachfolgende Liste beinhaltet viele Gruppen, aber sie kann gar nicht vollständig sein.

      Passen Sie diese daher bitte an Ihre konkrete Situation an.

      Nehmen Sie sich Zeit, diese Tabelle zu füllen. Sie wird Ihnen in Zukunft sehr nützlich sein.

      Sie können diese Tabelle kostenlos als Vorlage herunterladen (bitte machen Sie eine Kopie des Dokuments für Ihre persönliche Bearbeitung):

      https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SGCFbi5X2pc5k3pGaoRCzv0c0G2jaFjTTtXPazNu2Qs/edit?usp=sharing

       
      Interessengruppe/ StakeholderWelche Erwartungen gibt es an mich?Woran erkennen diejenigen, dass ich die Erwartungen erfülle?Worauf muss ich daher achten?
      Mitarbeiter   
      Direkter Vorgesetzter   
      Kollegen auf der gleichen Ebene   
      Andere Abteilungen/Bereiche   
      Geschäftspartner   
      Kunden   
      Öffentlichkeit   
      Presse   
      Meine Familie   
      Meine Freunde   
      Ich selbst   
         

      6. Wovor haben Sie Bedenken, Sorgen, sind unsicher?

      Wenn wir uns ansehen, was Sie bereits durch diese Checkliste erarbeitet haben, kommen wir nun konkret zu Ihren Bedenken, Sorgen, etc.

      1. Welche konkreten Bedenken haben Sie bezüglich Ihrer Führungsaufgabe?
      2. Welche Sorgen machen Sie sich?
      3. Wobei sind Sie sich unsicher, wenn Sie die ersten Wochen Ihrer Führungstätigkeit betrachten?
      4. Was wollen Sie auf keinen Fall erleben?

      Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben, betrachten Sie für jeden einzelnen aufgeführten Punkt die nachfolgenden weiterführenden Fragen:

      1. Welche Auswirkungen hat das auf Ihren Start als Führungskraft?
      2. Was können Sie aktiv tun, um die Bedenken/Sorgen/… zu vermindern?
      3. Wer kann Ihnen dabei helfen?
      4. Inwiefern sind Ihre Bedenken/Sorgen/… ganz normal, eben weil Sie eine neue Führungsaufgabe übernehmen?

      7. Worauf freuen Sie sich besonders?

      Im besten Fall haben Sie weder Bedenken noch Sorgen, sondern sind einfach nur begeistert, die neue Führungsaufgabe zu übernehmen.

      Dann beantworten Sie die Frage:

      Was genau begeistert Sie?

      Die Punkte, die Sie hier aufführen, sind auch die Dinge, mit denen Sie Ihren Mitarbeitern zeigen können, dass Sie genau die richtige Führungsperson sind.

      Um es konkret zu machen, differenzieren wir Ihre Freude:

      Worauf freuen Sie sich besonders, hinsichtlich:

      1. Der Aufgabe selbst
      2. Der Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern
      3. Der Zusammenarbeit mit Ihren Vorgesetzten
      4. Der Tätigkeit mit und für andere Bereiche, Kunden, Geschäftspartner, etc.
      5. Dem „Impact“, den positiven Auswirkungen, die Ihre gemeinsame Tätigkeit jenseits des reinen Geschäftserfolgs hat

      Eine kurze Anmerkung zum „Impact“:

      Die meisten Menschen sind nicht nur von dem motiviert, was sie direkt tun, sondern davon, was dadurch ausgelöst wird.

      Beispielsweise freut sich eine Ärztin nicht einfach nur darüber, dass sie eine erfolgreiche Bypass-Operation bei einem 72-jährigen dreifachen Großvater durchgeführt hat.

      Sie freut sich viel mehr über den „Impact“, nämlich die Tatsache, dass dieser Mensch weiterlebt, weiterhin für seine Ehefrau dasein kann und seine Enkelkinder noch viele Jahre mit ihm spielen werden.

      Welchen „Impact“ wollen Sie mit Ihrer Tätigkeit haben?

      Falls Ihnen nicht sofort eine Antwort dazu einfällt, lassen Sie sich Zeit.

      Und von diesem übergeordneten Motivationsthema kommen wir nun im letzten Teil der Checkliste auf die ganz praktischen Themen der ersten Tage und Wochen:

      8. Wie stellen Sie sicher, dass die ersten Einzelgespräche kurzfristig erfolgen?

      Sie sollten unbedingt innerhalb der ersten beiden Arbeitswochen mit jedem Ihrer direkten Mitarbeiter mindestens 30 Minuten in einem Einzelgespräch (vor Ort oder virtuell) verbringen.

      Ihre Kernaufgabe dabei ist,

      • demjenigen zuzuhören,
      • denjenigen als Mensch kennenzulernen und
      • eine Vertrauensbasis aufzubauen.

      Überlegen Sie sich dazu im Vorfeld 4-5 Fragen, die Sie in diesen Einzelgesprächen jedem Mitarbeiter stellen wollen.

      Aber entscheidend ist:

      Definieren Sie ganz konkret, wie Sie sicherstellen, dass die ersten Einzelgespräche kurzfristig erfolgen?

      In dem Zusammenhang blicken wir auch auf die ersten Arbeitswochen:

      9. Wie werden Sie die ersten 2-4 Wochen verbringen?

      Möglicherweise ist Ihr erster Arbeitsmonat bereits durchgeplant, bevor Sie überhaupt angefangen haben.

      Hoffentlich haben Sie aber die Gelegenheit, selbst zumindest einige Schwerpunkte zu setzen. Die Einzelgespräche stehen dabei auf Platz 1 der Liste.

      Aber was ist noch wichtig?

      Wenn Sie sich diese Gedanken nicht bereits vor dem ersten Arbeitstag gemacht haben, kann es gut sein, dass Sie am Ende des ersten Arbeitstages gar keine Chance mehr haben, diese Prioritäten zu setzen.

      Beantworten Sie also die Frage:

      • Was sind die fünf wichtigste Dinge, die ich unbedingt in den ersten 2 – 4 Wochen erledigen muss?

      Und ergänzen Sie zusätzlich:

      • Welche 2-3 persönlichen Dinge will ich auch während der Anfangszeit sicherstellen?

      Ein Beispiel für die Prioritäten der ersten vier Wochen eines Bereichsleiters:

      1. Einzelgespräche mit allen Abteilungsleitern meines Bereichs
      2. Organisation eines regelmäßigen Termins mit meinem direkten Vorgesetzten
      3. Gespräche mit den fünf wichtigsten Geschäftspartnern
      4. Besuch der Produktion
      5. Gespräche mit den fünf wichtigsten Kunden
      6. Jedes Wochenende Zeit mit meiner Familie verbringen (und nicht durcharbeiten)
      7. Mindestens zweimal wöchentlich 45 Minuten Sport machen

      10. Steht Ihre Antrittsrede schon?

      Eine Antrittsrede? Werde ich Bundespräsident, oder was?“

      Falls Ihnen ein solcher Gedanke durch den Kopf ging, dann kann ich das verstehen.

      Doch ganz egal, in welcher modernen Zeit wir uns befinden:

      Ihre Mitarbeiter möchten möglichst schnell wissen, mit wem sie es zu tun bekommen und was ihre neue Führungskraft vorhat.

      Und das vermitteln Sie am besten mit einer „Antrittsrede“.

      Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit einer Checkliste für die perfekte Antrittsrede habe ich hier für Sie vorbereitet: Neu als Führungskraft – So wird die „Antrittsrede“ zum Erfolg (Tag 1 der ersten 100 Tage als Führungskraft)

      11. Was ist das Schlimmste, das passieren könnte?

      Wenn Sie nun an die ersten Tage Ihrer Führungstätigkeit denken, dann gehen Sie dieser hoffentlich mit einer großen Vorfreude entgegen.

      Es wird vielleicht Situationen oder Fragestellungen geben, die Sie überraschen oder gar aus dem Konzept bringen.

      Momente, in denen Sie nicht sicher wissen, ob es richtig ist, was Sie machen.

      Fragen Sie sich dann:

      Was ist das Schlimmste, das passieren könnte?

      Diese Frage gehört zu den wirkungsvollsten Fragen professioneller Coaches und hilft dabei, mögliche Blockaden im Kopf zu identifizieren und zu lösen.

      Falls es etwas wirklich Schlimmes gibt, das passieren kann: Dann legen Sie fest, wie Sie das Risiko vermindern können und wie Sie damit umgehen werden, falls dieser Worst-Case eintritt.

      Fazit: Vorbereitung auf die ersten 30 Tage (der ersten 100 Tage als Führungskraft)

      Mit dieser Checkliste können Sie sich so gut auf Ihre neue Führungsaufgabe vorbereiten, dass Sie souverän, motiviert und authentisch sofort durchstarten können.

      Ein neues Kapitel in Ihrem Karriere- und Arbeits-Tagebuch beginnt. Die Seiten sind unbeschrieben. Freuen Sie sich darauf, diese zu füllen.

      Denn…

      Jedem Anfang wohnt ein Zauber inne“

      Checklisten für die neue Führungsaufgabe zum Download

      Die beiden Checklisten haben den identischen Inhalt.

      Die „Kompaktversion“ bietet Ihnen „nur“ die Fragen, um Sie auf Ihre neue Führungsaufgabe vorzubereiten.

      Die ausführliche Version bietet Ihnen sowohl die Fragen als auch Antwortfelder – falls Sie das Dokument ausdrucken und dann ausfüllen möchten.

      Kompaktversion als PDF

      Checkliste für neue Führungsaufgabe - Kompaktversion

      PDF mit Antwortfeldern

      Checkliste für neue Führungsaufgabe - mit Antwortfeldern

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