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      Herausforderung der Führung auf Distanz [für Führungskräfte und Mitarbeiter]

      Herausforderungen bei der Führung auf Distanz

      Führung auf Distanz bietet uns große Chancen bei der Zusammenarbeit, hinsichtlich der Flexibilität und vor allem auch bei der Rekrutierung von Experten, die tausende von Kilometern entfernt leben und – ohne virtuelle Zusammenarbeit – niemals in unser Team kommen könnten.

      ​Mit dem Thema der Führung auf Distanz haben wir uns bereits in folgenden Artikeln beschäftigt:

      In diesem Artikel betrachten wir gezielt 5 Herausforderungen der Führung auf Distanz. Denn natürlich ist nicht alles Gold was glänzt und die Zusammenarbeit im virtuellen Team ist nicht die einzige Art der Zusammenarbeit der Zukunft.

      5 Herausforderungen der Führung auf Distanz:

      1. Erzwungenes Homeoffice beeinträchtigt Motivation
      2. Schwierigkeiten mit Selbstorganisation
      3. Unklare Aufgaben und Prioritäten
      4. Schlechte Kommunikation
      5. Mangelndes Vertrauen im virtuellen Team

      1. Erzwungenes Homeoffice beeinträchtigt Motivation

      Bei der Führung auf Distanz müssen wir als Führungskraft darauf hoffen, dass die Mitarbeiter weiterhin motiviert bei der Arbeit sind. Angesichts der Tatsache, dass laut den jährlich stattfindenden Gallup-Untersuchungen ohnehin weniger als 20% aller Mitarbeiter engagiert und motiviert zur Arbeit gehen, ist diesem Aspekt noch mehr Bedeutung beizumessen.

      Noch bis Ende 2019 haben sich sehr viele Mitarbeiter gewünscht, endlich mehr im Homeoffice arbeiten zu dürfen.

      Ist die Arbeit im Homeoffice für jeden Mitarbeiter motivierend?

      Ist die Arbeit im Homeoffice für jeden Mitarbeiter motivierend?

      Jetzt haben die Mitarbeiter doch das, was sie wollen. Dank Corona-Krise ist Homeoffice zum Normalfall geworden, also sollten alle Mitarbeiter dadurch einen Motivationsschub erleben“, könnten wir als Führungskraft denken.

      Doch dem ist leider nicht so.

      Die Herausforderung der Führung auf Distanz ist, dass die Motivation der Mitarbeiter im Homeoffice entscheidend davon abhängt, warum sie im Homeoffice sind und ob sie ein Mitspracherecht hatten.

      18% der Mitarbeiter, die gezwungen waren/wurden, im Homeoffice zu arbeiten, waren motiviert bei der Arbeit.

      Das ist nicht sehr viel. Aber…

      32% der Mitarbeiter, die selbst entschieden haben, dass sie im Homeoffice arbeiten wollen, waren motiviert bei der Arbeit.

      Das ist mehr als ein signifikanter Unterschied. Das sind Welten!

      Mehr zu dieser Studie finden Sie hier: https://hbr.org/2020/04/how-to-keep-your-team-motivated-remotely

      Deswegen müssen wir bei der Führung auf Distanz darauf achten, nicht alle Mitarbeiter über einen Kamm zu scheren und alle ins Homeoffice zu verdammen. Vor allem dann nicht, wenn Corona vorbei und die Option zur Arbeit im Büro wieder gegeben ist.

      Wir müssen sowohl als Unternehmen und Führungskraft, aber auch als Team wesentlich flexibler und offener hinsichtlich der verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenarbeit werden. Und diese immer dem Zweck und der Situation anpassen.

      2. Schwierigkeiten mit Selbstorganisation

      Die nächste Herausforderung der Führung auf Distanz liegt bei Mitarbeitern, die sich schlecht selbst organisieren können.

      Ob Mitarbeiter alleine im Homeoffice, in einem Shared Workspace oder ohne Teamanbindung an einem anderen Bürostandort arbeiten – manche Mitarbeiter kommen einfach nicht damit zurecht, wenn sie den ganzen Tag selbst organisieren müssen und komplett alleine sind.

      Hat man ein Team um sich, dann spürt man (hoffentlich) die positive Energie der Kollegen, die einen mitziehen, wenn man einmal einen Durchhänger hat.

      Im Büro fragt der Kollege, der auf unsere Arbeit wartet, beim zufälligen Treffen auf dem Gang oder in der Kaffeeküche, ob wir den Termin einhalten.

      Und solche kleinen „Nudges“ (Anstupser) helfen vielen Mitarbeitern, sich selbst zu organisieren. Die gibt es aber digital nicht.

      Das kurze Gespräch mit Kollegen hilft vielen Mitarbeitern um sich selbst besser zu organisieren

      Das kurze Gespräch mit Kollegen hilft vielen Mitarbeitern, sich selbst besser zu organisieren

      Deswegen müssen wir als Führungskraft anhand der Arbeitsergebnisse der virtuell arbeitenden Mitarbeiter beobachten, ob diese weiterhin produktiv sind oder vielleicht mit ihrer Selbstorganisation ein Problem haben. Manche sagen das auch ganz offen, andere schämen sich und sehen darin eine persönliche Schwäche.

      Durch Dailys und regelmäßige Abstimmung über Arbeitsfortschritte können wir diesen Mitarbeitern teilweise helfen. Doch für manche Mitarbeiter ist die Herausforderung der Selbstorganisation bei der virtuellen Zusammenarbeit so groß, dass sie im Homeoffice niemals so produktiv sein werden wie im Büro.

      Es gibt einen Grund, warum sich so viele Freiberufler einen Schreibtisch in einem Shared Office bzw. Coworking-Space mieten! Weil sie dann „bei der Arbeit“ sind und sich, durch den Umgang mit anderen, besser disziplinieren und organisieren können.

      Ich empfehle Unternehmen, die die Anwesenheitspflicht im Büro aufgehoben haben, ihren Mitarbeitern die Option zu geben, sich einen Schreibtisch in einem Shared Office oder einem Coworking Space anzumieten. Vielleicht auch nur temporär, wenn sie bestimmte Aufgaben bearbeiten wollen.

      Ich hatte früher selbst einen Vertrag beim Büroanbieter Regus, bei dem ich einmal wöchentlich ein Büro nutzte, um dort ganz gezielt einen Tag lang für einen ganz bestimmten Kunden zu arbeiten. Dieser Kunde hatte mich nämlich für 4 Tage pro Monat beauftragt und so war es für mich sehr leicht, diesen Vertrag zu erfüllen: Immer, wenn ich in diesem Büro war, habe ich nur für diesen Kunden gearbeitet – und wenn ich in meinem Homeoffice war, dann standen andere Kunden im Fokus.

      3. Unklare Aufgaben & Prioritäten

      Was die Führung auf Distanz ebenfalls herausfordernd macht, ist die Notwendigkeit, dass allen Mitarbeitern sowohl die Aufgaben als auch deren Prioritäten klar sind.

      Diese Herausforderung besteht natürlich auch dann, wenn sich das Team jeden Tag im Büro sieht.

      Doch im virtuellen Team steigert sich diese Problematik, weil es viel schneller passieren kann, dass Mitarbeiter über mehrere Tage an einer Aufgabe „versumpfen“ oder an etwas arbeiten, was aktuell keine Priorität hat.

      Je größer das Team, desto schneller kann eine Führungskraft auch übersehen, dass Mitarbeiter auf Rückmeldung oder neue Aufgaben warten. Im Büro fällt das wesentlich schneller auf.

      Digitale Aufgabenplanung stellt die richtigen Prioritäten für verteilte Teams sicher

      Digitale Aufgabenplanung macht die Aufgaben und Prioritäten für verteilte Teams transparent

      Deswegen sind digitale Arbeitsmittel, wie beispielsweise Kanban-Boards mit Trello u.ä., zur Verwaltung von Aufgaben, zum Beobachten des Arbeitsfortschritts und zur Transparenz bezüglich Prioritäten für virtuelle Teams Pflicht.

      Ohne die Transparenz über Aufgaben und Prioritäten wird die Führung auf Distanz sehr mühsam – und in den meisten Fällen scheitern (oder zumindest sehr viel Frust erzeugen).

      4. Schlechte Kommunikation

      Die Führung auf Distanz wirkt wie ein Vergrößerungsglas: Dinge, die in einem Team bereits sehr gut gelaufen sind, können durch die virtuelle Zusammenarbeit noch besser werden.

      Dinge, die bislang schon schlecht funktionieren, werden vermutlich in einem Desaster enden.

      Allerdings erkennt so manche Führungskraft erst aufgrund der Führung auf Distanz, dass sie bislang sub-optimal kommuniziert hat – und nutzt diese Erkenntnis, um die eigene Kommunikation im und mit dem Team deutlich zu verbessern.

      Schlechte Kommunikation im virtuellen Team führt unweigerlich zu

      • Frust,
      • Demotivation,
      • Produktivitätsverlusten und
      • senkt die Bindung von Mitarbeitern an das Unternehmen.

      Natürlich gibt es Mitarbeiter, die sind froh, endlich mehr Zeit zum konzentrierten Arbeiten zu haben. Die schätzen es, wenn weniger kommuniziert wird. Das ist ok.

      Es ist jedoch entscheidend, dass die Kommunikation im virtuellen Team besonders gut und effektiv sein muss. Jegliche Unklarheit wirkt sich noch kritischer aus. Das liegt beispielsweise daran, dass sich Teammitglieder während des virtuellen Teammeetings nicht mehr kurz untereinander flüsternd etwas fragen können, wenn sie etwas nicht verstanden haben.

      Wir müssen uns alle erst noch daran gewöhnen, uns beispielsweise in einem virtuellen Raum kreativ auszutauschen – denn bei einem Team von 8 Leuten können im „normalen“ Kreativitätsmeeting mehrere Gespräche gleichzeitig erfolgen. Virtuell geht das nur mit Aufwand und bei weitem nicht so spontan, wie im face-to-face-Meeting.

      Wobei das gar nicht so schlecht sein muss.

      Folgendes Video untersucht die Effektivität von Brainstorming-Methoden und zeigt ganz deutlich, dass eine clever genutzte virtuelle Zusammenarbeit das Brainstorming-Ergebnis dramatisch verbessert.

      5. Mangelndes Vertrauen im virtuellen Team

      Die allergrößte Herausforderung der Führung auf Distanz ist die zwingende Notwendigkeit eines sehr großen Vertrauens.

      Dabei geht es um

      • das Vertrauen der Führungskraft zu den Mitarbeitern
      • das Vertrauen der Mitarbeiter zur Führungskraft sowie
      • das Vertrauen der Mitarbeiter untereinander.

      Natürlich müssen wir uns auch im „normalen“ Team vertrauen.

      Aber dort sehen und begegnen wir uns persönlich. Damit sich Vertrauen entwickelt, sind wir nach wie vor zu einem großen Teil darauf angewiesen, jemanden persönlich zu treffen.

      Bereits etablierte Teams, die sich in ein virtuelles Team verwandeln oder zukünftig verstärkt (auch) virtuell zusammenarbeiten, sind im Vorteil.

      Aber Achtung: Falls sich ein Team bereits im normalen Leben nicht vertraut, dann wird die virtuelle Zusammenarbeit ziemlich sicher scheitern. Denn das Vertrauen wird nicht dadurch besser, dass man sich nicht mehr sieht.

      Das Vertrauen ist aber zwingend notwendig, um beispielsweise zu wissen

      • dass alle Kollegen konzentriert an ihren Aufgaben sitzen und man sich darauf verlassen kann, die zugesagten Ergebnisse geliefert zu bekommen
      • dass man sich umgehend informiert, falls Schwierigkeiten auftreten
      • dass einem die Führungskraft glaubt, dass man konzentriert arbeitet und nicht auf der Couch Netflix schaut
      • dass Mitarbeiter, die in Kurzarbeit sind, tatsächlich die zulässige Anzahl an Arbeitsstunden erbringen (aber auch nicht mehr)

      Führungskräfte müssen deswegen noch viel stärker darauf achten, durch ihre Worte und Taten zu zeigen, dass sie ihren Mitarbeitern vertrauen.

      Sie müssen aber auch eingreifen und dann, im wahrsten Sinne des Wortes, auf Distanz führen, wenn sich Mitarbeiter untereinander misstrauen oder ihr Vertrauen missbraucht wird.

      Da die virtuelle Kommunikation jedoch ebenfalls schwieriger ist, kann sich ganz langsam ein Vertrauensverlust einschleichen, ohne dass dies erkennbar wird. Wenn die Führungskraft es jedoch merkt, wird die Herausforderung umso größer, das Vertrauen gemeinsam mit dem Team wieder aufzubauen.

      Die Gegenmittel?

      Regelmäßige offene Gespräche, Dailys, transparente Aufgabenlisten, aber auch der lockere Umgang miteinander – ob in der virtuellen oder realen Kaffeeküche – sind wichtige Bausteine für ein virtuelles Team, das sich vertraut.

      In folgendem Video zeige ich Ihnen eine Studie zur Bedeutung des Vertrauens für ein erfolgreiches Team:

      Fazit Herausforderungen der Führung auf Distanz

      Insgesamt sehen wir, dass die Führung auf Distanz ihre ganz eigenen, zusätzlichen Herausforderungen mit sich bringt. Doch wenn man sie kennt und berücksichtigt, kann insbesondere eine flexible Anpassung der Arbeitsformen von der starren Anwesenheitspflicht hin zur variablen Arbeit – mal im Homeoffice, mal remote, mal im Büro – enorme Kreativitäts- und Motivationsschübe entfachen.

      Weitere Anregungen zur Führung auf Distanz finden Sie in diesen Artikeln:

      Führen auf Distanz – Online-Training

      Das Online-Training zu virtuellen Teams behandelt alle wichtigen Themen zur Arbeit in und Führung von virtuellen Teams. Von der Kommunikation, über Transparenz und Mitarbeitergespräche, bis hin zu effektiven Meetings und Kritikgesprächen. In 40 abwechslungsreichen Video-Clips.

      Lesen Sie weiter…

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