7 Wege, um in virtuellen Teams den Überblick zu behalten

Wie behält man in einem virtuellen Team eigentlich den Überblick? Über die Aufgaben, den Aufgabenfortschritt oder Fertigstellung, aber auch über Fachwissen oder Ideen anderer Teammitglieder?

Die nachfolgenden 7 Tipps sorgen dafür, dass alle in Ihrem virtuellen Team den Überblick haben und behalten.

1. “Working out Loud“ mittels Kollaborationsplattformen für virtuelle Teams

Working out Loud ist eine Form der Zusammenarbeit, die das gegenseitige Lernen in kleinen Gruppen (Netzwerken)  fördert.

Ziel ist es, dass man in dieser virtuellen Gruppe über einen definierten Zeitraum hinweg voneinander lernt.

Dazu trifft man sich beispielsweise einmal wöchentlich, um ein gemeinsam festgelegtes Thema zu behandeln.

Wobei, insbesondere am Anfang, nicht das sofortige Lösen einer Aufgabe im Fokus steht. Sondern das Einbringen unterschiedlicher Ideen, Erfahrungen, Herangehensweisen.

Und so lernen die Teilnehmer der Gruppe voneinander.

Diese Idee läßt sich für virtuelle Teams übernehmen und abwandeln:

1. Wir nutzen eine Kollaborationsplattform wie beispielsweise MS Teams und richten dort entsprechende Gruppenchats zu bestimmten Themen ein.
2. Dann entscheiden wir, wer in der Gruppe dabei sein soll. Die Teilnahme sollte freiwillig sein.
3. Gut ist es, wenn auch „fachfremde“ Personen und virtuelle Teammitglieder eingeladen werden, die gar nicht an einer Aufgabe mitarbeiten, aber über Wissen oder Fähigkeiten verfügen, die einen Mehrwert bringen.
4. Es ist hilfreich, wenn wir klar festlegen, dass diese Chats nicht zeitkritisch sein dürfen. Dann verhindern wir nämlich eine zeitliche und mentale Überlastung der Gruppenmitglieder. Besser ist es, wenn wir beispielsweise vereinbaren, dass jeder Teilnehmer an dieser virtuellen Working out Loud Gruppe alle 1-2 Tage in den Chat schaut und ggf. seinen Input liefert.

Diese virtuelle Gruppe zu einem Thema wird irgendwann entweder keinen weiteren Diskussionsbedarf mehr haben, oder aber diverse neue Themen entdecken.

Im ersten Fall beendet man die virtuelle Diskussionsrunde, im zweiten Fall nimmt man die Themen entweder in einen virtuellen Ideen- oder Themenspeicher, oder man entscheidet sich, den eigenen Fokus auf neue Themen zu verlagern.

In jedem Fall bietet eine virtuelle Working out Loud Zusammenarbeit virtuellen Teams die Chance, mehr voneinander zu lernen und dadurch auch einen besseren Überblick über Fähigkeiten der Teammitglieder zu erlangen.

Wie man eine solche Gruppe in MS Teams anlegt, sehen wir hier:

In diesem Video beschreibt Katharina Krentz, Robert Bosch GmbH, wie dort eine Working out Loud Initiative gestartet wurde, die als Ziel hat, voneinander zu lernen:

2. „Extreme Working“ (aus: Extreme Programmierung) für besseres Verständnis im virtuellen Team

In der Software-Entwicklung gibt es eine Methode namens „Extreme Programmierung/extreme programing/XP“.

Dabei geht es nicht um besonders schwierige oder besonders kritische Programmieraufgaben.

Die Idee der extremen Programmierung besteht darin, dass zwei Entwickler gemeinsam an einer Aufgabe arbeiten.

Gemeinsam bedeutet in diesem Fall, dass zwei Programmierer nebeneinander sitzend an einer Aufgabe arbeiten. Einer programmiert, der andere sieht dabei zu und macht auf Fehler aufmerksam, bringt zusätzliche Ideen mit ein oder bestätigt den aktiv programmierenden darin, den gewählten Weg weiterzugehen.

„Zwei Leute, die an einer Aufgabe arbeiten und einer davon sieht einfach nur zu? Das ist ja eine Zeitverschwendung der Extraklasse“ mögen manche denken.

Klingt tatsächlich so.

Ist es aber nicht. Wenn man es richtig macht.

Natürlich nutzt man extreme Programmierung nicht für ganz einfache Aufgaben, sondern für neue, innovative, komplexe Probleme. Deren Lösung ist sehr oft vom Testen unterschiedlichster Herangehensweisen geprägt, bei denen in der Programmierung auch Fehler gemacht werden. Und diese Fehler werden durch diese Methode nicht erst Stunden oder Tage später entdeckt, sondern meistens sofort – durch den zweiten Entwickler.

Was bringt uns das in virtuellen Teams?

Bei der Arbeit an komplexen oder anspruchsvollen Aufgaben ist es in einem virtuellen Team und durch moderne digitale Werkzeuge sehr einfach, zwei Teammitglieder „zusammenzuschalten“.

Soll jemand beispielsweise ein Konzept für eine Vorstandspräsentation aufbereiten und vereinfachen, dann kann diese Aufgabe Tage dauern.

Ein Ansatz wäre es, wenn dieser Mitarbeiter beispielsweise 1-2x täglich mit einem anderen Teammitglied für 30 Minuten eine virtuelle Session durchführt. Dabei bearbeitet er dann ein besonders anspruchsvolles Thema des Konzepts und bereitet es auf. Der Co-Creator schaut zu, stellt Fragen oder macht seine Anmerkungen.

Sie können sich sicher sein, dass am Ende ein wesentlich überzeugenderes Ergebnis dabei herauskommt – in kürzerer Zeit.

3. “Definition of Done” zur Qualitätssteigerung virtueller Teams

In der SCRUM-Projektmanagementmethode gibt es die sogenannte „Definition of Done“.

Es wird ganz klar festgelegt, anhand welcher Kriterien die Teammitglieder erkennen können, wann eine Aufgabe tatsächlich fertiggestellt ist.

Denn oft geht der Überblick in virtuellen Teams deswegen verloren (oder es entsteht Frust),

• weil man entweder von Kollegen etwas ganz anderes erwartet hat und mit deren Arbeitsergebnissen nicht wie geplant weiterarbeiten kann
• oder Mitarbeiter viel mehr Zeit in eine Aufgabe investieren als ursprünglich geplant, weil sie viel mehr machen, als nötig

Sorgen wir jedoch dafür, dass bei jeder Aufgabe die Kriterien ganz klar definiert sind, anhand derer entschieden werden kann, ob sie “fertig” ist, dann verhindern wir unnötige Mehrarbeit und ermöglichen es, einen verlässlichen Überblick über den Arbeitsfortschritt zu gewinnen. Denn der mangelnde Überblick darüber, wie weit einzelne Mitglieder eines virtuellen Teams mit ihren Aufgaben sind, ist eine der größten Schwierigkeiten virtueller Teams.

Diese Schwierigkeiten steigen, je stärker Teammitglieder auf die Ergebnisse des restlichen virtuellen Teams angewiesen sind.

4. Virtuelle Kaffeeküche zum informellen Austausch virtueller Teams

Das gemeinsame Plaudern in der Kaffeeküche, beim Mittagessen, auf dem Flur fällt in virtuellen Teams weg.

Auch wenn die Kaffeeküche nicht zum inoffiziellen Projektbüro werden sollte, werden hier dennoch oft sehr wichtige Infos ausgetauscht.

Auch die Frage „kennst Du jemand, der mir bei Thema xy weiterhelfen kann“ wird in der Kaffeeküche kurz beantwortet und kann einen großen Effekt haben.

Deswegen sollten virtuelle Teams unbedingt auch virtuelle soziale Kontaktmöglichkeiten schaffen. Und diese dürfen nicht nur als Chat verlaufen, sondern es muss als Videotelefonat mittels Zoom, MS Teams, etc. erfolgen.

Auch wenn virtuelle Kaffeeküchen die klassischen Besprechungen und Dailys nicht ersetzen dürfen, dienen sie dem Zusammenhalt im Team.

Und ein Team, das zusammenhält, vertraut sich mehr.

Ein Team, das sich vertraut, gibt auch ehrliche Rückmeldungen zu Arbeitsfortschritt, Problemen und Erfolgen.

Was wiederum dazu führt, dass man gemeinsam einen besseren Überblick im Team erhält – und sich dadurch auch virtuell viel besser zur Seite stehen und helfen kann.

Denn das zeichnet ein exzellentes Team aus!

5. Vision Board, um virtuellen Teams Überblick über das große Ganze zu geben

Insbesondere bei sehr großen Aufgaben und Projekten geht leicht der Blick dafür verloren, warum man das alles macht.

Bei der Zielsetzung für persönliche Ziele ist das Vision Board eines der bekanntesten und effektivsten Methoden, um auch persönlich immer den Blick auf das große Ganze zu haben.

Wie wäre es mit einem Vision Board für Ihr Team?

Das kann für ein virtuelles Projektteam genauso wie für ein virtuelles Vertriebsteam, ein virtuelles Finanzteam ebenso wie für ein virtuelles Entwicklerteam funktionieren.

In diesem Video sehen Sie ein wunderbares Beispiel, wie in 10 Minuten ein inspierierendes und langfristig motivierendes Vision Board entstehen kann.

Genießen Sie die 10 Minuten:

Auf das Vision Board kommen visuelle Darstellungen des gewünschten und angestrebten Ergebnisses und des Nutzens des Ergebnisses.

Bei einem virtuellen Entwicklerteam wäre es nicht die fertige Software, sondern eine Visualisierung für das, was mit der Software gemacht wird.

Bei einem Vertriebsteam wären es nicht die erreichten Umsatzzahlen, sondern der Nutzen, den x neue Kunden haben, weil sie sich für unser Angebot oder unsere Dienstleistung entschieden haben.

Bei einem Finanzteam wäre es nicht das Erreichen bestimmter KPIs, sondern die positive Berichterstattung in der Presse oder dass man bei Banken mit offenen Armen empfangen wird.

Ich denke, Sie merken, worauf ich hinauswill.

Ein solches Vision Board für ein virtuelles Team sollte auch immer präsent sein.

Ich würde es als Hintergrundbild bei Präsentationen, als „Pausenbild“ beim Einwählen in eine Videokonferenz, als Hintergrund des virtuellen Whiteboards, etc. ständig in den Fokus rücken.

Und damit den Überblick im virtuellen Team fördern, damit man immer die wirklichen Ziele und das warum vor Augen hat.

6. Daily – für aktuellen Überblick im virtuellen Team

Natürlich kann ich diesen Überblick nicht ohne Hinweis auf Dailys erstellen.

Die täglichen, kurzen, fokussierten Videotelefonate im virtuellen Team sorgen für einen exzellenten Überblick über Fortschritt und Herausforderungen.

Dabei ist ein Daily zwar kein Schweizer Messer der Besprechungskultur virtueller Teams. Aber fast 🙂

Wie bei jeder Methode ist das Prinzip des Daily an den eigenen Bedarf im Team anzupassen.

Wie Sie Dailys effektiv nutzen, habe ich in diesem Artikel ausführlich beschrieben: Was ist ein Daily – Allzweckwaffe oder Hype

7. Kanban-Board für Aufgaben-Überblick im Team

Sehr viele Teams nutzen ohnehin ToDo– oder Offene Posten-Listen, um den Arbeitsfortschritt und Aufgaben zu dokumentieren.

Ein Werkzeug von 1947 (ja tatsächlich) aus der Automobil-Herstellung erfreut sich dabei größter Beliebtheit. Das Kanban-Board.

Was damals noch mit Karten und Plakatwänden gemacht wurde, finden wir heute in der digitalisierten Welt als ansprechende, flexible und rund um die Uhr weltweit nutzbare Kanban-Plattformen im Netz.

Dabei ist der Name Kanban nicht wichtig.

Überblick im virtuellen Team mittels Kanban-Board (im diesem Beispiel mit Trello erstellt)

Entscheidend ist die Idee:

Jede Aufgabe wird auf eine virtuelle „Karte“ geschrieben.

Im besten Fall wird die Aufgabe mit einem erwarteten Aufwand abgeschätzt und, je nach Aufgabe, einem Fertigstellungstermin versehen.

Jede Karte hat einen Bearbeitungsstatus – je nachdem, in welchem Arbeitsschritt diese sich befindet.

• Vom „Backlog“ – der Sammlung aller noch nicht in Bearbeitung befindlichen Aufgaben, geht eine Aufgabe meist in ein
• „Zu erledigen“ – wo sie von einer oder mehreren Personen des virtuellen Teams übernommen wird und in
• „In Arbeit“ wandert. Damit weiß jeder, woran die Kollegen gerade arbeiten. Ist sie erledigt, wandert sie eventuell in einen Qualitätssicherungsschritt (der bei manchen Aufgaben jedoch nicht nötig ist) namens
• „Zu Prüfen“ – wo sie dann geprüft wird und dann ist sie endlich
• „Erledigt“

Die Definition dieser Stati kann und sollte auf den Arbeitsalltag des virtuellen Teams angepasst werden.

Ich nutze bei der Zusammenarbeit mit meiner virtuellen Assistentin beispielsweise eine Spalte „regelmäßige Tasks“. Dort stehen einmal monatlich zu bearbeitende Aufgaben, wie das Aktualisieren einer Auswertung. Sie nimmt dann diese Aufgabe, bearbeitet sie und schiebt sie in die „Erledigt“ Spalte. Ich sehe mir die Ergebnisse an und schiebe die „Karte“ zurück in „regelmäßige Tasks“. Damit weiß sie, dass ich mir das Ergebnis angesehen habe und hat die Erinnerung für den nächsten Monat wieder in der entsprechenden Spalte.

Digitale Plattformen für Kanban Boards sind unter anderem Trello und Zenkit.

Fazit

Sie werden nicht jede der angeführten Möglichkeiten, den Überblick im virtuellen Team zu steigern, anwenden können. Es kommt ganz darauf an, woran das Team arbeitet und wie stark die Aufgaben ineinandergreifen.

Aber ich hoffe, dass Sie mindestens 2 Anregungen mitnehmen und in Ihrem virtuellen Team umsetzen können.

Welche Methode gefällt Ihnen am besten?

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