In 5 Schritten zum motivierten virtuellen Team

Bevorzugen Sie Individualsportarten wie Tennis oder Laufen, oder sind Sie eher der Teamsportler, der mit seinen Fußballkameraden oder Hockeykollegen gemeinsam Spiele gewinnen will? Die Motivation für eine Sportart kommt nicht nur aus dem Sport selbst, sondern auch aus der Interaktion mit anderen. 

Und genauso ist es mit der Arbeit in Teams. Was uns zur Frage führt, wie man für eine gute Motivation in einem virtuellen Team sorgt.

Sie denken

„Warum steht hier nichts davon, dass Mitarbeiter die richtigen Aufgaben haben müssen, man Mitarbeiter weiterentwickeln soll und dass gute Bezahlung motivierend ist?“

Ganz einfach: Weil das ganz grundlegende Elemente zur Motivation bei der Arbeit sind, die ich in anderen Artikeln behandle (beispielsweise: Mythos Mitarbeiter-Motivation und Mitarbeitermotivation – ohne Selbstdisziplin unmöglich ).

Dieser Artikel beschäftigt sich mit den Besonderheiten virtueller Teams, um motiviert zusammenarbeiten zu können.

Damit Sie ein motiviertes virtuelles Team um sich haben, sehen wir uns nun 5 konkrete Schritte an.

Schritt 1: Demotivationsfaktoren eliminieren = Basis für ein motiviertes virtuelles Team

Stellen Sie sich vor, Sie sind begeisterter Läufer, sind optimal trainiert, haben die richtigen Schuhe und sind voller Motivation, Ihren nächsten Halbmarathon in Bestzeit zu absolvieren.

Dann gibt Ihnen Ihr Coach eine 20 kg schwere Gewichtsweste und sagt, „komm, lauf mal damit, das macht Dich zwar nicht schneller, aber stärker“.

Sind Sie dann noch motiviert?

Laufen mit Zusatzgewicht motiviert nicht

Ganz sicher nicht!

Ob wir in einem virtuellen Team, einem klassischen Team im Büro oder alleine arbeiten: 

Auch wenn wir vollkommen von unserer Arbeit überzeugt und motiviert sind, so wird unsere Motivation früher oder später massiv darunter leiden, wenn wir ständig unnötig Steine in den Weg gelegt bekommen.

Die 11 wichtigsten Demotivations-Faktoren für Mitarbeiter habe ich ausführlich hier beschrieben: Wie kann ich meine Mitarbeiter motivieren?

Daher wiederhole ich diese 11 Faktoren nicht nochmals.

Was in virtuellen Teams hinzukommt, ist die (noch) größere Bedeutung einer funktionierenden Infrastruktur. Schlecht funktionierende IT-Systeme, mangelhafte Internet-Verbindungen, veraltete Notebooks sind ein Demotivationsfaktor, der beseitigt werden muss. Punkt.

Bevor Sie die nächsten 4 Schritte zur Motivation Ihres virtuellen Teams in Angriff nehmen:

Eliminieren Sie so viele Demotivationsfaktoren wie möglich! 

Denn selbst wenn Ihnen Ihr Lauf-Coach „zur Motivation“ zusätzlich zur 20 kg Gewichtsweste die allerneuesten und 15 Gramm leichteren Laufschuhe schenken würde – schneller werden Sie dadurch auch nicht! 

Also: Zuerst die unnötigen Gewichte ablegen, dann alle anderen Faktoren verbessern.

Falls Sie an wissenschaftlichen Studien zur Motivation virtueller Teams interessiert sind:

Eine Studienarbeit der Universität Hamburg des Studiengangs HR Management/Personalpolitik beschäftigte sich im August 2019 mit der Frage der Motivation virtueller Teams. Die Studie kann hier abgerufen werden: „Einflussfaktoren auf die Motivation virtueller Teammitglieder“

Schritt 2: Optimale Balance zwischen Flexibilität und Strukturen in der virtuellen Zusammenarbeit

In unserer Umfrage zu virtuellen Teams sagte jeder vierte Mitarbeiter, dass er die Flexibilität dieser Zusammenarbeit sehr schätzt. 40% sind davon überzeugt, dass sie im Homeoffice konzentrierter arbeiten dürfen.

Andererseits haben Teammitglieder und vor allem Führungskräfte oft die Sorge, dass sie nicht genug von den anderen mitbekommen. Oder dass sie tagsüber manche Mitarbeiter nicht erreichen, weil diese im Homeoffice nicht ans Telefon gehen.

Also wird gegengesteuert und festgelegt, dass jeder zu den Kernarbeitszeiten erreichbar sein muss.

Doch damit zerstören wir die großen Chancen und einen der größten Motivationsfaktoren der virtuellen und flexiblen Zusammenarbeit.

Hand auf’s Herz: Haben Sie im „normalen“ Büroalltag immer und jederzeit Zugriff auf die Kollegen, von denen Sie gerade etwas benötigen?

Von manchen vielleicht schon, von vielen anderen aber vermutlich nicht. Weil diese im Büroalltag meistens „im Meeting“ sind.

Das Problem der Erreichbarkeit haben wir schon immer!

Es wird in virtuellen Teams nur „sichtbarer“ – weil wir den anderen nicht mehr sehen 🙂

Das ist demotivierend.

Und wir müssen es lösen.

Am besten, indem wir die motivierenden Faktoren der flexiblen Arbeit mit wenigen, für das individuelle Team sinnvollen Erreichbarkeits-Regeln ergänzen.

Die Empfehlung: 

• Nutzen Sie einen öffentlichen Kalender im Team, in dem jeder seine Erreichbarkeit einträgt und aktuell hält
• Legen Sie eine „Mindesterreichbarkeit“ fest, z.B. jeder muss jeden Tag zwischen 9 und 18 Uhr mindestens 2x für mindestens 30 Minuten erreichbar sein
• Wenn Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten, dann öffnen Sie diesen Kalender auch für andere – oder lassen Sie andere Teams zumindest wissen, wie man Ihr Team und einzelne Personen am besten erreicht

Dadurch sichern Sie die motivierende Wirkung der Flexibilität in der virtuellen Zusammenarbeit und verhindern die meisten Demotivationssituationen, die ansonsten aufgrund fehlender Erreichbarkeit entstehen könnten.

Und wenn Sie sagen, 

„ja, das klappt ja für die meisten, aber es gibt da zwei ganz besondere Typen“, 

dann sage ich: 

„haben Sie mit den beiden nicht sowieso immer Probleme?“

Solche Abweichler können und müssen vor allem durch die Führungskräfte „eingefangen“ werden. Unabhängig davon, ob in einem virtuellen Team oder nicht.

Schritt 3: Vertrauen im virtuellen Team fördern, statt die Motivation durch Über-Kommunikation zu torpedieren

Wenn Sie meine Artikel lesen oder mein Online-Training zur Führung virtueller Teams (mehr dazu hier) besuchen, werden Sie von mir wissen, was ich zur Kommunikation in virtuellen Teams empfehle:

• Einmal wöchentlich ein Team-Meeting per Videokonferenz 
• Jeden Morgen ein 15-minütiges Daily mit dem gesamten Team

Darüber hinaus empfehle ich Führungskräften, alle 1-2 Tage mit jedem Mitarbeiter eines virtuellen Teams ein kurzes Telefonat zu führen. So, wie ich dies ohnehin jeder Führungskraft empfehle – egal wie das Team organisatorisch aufgebaut ist.

Aber diese Empfehlung ist nicht absolut!

Auch wenn viele virtuelle Meetings fokussierter, konzentrierter und meist auch kürzer sind, so kann eine zu hohe Anzahl an Meetings die Effektivität der Arbeit und damit auch die Motivation drastisch reduzieren.

Ein Daily macht dann jeden Tag Sinn, wenn jeden Tag vieles passiert und wenn eine hohe Abhängigkeit der Teammitglieder voneinander besteht.

Macht ein Team jedoch 

• überwiegend Routineaufgaben, 
• gibt es wenige Abhängigkeiten untereinander oder
• sind die individuell bearbeiteten Aufgaben so groß, dass man an einem Tag nur wenig Fortschritt erkennen kann,

dann muss man nicht jeden Tag im Team telefonieren.

Dann reicht möglicherweise jede Woche ein Team-Meeting und ein weiteres kurzes Update.

Sind die Teammitglieder eher eine Gruppe von Einzelkämpfern (im Sinne von: sie arbeiten voneinander unabhängig), dann kann sogar ein 14-tägiges Team-Meeting ausreichend sein.

Haben Mitarbeiter 25 Jahre Erfahrung in ihrem Job und sind seit 15 Jahren als Service-Techniker alleine in der Republik unterwegs, dann ist es nicht nötig, dass ihr Teamleiter jeden Tag mit ihnen telefoniert.

Über-Kommunikation kann demotivieren

Ja, in virtuellen Teams ist gezielte und organisierte Kommunikation noch wichtiger. Weil wir nichts mehr „auf dem Flur“ mitbekommen.

Wir dürfen aber auch nicht in das andere Extrem verfallen und dies so weit überkompensieren, dass wir die ganzen Vorteile und Motivationsfaktoren virtueller Zusammenarbeit zerstören. 

Das gilt für das Telefonieren, aber auch für alle anderen digitalen Kommunikationsmedien wie Slack und Co. 

Sowohl Teammitglieder als auch Führungskräfte sollten daher vertrauensvoll miteinander umgehen und die Kommunikationsfrequenz an das Team und die individuellen Bedürfnisse der Teammitglieder anpassen.

Manche mögen viele Gespräche, andere möchten für sich arbeiten. Finden wir den besten Kompromiss für alle, dann fördern wir auch die Motivation aller.

Am Ende zählt immer: Erreichen wir das, was wir uns vorgenommen haben?

Schritt 4: Förden Sie Eigenschaften von Mitarbeitern, die virtuelle Teams motivieren

Ein Team ist mehr als die Summe der fachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter. 

Ein fachlich durchschnittlich ausgebildetes Team, das wirklich zusammenarbeitet, Spaß hat, sich vertraut und konzentriert auf ein Ziel hinarbeitet wird langfristig erheblich mehr erreichen, als eine Gruppe (ich mag gar nicht von Team sprechen) von individuellen Mega-Experten, die nicht dazu in der Lage sind, zu kooperieren.

Hoffentlich arbeiten Sie in einem Team, das sich respektiert, auch mal Probleme anspricht und zusammenhält. Dann werden Sie beobachten, dass es einzelne Personen gibt, die nicht nur fachlichen Input liefern. 

Es gibt Personen, die das Team dadurch voranbringen, dass sie gelegentlich einen Scherz machen, zu einer gemeinsamen Aktion einladen oder auch mal auf den Tisch hauen.

Auch im virtuellen Team werden alle motivierter zusammenarbeiten, wenn es Personen gibt, die solche zusätzlichen „Rollen“ innehaben. 

Wir brauchen in einem virtuellen Team unbedingt Personen, die:

• Dafür sorgen, dass es die Möglichkeit zum sozialen, persönlichen Austausch gibt (z.B. Virtuelle Kaffeeküche) – und die niemals müde werden, diesen Austausch zu pflegen und anzupreisen (auch wenn nicht unbedingt alle mitmachen werden)
• In virtuellen Meetings auf konsequentes Arbeiten und die Einhaltung der Agenda sowie der Zeitvorgaben pochen
• Die gelegentlich eine E-Mail, eine WhatsApp oder Slack-Nachricht ins Team schicken, weil sie sich gerade Luft machen müssen, oder weil etwas extrem Tolles passiert ist, oder weil sie sich über eine positive Rückmeldung eines Kunden gefreut haben

Motivation kommt natürlich daher, dass man Ziele erreicht.

Motivation kommt aber auch durch Spaß.

Ein Beispiel eines Software-Unternehmens aus den USA, den 1904Labs:

Dort haben sich zwei Kollegen überlegt, wie sie die täglichen Telefonkonferenzen witziger machen können. Also gab es eine 1904labs Virtual Spirit Week im April.

Spaß im Team von 1904labs fördert die Motivation

Dort sollte man sich an jedem Tag der Woche gemäß einem anderen Motto kleiden und bei den virtuellen Meetings erscheinen.

• Montags ging es um das eigene Unternehmen
• Am Dienstag das Sportteam
• Am Mittwoch waren es Workout-Klamotten
• Am Donnerstag sollte man sich anziehen, wie damals an der High School
• Und am Freitag war Hawaii-Style angesagt

Das hat doch eigentlich gar nichts mit der Arbeit zu tun. 

Doch es bringt Spaß und fördert den Zusammenhalt. 

Wenn sich alle mit 90er-Klamotten lächerlich machen, dann lacht man gemeinsam. 

Das stärkt den Zusammenhalt des virtuellen Teams. Und gewinnen konnte man am Ende der Woche auch noch etwas.

Solche Aktionen kommen meist niemals aus dem gesamten Team, sondern von einzelnen Personen. Solche Leute brauchen Sie auch!

Das steht in keiner Arbeitsplatzbeschreibung. 

Doch wenn Sie im Team die richtige Zusammensetzung sowohl fachlicher als auch menschlicher Fähigkeiten haben, dann klappt es auch mit dem motivierenden Spaß-Faktor. Trotz der Distanz im virtuellen Team.

Schritt 5: Auslöser beachten – Freiwilliges virtuelles Arbeiten sorgt für 77% mehr Motivation 

In einer Studie von 2010 und 2015 wurden 9.700 Mitarbeiter befragt. Im Rahmen dieser Befragung wurden nicht nur die typischen Faktoren der Motivation abgefragt.

Diese Studie hat, als eine von wenigen, auch die „Freiwilligkeit“ bei der Arbeitsplatzauswahl untersucht. 

Mit sehr deutlichen Ergebnissen:

18 % der Mitarbeiter, die dazu gezwungen waren, vom Homeoffice/in einem virtuellen Team zu arbeiten, waren motiviert bei der Arbeit

32 % der Mitarbeiter, die selbst entschieden haben, vom Homeoffice/in einem virtuellen Team zu arbeiten, waren motiviert bei der Arbeit

Lassen wir einmal kurz außen vor, dass auch 32% motivierte Mitarbeiter ein ziemlich trauriger Wert sind, geht es hier um etwas anderes:

Mitarbeiter sind zu 77% motivierter im Homeoffice, wenn sie sich selbst dafür entscheiden!

Zu Beginn der Corona-Krise habe ich dieses Thema beleuchtet. Wenn Sie mehr über die psychologischen Auswirkungen des Zwangs zum Homeoffice erfahren möchten, empfehle ich Ihnen diesen Artikel: Erzwungenes Homeoffice für alle – Führung in der Krise 

Das bedeutet für uns konkret, dass es sehr stark davon abhängt, wie gut Mitarbeiter damit zurechtkommen, ob sie zur Arbeit im virtuellen Team gezwungen wurden (vor allem, wenn sie ins Homeoffice gedrängt wurden). Anders ist es, wenn Mitarbeiter von der klassischen Zusammenarbeit in ein virtuelles Team wechseln (eventuell sogar nur für einen Teilaspekt ihrer Arbeit oder ein Projekt), aber weiterhin eine Büroumgebung mit „lebenden“ Kollegen haben. 

Fazit: Motiviertes virtuelles Team

Dafür zu sorgen, dass ein virtuelles Team motiviert arbeiten kann, ist sehr ähnlich zu den Punkten, die auch in klassischen Teams für Motivation sorgen.

Beachten Sie dann auch noch die Besonderheiten virtueller Kooperation, machen Sie aus einer Gruppe verteilt arbeitender Individuen ein Team.

Und vergessen Sie nicht: Ein Individualsportler wird dennoch seinen Einzelsport bevorzugen – sich aber in einem tollen Team gut aufgehoben fühlen, wo er entsprechend respektiert wird. 

Wir dürfen daher niemals versuchen, Teammitglieder zu etwas zu zwingen, was ihrer Natur widerspricht. Weder den Individualsportler noch den Teamplayer.