Als Führungskraft neue Mitarbeiter einarbeiten und integrieren

Können Sie sich an Ihren ersten Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber erinnern? 

Wie wurden Sie empfangen? Als langersehnte Verstärkung oder hatten Sie das Gefühl, dass gar niemand darauf vorbereitet war, dass Sie jetzt plötzlich in der Türe stehen?

Gute Führungskräfte wissen: Die ersten Tage eines neuen Mitarbeiters, der erste Eindruck der neuen Mitarbeiterin von ihrem neuen Arbeitsplatz spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie schnell und erfolgreich neue Mitarbeiter eingearbeitet und integriert werden.

Deswegen stellen gute Führungskräfte persönlich sicher, dass die Einarbeitung perfekt organisiert ist und sie selbst in den ersten Tagen immer wieder Kontakt zum neuen Mitarbeiter haben.

Je nachdem, wie groß Ihr Team ist, spielen Sie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter eine inhaltliche Rolle oder “nur” eine organisatorische.

Als Teamleiter eines Teams mit 3 Mitarbeiterinnen werden Sie einen neuen Mitarbeiter auch persönlich (mit) einarbeiten.

Leiten Sie jedoch eine Abteilung mit 53 Mitarbeitern, dann sind Sie vor allem organisatorisch gefragt – und haben hoffentlich Mitarbeiter und einen Onboarding-Prozess, der nachfolgende Punkte sicherstellt.

Hinweis: Falls Ihre neuen Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten und auch dort starten, so gelten die nachfolgenden Punkte natürlich auch. Allerdings sieht dann beispielsweise der persönliche Empfang der neuen Mitarbeiterin anders aus. Auf diese Besonderheiten gehe ich in folgendem Artikel ein: Onboarding neuer Mitarbeiter im virtuellen/remote Team

Was hat der neue Mitarbeiter bislang gekostet?

Sorry, das muss ich jetzt noch loswerden:

Es ist unglaublich, wie nachlässig teilweise mit der Einarbeitung umgegangen wird. Teilweise kostet das Recruiting eines neuen Mitarbeiters im Endeffekt zehntausende von Euro. Die Stellenanzeigen, Gespräche mit diesem und anderen Kandidaten, Vertragsgespräche, Beschaffung eines neuen Laptops, Vorbereitung Lohnbuchhaltung, und vieles mehr – die Kosten sind enorm (und werden oft übersehen).

Aber am ersten Arbeitstag kann man es nicht organisieren, dass sich ein Mitarbeiter zwei Stunden Zeit dafür nimmt, dem neuen Mitarbeiter einen perfekten Start zu ermöglichen?

Das ist fahrlässig!

Behalten Sie als Führungskraft bei neuen Mitarbeitern daher bitte immer im Auge, dass Sie für diese neue Mitarbeiterin bereits vor dem ersten Arbeitstag sehr viel Geld investiert haben. Behandeln Sie denjenigen dann bitte auch entsprechend wertvoll und wertschätzend!

1. Persönlicher Empfang

Der Spruch “es gibt keine 2. Chance für einen ersten Eindruck” ist schon sooooo abgegriffen.

Aber immer noch korrekt.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre neue Mitarbeiterin, Ihr neuer Mitarbeiter persönlich in Empfang genommen wird. 

Das klingt selbstverständlich?

Freut mich. Ist aber leider nicht selbstverständlich!

Der persönliche Empfang erfolgt im Idealfall direkt durch die Kollegin/den Kollegen, der mit dem neuen Mitarbeiter besonders eng zusammenarbeiten wird oder mit dessen Paten. Auf Paten kommen wir später noch zu sprechen.

Außerdem ist es optimal, wenn auch ein Mitarbeiter aus dem HR-Bereich beim Empfang dabei ist und mit demjenigen am ersten Tag die wichtigsten HR-Prozesse und Regeln durchspricht.

Anschließend geht es direkt zum Arbeitsplatz und zum Team. Und auch das Team sollte darauf vorbereitet sein, dass es Verstärkung bekommt.

Sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass dem Team bewusst ist, wie wichtig ein herzlicher, offener Empfang der neuen Mitarbeiterin ist und bestärken Sie das Team dabei, dafür am ersten Tag einen gemeinsamen Termin einzuplanen.

2. Arbeitsmittel stehen zur Verfügung

Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter umgehend arbeitsfähig ist. Bitte vermeiden Sie, dass derjenige tagelang auf seine Zugangsberechtigungen zu wichtigen IT-Systemen warten muss.

Auch Laptop, Zutrittskarten, etc. müssen am Tag 1 verfügbar sein. Am besten organisieren Sie alles so, dass es bereits 14 Tage vor dem Starttermin bereitgestellt wird. Dann haben Sie noch genügend Zeit, um Fehler auszubügeln.

Falls Sie diese Arbeitsvorbereitung an einen Mitarbeiter delegieren, dann stellen Sie sicher, dass derjenige genau weiß, was der neue Mitarbeiter zu Beginn tun wird und was er dafür benötigt. Geben Sie dem organisierenden Mitarbeiter auch die Zeit, sich darum zu kümmern.

Stellen Sie alle benötigten Arbeitsmittel zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter bereit

3. Sofortige Arbeitsaufnahme

Natürlich ist es schön, wenn die neue Mitarbeiterin zu Beginn nicht sofort in Mega-Stress gerät.

Andererseits sollten wir bedenken, dass für den neuen Mitarbeiter eine wichtige neue Phase in dessen Arbeitsleben beginnt. Und diese Phase möchte derjenige vermutlich nicht in der Hängematte verbringen, sondern er möchte möglichst schnell seine Fähigkeiten einbringen.

Die meisten neuen Mitarbeiter werden sich vor und während der Einarbeitung fragen, ob sie die richtige Entscheidung getroffen haben und ob sie die für den Job notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse mitbringen. Sie sind hoch-motiviert (sonst hätten Sie denjenigen nicht einstellen dürfen) und wollen sich beweisen.

Geben Sie demjenigen daher umgehend Aufgaben, mit denen derjenige

• seine Fähigkeiten einbringen kann
• sowohl mit Teamkollegen als auch anderen Abteilungen oder Kunden zu tun hat, um schnell ein Netzwerk aufzubauen.

4. Mitarbeiter erhält Paten/Ansprechparnter

Der neue Mitarbeiter wird insbesondere durch die Personalabteilung auf wichtige Regeln, Vorgehensweisen, etc. hingewiesen.

Darüber hinaus wird es in Ihrem Bereich, Ihrer Abteilung Regeln geben, die der neue Mitarbeiter durch ein Teammitglied vermittelt bekommen sollte.

Unternehmen funktionierten jedoch nicht, weil sie so viele festgeschriebene Regeln haben, sondern aufgrund der ungeschriebenen Regeln und der Unternehmenskultur. Diese Dinge findet man meistens dadurch heraus, dass man unabsichtlich gegen diese Regeln verstößt oder sich anders verhält, “als man das macht”.

Das ist einer der Hauptgründe dafür, warum jeder neue Mitarbeiter einen Paten erhalten sollte.

Paten helfen neuen Mitarbeitern dabei, sich schnell im Unternehmen zurecht zu finden

Der Pate ist ein erfahrenerer Mitarbeiter, der all diese ungeschriebenen Regeln kennt und dem neuen Mitarbeiter schnell dabei hilft, sich im Unternehmen und den Netzwerken zurechtzufinden.

Ein Pate ist auch ein vertrauensvoller Ansprechpartner, um mit der neuen Mitarbeiterin in kurzen Abständen darüber zu sprechen, wie der Einstieg in die neue Rolle läuft oder welche Fragen, Sorgen oder Anregungen sie hat.

Sorgen Sie als Führungskraft bitte dafür,

1. dass neue Mitarbeiter einen Paten zugeordnet bekommen
2. dass ein Pate weiß, was von ihm erwartet wird
3. dass Paten auch ein Zeitbudget bekommen, um sich dieser Aufgabe widmen zu können.

Der 3. Punkt ist mir besonders wichtig. Die Aufgabe als Pate ist kein Fulltime-Job, aber es ist eben auch keine Nebenbei-Aufgabe, die in fünf Minuten abgehandelt ist!

5. Klare Erwartungshaltung und Ziele

Oft wird in den Bewerbungsgesprächen vor allem Werbung für das Unternehmen gemacht, weil man die Bewerberin unbedingt für sich gewinnen will. Es wird auch über Aufgaben und Erwartungen gesprochen, doch nicht immer sehr konkret.

In den ersten Tagen, vor allem im Rahmen der ersten Aufgaben, sollten Sie sich als Führungskraft Zeit dafür nehmen, mit dem neuen Mitarbeiter darüber zu sprechen, was Sie ganz konkret von ihm erwarten.

Differenzieren Sie dabei, was Sie in den ersten Wochen – noch während der Einarbeitung – und darüber hinaus von ihm erwarten.

Sprechen Sie ganz klar und offen über die Ziele, die derjenige erreichen soll. Zeigen Sie auch, warum Sie davon überzeugt sind, dass derjenige genau der Richtige dafür ist, an diesen Zielen zu arbeiten.

Wenn Sie es richtig machen, wird dies für den neuen Mitarbeiter sehr motivierend sein. Weil es in den meisten Unternehmen keine Klarheit über Ziele gibt!

Achten Sie bei diesen Gesprächen darauf, von einem Neuling nicht sofort das Unmögliche zu verlangen, sondern stellen Sie Ziele realistisch (aber auch anspruchsvoll) dar. Es sollte übrigens ein Gespräch sein – kein Monolog.

6. Persönliche Gespräche mit Vorgesetzten

Wie erwähnt hängt Ihre Rolle während der Einarbeitung der neuen Mitarbeiterin davon ab, wie groß Ihr Team ist.

Unabhängig davon gilt:

1. In der ersten Arbeitswoche sollten Sie am ersten Tag sowie an zwei weiteren Tagen mit dem neuen Mitarbeiter ein persönliches Gespräch führen. Damit machen Sie deutlich, dass Ihnen der Neuzugang sehr wichtig ist und Sie zeigen sich als ansprechbarer Chef. Dieses Signal von Ihnen in den ersten Tagen legt den Grundstein für ein gutes Vertrauensverhältnis! Fragen Sie den neuen Mitarbeiter dabei immer danach, wie derjenige sich fühlt und ob Sie etwas für ihn tun können.
2. In den folgenden vier Wochen sollten Sie möglichst einmal pro Woche mit der neuen Mitarbeiterin sprechen. Auch hier fragen Sie danach, wie es demjenigen geht und ob Sie etwas tun können.
3. Ab dem 2. Monat können Sie die Gesprächsfrequenz auf das Maß anpassen, das Sie auch mit allen anderen Mitarbeitern pflegen. Wobei Sie in den ersten Monaten den neuen Mitarbeiter immer wieder danach fragen sollten, was demjenigen auffällt, solange die Betriebsblindheit noch nicht zugeschlagen hat.

7. Aufbau sozialer Beziehungen

Fördern Sie den Aufbau persönlicher Beziehungen zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Team sowie zu Ihnen selbst.

Falls Sie gelegentlich Teamevents veranstalten, das kann auch ein gemeinsames Frühstück oder ähnliches sein, dann sorgen Sie dafür, dass derjenige bei diesen Events nicht alleine in der Ecke herumsteht. Gerade bei zurückhaltenden, schüchternen oder sehr jungen Mitarbeitern kann dies vorkommen. Bitten Sie in solchen Fällen den Paten oder andere Kollegen, die mit demjenigen bereits Kontakt hatten, darum, denjenigen in die Gruppe zu integrieren.

Geben Sie dem neuen Mitarbeiter möglichst viele Gelegenheiten, sein Netzwerk aufzubauen

Bei virtuellen Teamevents achten Sie bitte darauf, dass derjenige zu Wort kommt und beziehen Sie denjenigen aktiv in das Gespräch mit ein.

Nehmen Sie die neue Mitarbeiterin möglichst schnell in Termine mit Personen dazu, mit denen sie im Laufe der nächsten Wochen und Monate zu tun haben wird. Vielleicht sitzt sie am Anfang nur dabei und hat keine aktive Rolle, aber sie lernt die Personen kennen.

Gerade in remote arbeitenden Teams ist es so einfach, neue Mitarbeiter auch zu Kundenterminen “mitzunehmen”, damit diese sowohl die Kunden als auch den Umgang mit Kunden kennenlernen. Einer meiner Kunden, dessen Mitarbeiter als Berater aktiv sind, hat bereits festgestellt, dass dadurch auch absolute Berufseinsteiger wesentlich schneller den Umgang mit Kunden erlernen.

Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Im Grunde können wir die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auch in drei Phasen unterteilen:

Phase 1: Vorbereitung des Arbeitsbeginns (nachdem der Arbeitsvertrag unterzeichnet wurde, aber noch vor dem Start des neuen Mitarbeiters)

Phase 2: Start der Tätigkeit des neuen Mitarbeiters, Einarbeitung, erste Tätigkeiten und Erfahrungen

Phase 3: Arbeit während der Probezeit (und hoffentlich darüber hinaus)

Fazit: Einarbeitung neuer Mitarbeiter organisieren

Wir haben gesehen, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kein Hexenwerk ist.

Wie so oft sind es die kleinen Feinheiten, die einen großen Unterschied ausmachen – und die eigentlich ganz einfach zu organisieren sind.

Ein herzliches Willkommen am ersten Arbeitstag, so dass sich die neuen Mitarbeiter sofort heimisch fühlen, kann mehr Motivation bewirken als so manches aufwändige Teambuilding-Event!

Außerdem verhindert ein guter Start so manche Probleme, die ansonsten auftreten können und insgesamt deutlich mehr Zeit, Nerven und Motivation kosten, als ein gut organisiertes Onboarding.

Bei allem Arbeitsstress sollten Sie als Führungskraft als Vorbild agieren und den Mitarbeitern, mit denen Ihr Neuzugang zuerst zu tun haben wird, ihre wichtige Rolle bewusst machen (und ihnen auch Zeit geben, für einen guten Start zu sorgen).