5 Schritte, um neue Mitarbeiter virtuell perfekt einzuarbeiten [Onboarding im Homeoffice]

Der erste Arbeitstag eines Mitarbeiters ist für den Mitarbeiter selbst, das Team und die Führungskraft ein wichtiger Tag. Wobei die Bedeutung für den Mitarbeiter besonders groß ist – vor allem, wenn derjenige bei einem neuen Unternehmen beginnt, statt „nur“ den Bereich oder die Abteilung zu wechseln. Je besser der Start glückt, desto mehr haben alle Beteiligten davon – fachlich und menschlich.

Erfolgt das Onboarding im Homeoffice oder einem virtuellen Team, bei dem man sich nicht „persönlich“ sieht, sind die ersten Schritte von besonders großer Bedeutung:

Wenn Sie als Führungskraft oder Teammitglied die folgenden fünf Schritte beachten, wird das virtuelle Onboarding eines Mitarbeiters (im Homeoffice) sowohl für den Mitarbeiter selbst als auch für das Team inhaltlich und menschlich erfolgreich.

Ich spreche jetzt immer vom „virtuellen Onboarding“ und meine damit: Ein Mitarbeiter übernimmt eine neue Arbeitsstelle, befindet sich jedoch weder im Büro des Teams noch in der Nähe der Führungskraft, sondern arbeitet entweder im Homeoffice, einem Shared Office oder eventuell einer anderen Niederlassung des Unternehmens. Es gibt also keine Möglichkeit, sich „persönlich“ zu sehen, miteinander in die Kaffeeküche oder zum Mittagessen zu gehen.

Schritt 1 beim virtuellen Onboarding: Das Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag

Das virtuelle Onboarding, beginnt schon lange vor dem ersten Arbeitstag.

Kann man bei einem „traditionellen“ Onboarding noch klassisch vorgehen und den Mitarbeiter am ersten Arbeitstag mit seinem Handwerkszeug ausstatten, in Einführungsveranstaltungen schicken und Termine bei den wichtigsten Ansprechpartnern vor Ort machen, ist das virtuell nicht möglich.

Beim virtuellen Onboarding muss der Mitarbeiter am ersten Arbeitstag voll arbeitsfähig sein. Und deswegen müssen Laptop, Telefon, etc. spätestens 2 Wochen vor Arbeitsbeginn beim Mitarbeiter angekommen und getestet sein.

Da aufgrund der Vielzahl an technischen Komponenten, von der Internet-Anbindung, über VPN-Zugänge, bis hin zu Benutzerkonten, sehr viele Dinge gleichzeitig funktionieren müssen, sollte rechtzeitig damit begonnen werden, alles zu testen.

Dann kann man bei Problemen noch handeln, bevor Tag 1 beginnt.

Neben der Technik gehören die Zusendung eines „Welcome Packs“, mit z.B. T-Shirt, Zugangsausweis, Visitenkarten, Firmen-Kaffeetasse dazu. Auch dieses Päckchen sollte spätestens eine Woche vor Arbeitsbeginn zugestellt sein.

Bereits vor dem 1. Arbeitstag beginnt das virtuelle Onboarding

Um die Bindung zum Unternehmen frühzeitig herzustellen, ist auch die Einladung z.B. zu Webinaren oder Veranstaltungen sinnvoll. Wird ein Mitarbeiter beispielsweise in der Verwaltung oder der IT eingestellt und das Unternehmen führt einen „virtuellen Tag der offenen Tür“ für neue Kunden durch, dann gibt es kaum eine bessere Gelegenheit für die zukünftigen Mitarbeiter, dadurch einen guten Überblick über den neuen Arbeitgeber zu erhalten.

In der Woche vor Arbeitsbeginn ist zu klären, wie der erste Arbeitstag ablaufen wird und wann das erste Video-Telefonat ansteht.

Schritt 2 beim virtuellen Onboarding: An Tag 1 in das Team aufgenommen werden

Am ersten Arbeitstag des neuen virtuellen Teammitglieds ist eine „Willkommensatmosphäre“ zu schaffen.

Dazu gehört:

• Virtuelle Begrüßung im Einzelgespräch mit dem neuen Vorgesetzten
• Video-Telefonat mit dem Team
• Falls das Team oder Teile des Teams in einem Büro arbeiten, dann ist ein virtueller Bürorundgang für den neuen Mitarbeiter anzusetzen
• Ein Telefonat mit den wichtigsten Ansprechpartnern aus HR und IT

Damit sich ein neues Teammitglied auch beim virtuellen Onboarding wirklich willkommen fühlt, müssen alle bisherigen Teammitglieder darüber Bescheid wissen,

• dass ein neuer Mitarbeiter anfängt
• welche Aufgaben derjenige übernehmen soll
• ob und was man selbst mit demjenigen zu tun haben wird.

Durch die rein virtuelle Kommunikation geht einiges an persönlichem „Gefühl“ verloren. Deswegen ist es umso wichtiger, dass ein Mitarbeiter spürt, dass er vom Team mit offenen Armen aufgenommen wird.

Der neue Mitarbeiter sollte dazu angehalten werden, schnellstmöglich mit jedem Teammitglied ein Einzelgespräch – am besten in Form einer virtuellen Kaffeepause, oder ähnlich – zu führen, um einen persönlichen Draht aufzubauen. Darüber muss natürlich auch das Team informiert sein 🙂

Je öfter ein Team virtuell wächst, desto routinierter wird das ablaufen.

Wir dürfen nie vergessen: Der erste Arbeitstag ist für den virtuell neu aufgenommenen Mitarbeiter ein sehr wichtiger Tag. Wir müssen alles daran setzen, ihn so positiv wie möglich zu machen!

Nachfolgendes Video befasst sich mit dem virtuellen Onboarding neuer Mitarbeiter.

Es stammt aus dem Online-Training „Virtuelle Teams Meisterklasse – für Führungskräfte und Mitarbeiter virtueller Teams“.

(Hinweis: Die im Video erwähnte Checkliste steht exklusiv den Teilnehmern unseres Online-Trainings zur Verfügung)

Schritt 3 beim virtuellen Onboarding: Coach/Pate für die Einarbeitungszeit

Was in sehr guten Teams bereits in der „traditionellen“ Zusammenarbeit üblich ist, wird beim virtuellen Onboarding zu einem absoluten MUSS:

Die Begleitung des neuen Mitarbeiters durch einen Coach (oder Paten).

Dieser Coach/Pate ist der zentrale Ansprechpartner des neuen Mitarbeiters und kommt im besten Fall aus dessen Team.

Die wichtigsten Aufgaben des Coaches/Paten beim virtuellen Onboarding sind:

• Zentraler Ansprechpartner für alle Fragen des neuen Mitarbeiters
• Vermittelt Teamkultur und Unternehmenskultur
• Hilft bei technischen und inhaltlichen, fachlichen Problemen
• Unterstützt dabei, mit internen Prozessen zurecht zu kommen
• Beantwortet auch „blöde“ Fragen, ohne dass sich der neue Mitarbeiter Gedanken machen muss

Der Coach/Pate muss dafür ein Zeitbudget haben – das ist keine Nebenher- oder On-Top-Aufgabe! In den ersten Wochen sind zwischen 2 und 4 Stunden pro Woche dafür realistisch.

Falls der Coach/Pate gleichzeitig auch dafür verantwortlich ist, den Mitarbeiter fachlich einzuarbeiten, dann ist dafür natürlich noch mehr Zeit einzuplanen. Die 2 – 4 Stunden sind für die Paten-Rolle zu veranschlagen.

Nach 1-2 Monaten wird dieser Aufwand deutlich zurückgehen.

Schritt 4 beim virtuellen Onboarding: Schnelle Einarbeitung durch enge Kooperation

Am besten findet man in einen neuen Job, wenn man schnellstmöglich aktiv werden kann.

Es ist empfehlenswert, dass die ersten Tätigkeiten des Mitarbeiters ihn zumindest teilweise dazu „zwingen“, mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten.

Das fördert die Integration ins Team und das Aufbauen eines neuen Netzwerks.

Ich sage ganz explizit: Selbst dann, wenn der Mitarbeiter eigentlich nur Aufgaben übernehmen soll, die er ganz alleine bearbeitet, sollten Sie dafür sorgen, dass zumindest während des ersten Monats die Notwendigkeit zur Kooperation mit anderen Teammitgliedern entsteht.

Ansonsten haben Sie einen neuen Einzelkämpfer…

Das oft beliebte „lies Dich mal durch die Dokumentation und melde Dich in zwei Wochen wieder“ ist so motivierend und attraktiv wie das Auswendiglernen eines 20 Jahre alten Telefonbuchs.

Echte Zusammenarbeit fördert das virtuelle Onboarding

Schritt 5 beim virtuellen Onboarding: Gespräche mit der Führungskraft

Bleibt noch die Beziehung zwischen neuem Mitarbeiter und Führungskraft.

Beim virtuellen Onboarding ist folgende Kontaktfrequenz zwischen Mitarbeiter und Führungskraft empfehlenswert:

• Woche 1: Tägliche, kurze Telefonate
• Woche 2 – 4: Alle 1-2 Tage ein kurzes Telefonat und 1x wöchentlich ein 20 – 30-minütiges Telefonat bezüglich des Eindrucks vom Mitarbeiter, dessen Arbeitsleistung und seiner Fragen an die Führungskraft
• Woche 5 und folgende: „Normale“ Betreuung des Mitarbeiters und zusätzlich 1x monatlich ein Gespräch über dessen Zufriedenheit, Fortschritte, Verbesserungsmöglichkeiten
• Spätestens nach 3-4 Monaten konkrete Information darüber, ob man als Führungskraft davon ausgeht, dass derjenige nach der Probezeit übernommen wird oder – falls dies gefährdet ist – was sich ändern muss

Fazit: Virtuelles Onboarding neuer Mitarbeiter

Zusammengefasst sehen wir, dass das virtuelle Onboarding neuer Mitarbeiter etwas mehr Aufmerksamkeit und Organisation verlangt.

Andererseits kann man auch erkennen, dass eine verbesserte Organisation dazu führen wird, dass ein Mitarbeiter durch das virtuelle Onboarding deutlich schneller arbeitsfähig werden kann.

Die Führungskraft eines Kunden sagte mir kürzlich, dass sie gezwungen war, einen neuen Mitarbeiter virtuell einzuarbeiten. Dabei wurde dann offensichtlich, an welchen Stellen die internen Onboarding-Prozesse nicht komplett durchdacht waren oder Lücken hatten – die nun geschlossen wurden. Davon profitieren zukünftig sowohl neue Mitarbeiter, die virtuell eingearbeitet werden als auch die, deren erste Arbeitstage im Büro stattfinden.

Wann immer Sie einen neuen Mitarbeiter vor Ort einarbeiten können, desto besser.

Aber Sie müssen sich als Führungskraft keine Sorgen machen, falls dies komplett virtuell abläuft. Mit etwas Nachdenken und Organisation kann dies auch virtuell (mindestens) genauso gut funktionieren und den neuen Mitarbeiter begeistert davon berichten, wie toll der neue Arbeitsplatz ist.