10 Produktivitätstipps zur Produktivitätssteigerung für Wissensarbeiter (Teil 2)

Produktivitätstipp 6: Nichts tun oder eine „Not To-Do-Liste“

„Nichts tun“ als Produktivitätstipp?

Sollte man nicht besonders viel tun, um möglichst produktiv zu sein?

Nun, es gibt einen riesigen Unterschied zwischen Aktionismus und Produktivität.

Wer mit Vollgas unterwegs ist, allerdings in die falsche Richtung läuft, wird seinem Ziel niemals näher kommen.

Das tückische am Setzen von Prioritäten in unserem Arbeitsalltag besteht in den vielen kleinen und größeren Aufgaben, die zwar Sinn machen und einen gewissen Bezug zu den Zielen des Projekts, Teams oder Unternehmens haben – in Wirklichkeit aber nur wenig zum endgültigen Erfolg beitragen.

Not to do Liste
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Gefährlich sind auch Aufgaben, die wir selbst problemlos erledigen können – für die aber eigentlich jemand anderes im Team zuständig oder gar (noch) besser geeignet ist.

Diese Produktivitätsfalle trifft insbesondere Führungskräfte sehr häufig. Das sind die Aufgaben, bei denen wir sagen:

Bevor ich das delegiere, mache ich es doch lieber selbst – denn das Erklären und spätere Prüfen dauert länger, als es selbst zu machen. Außerdem weiß ich dann, dass es genau so gemacht wird, wie ich es möchte“.

Wenn es aber Mitarbeiter gibt, die diese Aufgaben erledigen sollen, dann ist diese Einstellung kontraproduktiv. Insbesondere, wenn die Aufgaben regelmäßig wiederkehren.

Doch auch ohne Führungsverantwortung hat jeder von uns Dinge, die wir tun oder zu denen wir uns drängen lassen und die uns von wichtigeren Tätigkeiten abhalten.

Daraus ist die Produktivitätsmethode der Not-To-Do-Liste entstanden.

Auf diese Liste kommen all die Dinge, die uns immer wieder über den Weg laufen oder mit denen wir uns auch gerne beschäftigen, die aber in der Realität unsere Produktivität hemmen.

  1. Wenn Sie eine solche Liste erstellen, beginnen Sie am besten mit den Zeitfressern, für die Sie selbst verantwortlich sind und die Sie damit selbst umgehend ändern können.
  2. Als nächstes notieren Sie die Dinge, die immer wieder bei Ihnen landen, für die aber entweder jemand anderes besser qualifiziert ist oder verantwortlich ist.
  3. Und dann ergänzen Sie all die Aufgaben, bei denen Sie glauben, dass diese entweder keinen Beitrag auf dem Weg zu den Zielen liefern oder bei denen Sie daran zweifeln, dass das Ergebnis überhaupt genutzt wird.

Diese Liste soll Ihnen danach dabei helfen, sich einerseits auf Ihre eigentlichen Prioritäten zu konzentrieren und andererseits mit denjenigen, die Ihnen solche Aufgaben geben wollen, über den Wertbeitrag zum Ergebnis zu sprechen.

Vielleicht ist die Aufgabe ja wichtiger, als Sie es annehmen, oder die Aufgabe hat andere Hintergründe, die Ihnen nicht ersichtlich sind.

Außerdem ist diese Liste eine gute Vorbereitung auf den 10. Produktivitätstipp – das „Nein“-sagen.

Falls Ihnen bei der Produktivitätsmethode der Not-To-Do-Liste das Pareto-Prinzip in den Sinn gekommen ist, dann sind Sie auf dem richtigen Weg. Denn auch das Pareto-Prinzip will uns vor Augen führen, dass „viel hilft viel“ nicht immer gilt.

Produktivitätstipp 7: Countdown Timer / Pomodoro Technik

Die Countdown-Timer-Produktivitätstechnik ist ganz einfach:

  • Sie haben eine konkrete Aufgabe zu erledigen und diese ist nun an der Reihe
  • Sie stellen den Countdown auf Ihrem Smartphone auf 15, 30, 45, 60 oder 90 Minuten (je nachdem, wie lange Sie in diese Aufgabe investieren möchten)
  • Sie arbeiten an der Aufgabe ohne die Arbeit zu unterbrechen und enden erst, wenn der Timer klingelt oder Sie früher fertig sind

Countdown Timer zur Produktivitätssteigerung
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Der Countdown-Timer Tipp zur Produktivitätssteigerung ist für folgende Situationen extrem hilfreich:

  1. Zur Steigerung der Produktivität bei unangenehmen Aufgaben. Hat man nämlich eine unangenehme Aufgabe geplant, dann nimmt man oft jede noch so unpassende Chance war, sich davon abzuhalten. Jeder, der im Home Office arbeitet, ist schon dem Charme des Staubsaugens oder Bügelns verfallen, wenn eigentlich eine unangenehme Arbeitstätigkeit wie beispielsweise der Anruf bei einem unzufriedenen Kunden oder die Dokumentation eines Projektes an der Reihe war ;). Sobald der Timer gestellt ist, zwingt einen diese Technik dazu, endlich einmal dabeizubleiben – und am Ende ist man stolz auf sich.
  2. Zur Vermeidung von Zeitfressern bei Recherche-, Organisations- und ähnlichen Aufgaben. Recherche-Aufgaben im Internet können Stunden fressen, ohne wirklich effektiv zu sein. Zu leicht ist man vom eigentlichen Thema abgelenkt und dem Reiz der vielen anderen interessanten Themen erlegen. Stellt man jedoch den Timer auf 15 Minuten, hat man keine Zeit, um rumzusurfen – man muss produktiv sein. Hat man nach dieser Zeit noch weitere sinnvolle Rechercheergebnisse zu bearbeiten, dann stellt man den Timer eben nochmals auf 15 Minuten und arbeitet weiter.
  3. Zur Verhinderung von Zeitproblemen bei Lieblingsaufgaben. Ebenso wie das Zeitgrab Internet können auch Lieblingsaufgaben dazu führen, dass wir wesentlich mehr Zeit in eine Aufgabe stecken, als tatsächlich sinnvoll ist. Hat man dann auch noch einen Hang zum Perfektionismus, können Stunden für (eigentlich) nebensächliche Themen verbraten werden, ohne produktiv voranzukommen. Arbeitet man an einem Lieblingsthema und hat man dabei umfangreiche Aufgaben geplant, sollte der Timer auf 60 – 90 Minuten gestellt werden, um ein Abdriften zu verhindern. Gerne kann man danach nochmals 60 – 90 Minuten daran weiterarbeiten – das Klingeln des Timers soll nur dazu führen, dass man kurz überprüft, ob man wirklich produktiv bei der Sache ist.

Den Countdown Timer zur Steigerung der Arbeitsproduktivität kann jeder nutzen.

Beim Schreiben meines Buches nutze ich diesen insbesondere bei Recherchen, um Zeitverschwendung dabei zu vermeiden.

Bei der Entwicklung von Konzepten steht mein Produktivitäts-Timer jedoch oft bei 60 – 90 Minuten um zu verhindern, dass ich zu lange daran arbeite – weil dies eine meiner Lieblingstätigkeiten ist.

Wer darüber hinaus eine etwas ausgefeiltere Technik testen möchte, dem sei ein Blick auf die Produktivitätsmethode Pomodoro-Technik empfohlen: Beschreibung der Pomodoro-Technik für mehr Produktivität auf Impulse.de

Produktivitätstipp 8: Benachrichtigungsterror beenden

Manche Smartphones zappeln aufgrund der vielen Benachrichtigungen so oft auf dem Schreibtisch ihrer Besitzer wie ein an ADHS leidendes Kind mit den Beinen wackelt. Mit entsprechenden Auswirkungen auf die Produktivität.

Da kommen Meldungen von WhatsApp, Telegram, Instagram, Facebook, LinkedIn, Outlook, Kalendereinträge und Erinnerungen wild durcheinander auf den Startbildschirm, ergänzt um Sofortmeldungen der FAZ, Spiegel Online und der Bundesliga-App.

Das renommierte Magazin Harvard Business Review hat die Auswirkungen der Benachrichtigungen auf unsere Produktivität in seinem Artikel „Stop Letting Push Notification Ruin your Productivity“ adressiert.

Unter anderem wird aufgezeigt, dass diese ganzen Benachrichtigungsfunktionen in den meisten Fällen nicht dazu dienen, uns zu helfen, sondern von den Entwicklern der Apps so eingesetzt werden, um uns ähnlich süchtig zu machen wie einen Glücksspieler am einarmigen Banditen. Die App-Industrie nutzt bewusst alle psychologischen Tricks, um unsere Aufmerksamkeit zu gewinnen.

Wie im ersten Produktivitätstipp zur Bearbeitung von E-Mails in Blöcken schon aufgezeigt, gibt es nur wenige Berufe und Tätigkeiten, in denen eine sofortige Reaktion auf eine E-Mail notwendig ist.

Produktivität steigern - Benachrichtigungen ausschalten
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Die ganzen „Pings“ reißen uns ständig aus unserer Konzentration und unserem Gedankengang. Mit desaströsen Auswirkungen auf unsere Produktivität.

  1. Schalten Sie daher möglichst alle Benachrichtigungsfunktionen aus. Vor allem die akustischen!
  2. Legen Sie Ihr Smartphone mit dem Display nach unten auf den Tisch, damit Sie keine Erinnerungen sehen, falls Sie doch einzelnen Apps das Recht der Aufmerksamkeitsunterbrechung einräumen.
  3. Nutzen Sie insbesondere in Phasen der konzentrierten Arbeit den Flugmodus oder die „Stumm“-Funktion des Smartphones.

Ich persönlich habe nur für WhatsApp und Telegram die Benachrichtigungsfunktion aktiviert und auch dort haben nur ein Gruppe und eine Absenderin (meine Frau) das Privileg, dass sie per Ton angekündigt werden. Damit kann ich immer konzentriert arbeiten und wenn ich prüfen will, ob es Nachrichten für mich gibt, zeigt mir das Icon der App dies unübersehbar an.

Wer mich dringend erreichen will, ruft ohnehin an.

Sobald Sie Ihre Produktivität wieder selbst kontrollieren wollen und die Benachrichtigungen abschalten, werden Sie in den ersten Minuten, Stunden, vielleicht sogar Tagen echte Entzugserscheinungen verspüren. Das ist die Suchtwirkung, die von den App-Herstellern beabsichtigt war. Halten Sie durch – Ihre Produktivitätssteigerung nach dem Überwinden der Entzugserscheinung wird Ihre Belohnung sein.

Produktivitätstipp 9: Ziele definieren

Alice: Welches ist hier der richtige Weg?

Grinsekatze: Wo möchtest Du denn hin?

Alice: Das ist mir ziemlich egal!

Grinsekatze: Dann ist es egal, welchen Weg zu nimmst.

Das schreibt Lewis Carroll in „Alice im Wunderland“.

Wer nicht weiß, wo er hinwill, der wird nie den richtigen Weg finden.

Und wer nicht weiß, welches Ziel oder welche (wenigen) Ziele man verfolgt, der kann niemals entscheiden, welche Tätigkeiten die eigene Produktivität steigern oder behindern.

Unzählige Arbeitstage werden verschwendet, weil wir Tätigkeiten übernehmen, die zwar produktiv aussehen, aber völlige Verschwendung sind – weil sie nicht dem Ziel dienen.

Ziele setzen - klare Prioritäten
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Immer dann, wenn Sie nicht wirklich wissen, welches Ziel Ihre Tätigkeit unterstützen soll, wird Ihre Produktivität leiden.

Falls Sie eine Führungskraft sind, gehört es zu Ihren wichtigsten Aufgaben, sowohl Ihre eigenen Ziele glasklar vor Augen zu haben, als auch kontinuierlich dafür zu sorgen, dass jedes Teammitglied die eigenen und Team-Ziele kennt. Und versteht!

Wenn bei Großkonzernen mit zehntausenden von Mitarbeitern jeder einzelne Mitarbeiter ganz genau weiß, welches Ziel er mit seiner Arbeit verfolgt, ist höchstwahrscheinlich die OKR-Methode zur Zielsetzung im Einsatz.

Ob Einzelkämpfer, Teamleiter oder Unternehmensvorstand – wer klare Ziele setzt wird immer erheblich produktiver arbeiten als jemand, der heute nach rechts, morgen nach links und übermorgen nach hinten geht.

Sorgen Sie daher immer dafür, dass Sie klare Ziele haben und Ihre Produktivität dahingehend optimieren, diese Ziele zu verfolgen. Denn dann steigern Sie die Chancen enorm, diese Ziele auch zu erreichen.

Und die Zielklarheit hilft Ihnen auch dabei, den letzten der Top 10 Produktivitätstipps zu verwirklichen…

Produktivitätstipp 10: Nein sagen

Wie reagieren Sie, wenn eine Aufgabe an Sie herangetragen wird, Sie ein neues/zusätzliches Projekt unterstützen oder „mal kurz“ etwas übernehmen sollen?

  1. Sagen Sie sofort ja, ohne auch nur eine Sekunde darüber nachzudenken, ob Sie das überhaupt bewältigen können?
  2. Sagen Sie sofort ja, obwohl Sie wissen, dass Sie dadurch diese Woche statt sechs wohl eher zehn Überstunden machen werden?
  3. Oder lehnen Sie alles ab, was nicht zu 100% ohnehin auf Ihrem Plan ist?

Liegen Sie in Ihrer Reaktion irgendwo dazwischen?

In den ersten beiden Fällen liegt die Vermutung nahe, dass Ihr übliches Verhalten Sie früher oder später in einen Burnout führen wird. Außerdem werden Sie vor lauter Zusatzaufgaben nicht wirklich zu Ihren eigentlichen, wichtigen Tätigkeiten kommen und ausschließlich an dringenden Aufgaben sitzen.

Strategisch, nachhaltig oder auch nur konzentriert längere Zeit an etwas zu arbeiten wird unmöglich sein.

Im dritten Fall haben Sie bestimmt viel Zeit für Ihre Aufgaben. Doch wenn Sie immer so agieren, werden Sie niemals als Teamplayer wahrgenommen und auch nie zum Team dazugehören. (Sie leiten ein Team? Dann schauen Sie mal hier rein)

Was ist nun richtig?

Bei diesem Produktivitätstipp geht es darum, gelegentlich auch einmal „Nein“ zu Anfragen, Aufträgen, Bitten, neuen Projekten und ähnlichem zu sagen.

Es soll kein stures, pauschales „Nein“ sein, sondern ein differenziertes.

Was das heißen soll?

Wenn zukünftig neue Aufgaben an Sie herangetragen werden und diese nicht ganz klar zu Ihrem Aufgabengebiet und Ihren aktuellen Prioritäten gehören, dann stellen Sie doch einmal folgende Fragen:

  • Bis wann muss die Aufgabe spätestens erledigt sein?
  • Angenommen, ich kann es aufgrund meiner anderen Tätigkeiten nicht bis zu diesem Zeitpunkt schaffen, was wird das bedeuten?
  • Wer sonst könnte die Aufgabe übernehmen oder mit wem könnte ich gemeinsam daran arbeiten?
  • Wenn ich dies übernehme, welche Aufgaben werden dadurch verzögert und welche Auswirkungen hat das?
  • In welcher Qualität muss diese Aufgabe erledigt werden?

Die Fragen stellen Sie einerseits sich selbst, andererseits können Sie diese auch demjenigen stellen, der mit der Aufgabe auf Sie zukommt.

Zuerst eine Frage zu stellen, bevor Sie zusagen, ist generell empfehlenswert.

Diese Fragen helfen, die Prioritäten klar zu ziehen und aufgrund der Antworten produktiver zu arbeiten.

Natürlich wird es immer wieder Aufgaben geben, die sind so wichtig und dringend, dass Sie diese annehmen müssen, ohne etwas anderes liegen lassen zu können. Aber dies sollte die Ausnahme und nicht die Regel sein.

Manches Mal oder bei manchen Personen ist es auch angebracht, ganz klar „Nein“ zu sagen. Weil diese Personen nicht Ihre Hilfe suchen, sondern Sie ausnutzen wollen. Dem müssen Sie einen Riegel vorschieben.

Wenn Sie generell in allen Lebensbereichen zu oft „ja“ sagen, dann empfehle ich Ihnen meinen Artikel „Hell Yeah oder NEIN“.

Produktivitätstipps 1 – 5

Ich hoffe, die obigen 5 Produktivitätstipps haben Ihnen ebenfalls gefallen und Sie können zumindest einen davon aktiv nutzen.

Hier finden Sie die ersten 5 Tipps zur Steigerung der Produktivität.

Falls Sie einen genialen eigenen Tipp haben, dann senden Sie mir bitte eine Nachricht, damit ich die Liste erweitern kann.

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Jeden Montag finden Sie hier neue Impulse und ausführliche Tipps zu den Themen Führung, Mitarbeiterentwicklung, Motivation und Erfolg. Schauen Sie mal wieder rein 😎

 

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