10 Produktivitätstipps für Wissensarbeiter (Teil 1)

10 Produktivitätstipps zur Produktivitätssteigerung für Wissensarbeiter (Teil 1)

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben,

sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen“

schrieb Seneca vor mehr als 2000 Jahren.

Damals gab es weder E-Mail noch WhatsApp. Seneca war auch kein Mitglied eines globalen Großkonzerns oder eines Technologie-Startups. Daher müssen wir aus seiner Aussage schließen, dass wir Menschen wohl grundsätzlich ein Problem damit haben, unsere Zeit sinnvoll und produktiv zu nutzen.

Aus 15 Jahren persönlicher Erfahrung als Selbständiger, Gründer und Führungskraft sowie 10 Jahren als international arbeitender Executive Coach und Online-Trainer, habe ich so manche Tage mit Aufschieberitis und ineffektiven Arbeitsweisen verschwendet.

Ich habe in den letzten Jahren mindestens 20 Bücher zur Produktivitätssteigerung gelesen. Von Tim Ferriss’ „4 Stunden Woche“ über Gary Kellers „The One Thing – Die überraschend einfache Wahrheit über außergewöhnlichen Erfolg“ bis hin zu Napoleon Hill’s Erfolgsklassiker schlechthin „Think and Grow Rich“.

Dabei erkannte ich für mich selbst, dass es nicht die eine Produktivitätstechnik gibt, durch die jeder seine Arbeitsproduktivität steigern kann.

Je nach Persönlichkeit, privater und beruflicher Situation, Aufgabe, Verantwortung, Arbeitsweise, und vielem mehr muss jeder seinen individuellen Werkzeugkasten zusammenstellen, der für ihn persönlich die größte Produktivitätssteigerung verspricht.

Durch die Arbeit mit meinen Coaching-Kunden habe ich die Chance, die Arbeitsweisen sehr erfolgreicher Menschen kennenzulernen – und zur Produktivitätssteigerung meiner eigenen Arbeit zu nutzen.

Aus all diesen Erfahrungen habe ich für Sie die 10 besten Produktivitätstipps für Wissensarbeiter zusammengestellt.

Produktivitätstipp 1: E-Mails in Blöcken bearbeiten

Wenn Sie nicht im Support, in einem Kundenservicecenter oder ähnlichem arbeiten, wird die Welt vermutlich nicht untergehen, wenn eine eingegangene E-Mail nicht binnen 5 Minuten bearbeitet wird.

Ihr Chef, der Ihnen eine E-Mail schreibt und 30 Sekunden später anruft, wenn Sie noch nicht geantwortet haben, wird das vielleicht anders sehen. Aber das ist dessen Erwartungshaltung.

Wer etwas sofort möchte, sollte ein synchrones Kommunikationsmedium wie das Telefongespräch oder das persönliche Gespräch wählen.

E-Mails sind eine asynchrone Kommunikationsform und so sollten wir auch damit umgehen.

Daher empfehle ich jedem, der seine Arbeitsproduktivität steigern will, seine E-Mails immer in Blöcken zu bearbeiten – statt sich durch jedes „Ping“ aus der eigentlichen Arbeit reißen zu lassen.

15 – 30 Minuten lange E-Mail-Blöcke

Ideal ist es, wenn man beispielsweise morgens, mittags und nachmittags einen „E-Mail-Block“ in den Kalender einträgt und dann 15 – 30 Minuten konzentriert alle E-Mails sichtet, sofort beantwortet oder, wenn die Bearbeitung länger dauert, diese Bearbeitung konkret einplant.

Studien sprechen davon, dass diese Vorgehensweise bei unverändertem E-Mail-Aufkommen zwischen 30 und 60 Minuten pro Tag sparen kann.

Dahinter steckt einerseits das Vermeiden des „Sägezahneffekts“ – also dem Phänomen das auftritt, wenn wir an einer Tätigkeit sitzen, durch eine Unterbrechung herausgerissen werden, und dann wieder Zeit benötigen, um in die vorherige Tätigkeit einzutauchen. Andererseits bearbeitet man die E-Mails dann wesentlich effektiver – denn man möchte ja fertig werden, um schnellstmöglich wieder effektiv weiterarbeiten zu können.

Wenn ich im Büro bin, dann bearbeite ich meine E-Mails zwischen 2- und 4-mal am Tag. Wenn ich unterwegs bin und Seminare oder Workshops durchführe, blicke ich mittags und abends für 10 – 15 Minuten in meine E-Mails. Meine Kunden erwarten keine sofortige Antwort, weil sie wissen, dass ich während Seminaren niemals sofort antworten kann.

Falls Sie sagen „das geht bei uns nicht, weil alle immer sofort eine Antwort erwarten“, dann überlegen Sie einmal, ob diese Personen ihre Arbeit liegen lassen müssen, sobald Sie für eine Stunde in einer Besprechung sind und nicht antworten können.

Wenn nein, dann fangen Sie an, Ihre E-Mails nicht mehr sofort zu senden. Damit können Sie Ihre Kommunikationspartner daran gewöhnen, dass Sie zwar zuverlässig antworten – aber nicht unbedingt binnen fünf Minuten, sondern eher innerhalb von 2-3 Stunden. Dann allerdings mit einer durchdachten Antwort, keiner „Zwischen Tür und Angel“-Kurzantwort, die dann noch mehr Fragen aufwirft, als sie klärt.

Falls es dann doch einmal sehr dringend ist, spricht auch nichts dagegen, sofort zu antworten. Das sollte aber die Ausnahme sein und nicht die Regel.

Produktivitätstipp 2: Von der Aufschieberitis zum produktiven Arbeiten durch „schon mal vorbereiten“

Mein persönlicher Trick gegen die Aufschieberitis-Falle, wenn ich beispielsweise Präsentationen erstellen, Konzepte entwickeln oder Artikel schreiben will, ist eigentlich ganz einfach.

Früher habe ich solche Aufgaben oft viel zu lange vor mir hergeschoben. Weil ich mich noch nicht inspiriert genug gefühlt habe, nicht in der Stimmung dafür war oder keine Idee hatte.

In Wirklichkeit waren das alles nur faule Ausreden.

Deswegen nutze ich nun folgende Methode gegen die Aufschieberitis:

1. Ich plane solche kreativen Tätigkeiten immer konkret in meinem Kalender ein
2. Wenn es Zeit dafür ist, dann öffne ich die dafür notwendige Software auf meinem Rechner (z.B. PowerPoint für Präsentationen oder Scrivener zum Schreiben)
3. Falls ich noch etwas prokrastinieren will, dann mache ich das eventuell für wenige Minuten 😉
4. Dann wechsle ich zurück zur Software und fange an, ohne nochmals darüber nachzudenken

Falls ich nicht am Rechner arbeite, sondern mit anderen Medien, dann bereite ich alles vor und lege Materialien bereit – egal ob ich in der Stimmung bin oder nicht. Alles andere wird zur Seite geräumt. Und dann lege ich los. Eventuell zähle ich von 5 unter auf 1 und beginne, produktiv zu sein.

Ich nenne diese Technik „schon mal vorbereiten“, weil ich mental mit dem vorbereitenden Schritt noch gar nicht produktiv werden muss. Also kann ich diesen ersten Schritt gehen und muss die Vorbereitung gar nicht verzögern.

Sobald alles bereit ist – selbst wenn es nur das Öffnen der Präsentation in PowerPoint ist – sinkt die Hürde zum Anfangen und produktiven arbeiten enorm. Zumindest bei mir.

Produktivitätstipp 3: Produktive Tageszeiten erkennen und beachten

Als ich mein erstes Buch „Führungspraxis für Ingenieure und IT-Experten“ schrieb, hatte ich eine ganz einfache Regel.

Vorab sei bemerkt: Ich habe mich vor einigen Jahren zu einem Frühaufsteher entwickelt…

• Zum Schreiben des Buches stand ich um 5:00 Uhr auf,
• machte mir einen Kaffee,
• setzte mich mit meinem MacBook Air an meinen Küchentisch,
• öffnete mein Schreibprogramm
• und schrieb für 1 – 2 Stunden oder bis ich mindestens 1000 Worte geschrieben hatte.

Das machte ich jeden Tag. Jeden.

Ohne Kompromisse und ohne vorher “mal kurz im Internet Nachrichten zu lesen”.

An Tagen, an denen ich diese Routine morgens nicht einhalten konnte, legte ich zuvor eine feste Zeit fest, an der ich schrieb.

An Tagen, an denen ich tagsüber ein Seminar hielt und morgens weniger Zeit hatte, schrieb ich für 30 Minuten. Ohne Ausnahme.

Zusätzlich markierte ich an einem großen Wandkalender jeden Tag, an dem ich schrieb, mit einem Kreuz. Die Kette der Kreuze wollte ich niemals unterbrechen – bis ich mit der ersten Version des Buches fertig war. 3,5 Monate später war dies soweit.

Meine produktivsten Arbeitszeiten sehen wie folgt aus:

• Ich habe morgens bis ca. 10.30 Uhr sehr kreative Zeiten
• danach spreche ich gerne mit Menschen, telefoniere, schreibe E-Mails oder mache organisatorische Aufgaben
• und ab ca. 15 Uhr kommt nochmals eine Kreativitätsphase

Wann immer möglich plane ich meinen Tag so, dass ich diese Phasen berücksichtige. Wenn mir das gelingt, steigere ich meine Produktivität im Vergleich zu anderen Tagen enorm. 

Kennen Sie Ihre produktivsten Arbeitszeiten?

Daher empfehle ich jedem, seine persönlichen Phasen zu erkennen und alles zu tun, um zumindest die produktivsten und kreativsten Zeiten auch tatsächlich mit kreativen Arbeiten zu verbringen.

Verschieben Sie Meetings, unterbinden Sie Unterbrechungen, verhindern Sie Zeitfresser. Verteidigen Sie diese Zeitblöcke und Sie werden eine spürbare Produktivitätssteigerung erkennen.

Vielleicht wissen Sie ganz spontan, welche Zeiten für welche Tätigkeiten besonders geeignet sind. Dann beginnen Sie konsequent, Ihre Tage so zu planen.

Wenn Sie es nicht wissen, dann gehen Sie wie folgt vor:

1. Beobachten Sie über zwei bis drei Wochen Ihre Arbeitstage und machen Sie sich am Ende des Tages ein paar Notizen, welche Tätigkeiten Ihnen leicht von der Hand gingen und welche eher zäh verliefen.
2. Notieren Sie neben den Tätigkeiten auch die Zeiträume.
3. Nach zwei bis drei Wochen werten Sie Ihre Notizen aus und finden Sie heraus, welche Tätigkeiten zu welchen Zeiten besonders gut liefen.
4. Planen Sie Ihre Tage zukünftig entsprechend.

Ja klar, manche Aufgaben kann niemand leiden, egal wann man sie übernimmt. Doch selbst solche Aufgaben kann man entweder effektiv durchziehen oder ewig lang hinziehen und noch unangenehmer machen.

Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse und planen Sie Ihre Tage entsprechend produktiv.

Es wird nicht immer klappen, doch jeder kleine Schritt in eine produktivere Tagesplanung ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Produktivitätstipp 4: Wöchentliches Review

Beantworten Sie spontan die folgenden Fragen:

1. Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit haben Sie in der vergangenen Woche mit Ihren beiden wichtigsten Tätigkeiten verbracht?
2. Wie zufrieden (in Schulnoten ausgedrückt) sind Sie mit Ihrer Produktivität der vergangenen Woche?

Wenn Sie auf die erste Frage spontan und zuverlässig eine Antwort geben können, gehören Sie bereits zur Minderheit.

Wenn Sie zudem einen Wert von 50% oder mehr haben, dann befinden Sie sich in einer ganz kleinen Gruppe.

Vielleicht haben Sie auch nur 20% mit Ihren wichtigsten Tätigkeiten verbracht, aber die Woche bewerten Sie mit einer 1+, weil Sie einen großen Auftrag gewonnen, ein langfristiges Projekt abgeschlossen oder ein unangenehmes Gespräch mit Erfolg über die Bühne gebracht haben.

Deswegen ist bei der Betrachtung unserer Produktivität nicht nur der Zeitumfang, den wir produktiv arbeiten konnten, sondern auch die Qualität und Zufriedenheit mit der Arbeit sehr wichtig.

Möglicherweise haben Sie auch schon einmal frustriert am Ende einer Woche gedacht „was habe ich eigentlich die ganze Zeit über gemacht? Ich habe 50 Stunden gearbeitet, aber ich weiß gar nicht, womit ich die Zeit verbracht habe?“ – und Sie sind unzufrieden.

Wenn Sie sich jedoch hinsetzen und 10 Minuten lang überlegen, was Sie alles erledigt haben, welche kleinen Steine Sie bewegt, welche großen Felsbrocken Sie angepackt und welche neuen Aufgaben Sie vorbereiten haben, sind Sie möglicherweise am Ende ganz happy.

Oder Sie sind unzufrieden mit Ihrer Produktivität und erkennen, was Sie zukünftig anders machen sollten.

Fakt ist: Solange wir uns nicht konkret damit auseinandersetzen, womit wir unsere Zeit verbracht haben, können wir auch keine konkreten Maßnahmen festlegen, um produktiver zu werden.

Daher empfehle ich Ihnen dringend, jede Woche ein kurzes Produktivitäts-Review zu machen.

Ich persönlich mache das übrigens täglich und nutze dafür ein Google Sheet. Dabei trage ich folgende Punkte ein:

1. Wie viele Stunden habe ich heute kreativ gearbeitet?
2. Wie zufrieden bin ich mit der Produktivität?
3. Wie zufrieden bin ich mit dem Tag?

Fertig.

Manchmal habe ich nur 1/2 Stunde am Tag kreativ gearbeitet, bin aber sehr zufrieden damit – weil ich nämlich den ganzen Tag über ein Seminar gehalten und morgens 1/2 Stunden produktiv an einem neuen Online-Training gearbeitet habe.

Manchmal habe ich 3 Stunden kreativ gearbeitet, bin aber nur mittelmäßig mit meiner Produktivität zufrieden, weil ich eigentlich den ganzen Tag dafür Zeit gehabt hätte.

Deswegen sind sowohl Qualität als auch Quantität der Produktivität zu messen.

Und mit den Ergebnissen werden wir einerseits oft zufriedener auf die Woche zurückblicken und andererseits konkret daran arbeiten, produktiver in die nächste Woche zu starten.

Wie Sie sicherlich wissen, bin ich ein großer Fan von OKRs (Objektives and Key Results). Meine eigenen OKRs aktualisiere ich jeden Freitag, um damit sicherzustellen, dass ich meinen Zielen näherkomme.

Das Ganze kostet mich täglich 30 Sekunden und freitags 5 Minuten.

Nicht viel Zeit, um zufriedener und produktiver zu werden!

Machen Sie es selbst einmal und beginnen Sie am besten noch diese Woche.

Produktivitätstipp 5: Rüstzeiten berücksichtigen

Bei Produktivitätstipp 1 E-Mails produktiv in Blöcken bearbeiten habe ich bereits den Sägezahneffekt angesprochen. Dieser tritt jedoch nicht nur beim Bearbeiten von E-Mails auf.

In Produktionsbetrieben kennt man den Begriff der Rüstzeit einer Maschine.

Nehmen wir an, wir würden eine Maschine nutzen, um ein Werkstück aus Metall in eine bestimmte Form zu bringen.

Bevor diese Maschine produktiv arbeiten kann, muss diese beispielsweise mit einer Negativform versehen werden, um das Metallstück in die richtige Form zu pressen. Die Maschine muss auch auf die Größe des Werkstückes eingestellt und der Abtransport des geformten Teiles eingerichtet werden.

Das kostet Zeit.

Und das ist die Rüstzeit.

Im Produktionsumfeld wird niemand jemals diese Zeit anzweifeln. Man kann sie optimieren und reduzieren, aber niemals komplett vermeiden, solange dasselbe Produktionsverfahren angewendet wird.

Unberücksichtigte Rüstzeiten bei Wissensarbeitern verhindern Produktivitätssteigerungen

Anders bei Wissensarbeit.

Weil unser Gehirn keine Maschine ist, die umgebaut werden muss, gehen wir davon aus, dass wir ohne jegliche Umschaltzeit (= Rüstzeit) von einer Denkaufgabe zur nächsten wechseln und sofort 100% produktiv sein können.

Wer jemals ein komplexes Thema bearbeitet hat und durch eine kurze Unterbrechung dabei gestört wurde weiß, dass es bis zu einer halben Stunde dauern kann, bis man geistig dort weitermachen kann, wo man war.

Wer jemals „im Flow“ war und dabei unterbrochen wurde weiß, dass man oft nur schwer wieder in den Flow zurückkommt.

Das kostet Unsummen an Produktivität.

Dennoch blenden wir dieses Phänomen komplett aus, wenn wir unsere Tage planen. Falls wir überhaupt planen.

Die Flucht vieler Arbeitnehmer in ihr Home-Office entspringt oft dem Wunsch, endlich einmal konzentriert an einer Aufgabe arbeiten zu können.

Es wäre doch auch schön, im Büro produktiver arbeiten zu können.

Daher empfehle ich Ihnen, nicht nur die reinen Termine beispielsweise für konzeptionelle Arbeiten oder eine Besprechung zu planen, sondern auch die Vor- bzw. Nachbereitungszeit.

„Super Idee, Herr Rittershaus, aber ich habe gar keine freien Zeiten zwischen meinen Meetings“, sagen Sie?

Nun, dann wundern Sie sich nicht, dass Sie nicht so produktiv sein können, wie Sie wollen.

Ich kann nicht zaubern und Sie vermutlich auch nicht.

Wenn Sie produktiver arbeiten wollen, dann müssen Sie anders agieren als bislang.

Beginnen Sie doch einmal damit, dass Sie zukünftig an einem Tag der Woche Vor- und Nachbereitungszeiten konkret in den Kalender einplanen.

Sie haben eine Aufgabe geplant, an der Sie konsequent und konzentriert dranbleiben müssen? Dann blocken Sie diese Zeit in Ihrem Kalender (in Ihrer produktivsten Zeit), gehen Sie in ein leeres Büro oder bitten Sie Kollegen darum, Sie abzuschirmen. Und lassen Sie sich dann durch nichts und niemanden unterbrechen.

Ich weiß, das geht nicht immer. Aber wenn Sie nicht anfangen, wird es niemals besser.

Wenn Sie die Rüstzeiten für konzentriertes Arbeiten berücksichtigen, können Sie Produktivitätssteigerungen erreichen, die Ihr wöchentliches Review zu einem echten Vergnügen werden lässt. Es gibt sogar ein Buch, dass sie nur mit diesem Thema beschäftigt: Deep Work/Konzentriert arbeiten: Regeln für eine Welt voller Ablenkungen

Produktivitätstipps 6 – 10

Ich hoffe, die obigen 5 Produktivitätstipps helfen Ihnen bereits weiter.

Hier geht es zu den Tipps Nummer 6 – 10 zum produktiveren Arbeiten.

Und wenn Sie einen genialen eigenen Tipp haben, dann senden Sie mir bitte eine Nachricht, damit ich die Liste erweitern kann.

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