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Nein sagen – 22 Formulierungen, um im Beruf respektvoll „Nein“ zu sagen

Fällt es Ihnen schwer, zu Ihren Kolleginnen oder zum Chef „Nein“ zu sagen, wenn sie mal wieder mit einer mega dringenden Aufgabe zu Ihnen kommen?

Die folgenden 22 Formulierungen werden Ihnen helfen, um auf eine sehr kollegiale und kooperative Art und Weise „Nein“ zu sagen.

Wir betrachten dabei fünf verschiedene Herangehensweisen, um „Nein“ zu sagen.

5 Möglichkeiten, um im Beruf „Nein“ zu sagen

  1. Bearbeitung der Aufgabe verschieben
  2. Auswirkungen aufzeigen
  3. Entscheidung zurückdelegieren
  4. Alternativen aufzeigen
  5. Direkt „Nein“ sagen

Wir gehen bei den Formulierungen von der Situation aus, dass ein Kollege, eine Kollegin oder ein Vorgesetzter Sie angesprochen hat, um Ihnen eine ungeplante Aufgabe zu übergeben oder Sie um einen Gefallen zu bitten. Sie haben jedoch bereits mehr als genug Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Wenn Sie nun diese neue Aufgabe annehmen, müssen Sie entweder Überstunden machen, oder einige der anderen Aufgaben bleiben liegen – und möglicherweise müssen dann andere Personen länger auf die Ergebnisse von Ihnen warten.

Ziel des „Nein“-Sagens

Alle vorgestellten Formulierungen haben das Ziel, in einen Dialog mit der Person zu kommen, die Ihnen die Aufgabe übergeben möchte. Wir wollen klar zeigen, dass wir grundsätzlich hilfsbereit sind – aber die Übernahme der Aufgabe auf unserer Seite zu Konsequenzen führen wird.

Denn möglicherweise kommt die andere Person nur deswegen auf uns zu, weil sie denkt, dass wir noch Zeit für ihre Aufgabe haben. Oder dass es „ganz schnell“ geht, während es für uns in Wirklichkeit eine umfangreiche Aufgabe ist.

Wir beginnen jetzt mit weicheren Formulierungen, um am Ende dann zu Vorschlägen zu kommen, bei denen wir ganz direkt Nein sagen.

„Nein“ sagen-Option 1: Die Bearbeitung verschieben

Bei dieser Option sagen wir „Nein“ dazu, die  Aufgabe sofort zu erledigen und zeigen damit, dass wir unsere Zeitnutzung konkret planen. Andererseits sagen wir auch, dass wir gerne helfen oder die Aufgabe übernehmen, wenn wir diese auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

  1. Gerne kann ich mich noch darum kümmern. Allerdings muß ich zuerst noch die Kundenanfragen bearbeiten und den Bericht für den Vorstand fertigstellen. Das dauert noch zwei Tage. In drei Tagen kann ich dann mit deiner Aufgabe anfangen.
  2. Heute habe ich noch zwei Aufgaben zu erledigen, die mir nicht mehr genug Zeit für deine Aufgabe lassen. Morgen kann ich mich dann damit beschäftigen.
  3. Für die Aufgabe werde ich vermutlich drei Tage benötigen. Das kann ich im Laufe der nächsten drei Wochen sicherlich immer wieder reinschieben und dir dann in zirka drei Wochen das Ergebnis liefern.

„Nein“ sagen-Option 2: Auswirkungen verdeutlichen

Bei dieser Option um „Nein“ zu sagen zeigen wir unserem Gegenüber auf, welche Auswirkungen es hat, wenn wir die Aufgabe übernehmen. Denn sehr oft scheint die Aufgabe, die unser Gegenüber übergeben möchte, eine Kleinigkeit zu sein. Während sie uns in Wirklichkeit Stunden oder Tage beschäftigen wird. Wenn wir dies aufzeigen, wird manche dringende Sache plötzlich weniger dringend – oder derjenige versteht, dass wir nicht so viel Zeit dafür haben und sucht sich jemand anderen.

  1. Das kann ich gerne übernehmen. Wenn es allerdings bei deinem Abgabetermin bleibt, dann muss ich die Aufgabe für die Controlling Abteilung, an der ich gerade arbeite, verschieben. Obwohl die Controlling Abteilung bereits seit mehreren Tagen auf meine Ergebnisse wartet. Ich werde den Controlling-Kollegen kurz Bescheid geben, dass ich jetzt erst einmal deine Aufgabe erledige – oder möchtest du das machen?
  2. Diese Tätigkeit ist komplett neu für mich, so dass ich mich erst einarbeiten muss. Die Aufgabe interessiert mich allerdings sehr. Ich werde ungefähr vier bis fünf Tage Einarbeitungszeit benötigen, ab dann kann ich mich wirklich mit der Aufgabe beschäftigen und dir dann Ergebnisse liefern. Passt das für Dich?
  3. Für diese Aufgabe muss mir die IT-Abteilung einen neuen Zugang zum SAP System anlegen und die entsprechenden Rechte einrichten. Wenn ich das heute beantrage, kann ich vermutlich in drei bis vier Tagen mit der Aufgabe beginnen.
  4. Diese Tätigkeit erfordert auch die Zuarbeit des Innendienstes, der meines Wissens aktuell mit der Budgetplanung für das kommende Jahr beschäftigt ist. Ich kann dort anfragen, ab wann ich deren Unterstützung bekommen kann und dir dann Bescheid geben, wann ich deine Aufgabe angehen kann.

„Nein“ sagen-Option 3: Entscheidung zurückdelegieren

Nun sagen wir „Nein“, weil wir selbst nicht entscheiden können oder wollen, ob wir die Aufgabe übernehmen können – weil dadurch andere Aufgaben liegen bleiben. Diese Variante ist eine leichte Verschärfung von Option 2, weil wir nicht nur die Auswirkungen aufzeigen, sondern auch eine Entscheidung fordern.

  1. Tolle Aufgabe. Die würde ich wirklich gerne übernehmen. Allerdings muss ich für den Chef die Budget-Präsentation vorbereiten. Kannst du mit ihm abklären, ob ich jetzt deinen Job vorher erledigen kann?
  2. Selbstverständlich kann ich das machen. Ich habe hier eine Liste mit meinen 12 wichtigsten Aufgaben, an denen ich aktuell arbeite. Kannst du mir helfen, die Aufgaben neu zu priorisieren, damit ich deinen Job übernehmen kann?
  3. Klar mache ich das. Kannst du mit meinem Projektleiter sprechen, ob ich die Aufgaben, die er mir delegiert hat, später bearbeiten kann?
  4. Wir hatten vor drei Wochen gemeinsam folgende Aufgaben für mich definiert. Welche davon soll ich streichen, um die neue Tätigkeit richtig bearbeiten zu können?

Diesen Artikel gibt es auch als YouTube-Video:

„Nein“ sagen-Option 4: Alternativen aufzeigen

Hier verfolgen wir das Ziel Alternativen aufzuzeigen. Dies ist insbesondere dann angebracht, wenn andere Kolleginnen mehr Erfahrung haben oder uns bekannt ist, dass andere Kollegen mehr freie Zeit als wir haben und ebenfalls qualifiziert wären. Oder wir klären ab, ob wir die Aufgabe auch anders angehen können (und damit Zeit sparen).

  1. Das kann ich übernehmen. Allerdings haben Karin und Josh mehr Erfahrung in dieser Aufgabe, wobei ich nicht weiß, wie beschäftigt die beiden sind. Hast du die beiden schon gefragt?
  2. Das kann ich übernehmen. Karin und Josh haben allerdings deutlich mehr Erfahrung als ich, so dass ich bestimmt länger benötigen werde. Ist das in Ordnung? Kann ich mich dann auch auf dich berufen und die beiden um Unterstützung bitten, weil ich eben nicht so viel Erfahrung habe?
  3. Gerne kann ich die Aufgabe so angehen. Wäre es auch okay, wenn ich einen ganz anderen Weg wähle und die Aufgabe an den Werkstudenten weitergebe?
  4. Ok. Ich habe die Aufgabe verstanden. Damit ich das mit meinen anderen Verpflichtungen in Einklang bringen kann, müsste ich allerdings einiges anders angehen als sonst. Statt der sehr aufwändigen Lösung, die 20 Stunden benötigen würde, könnte ich eine einfache Variante wählen, für die ich dann nur noch 4 Stunden brauche. Dann kann ich das erledigen. Allerdings ist das dann eine 80%-Lösung. Ist das ausreichend oder muss es perfekt sein?

„Nein“ sagen-Option 5: Direkt „Nein“ sagen

Ja, natürlich können wir auch direkt „Nein“ sagen und dennoch höflich, respektvoll und hilfsbereit bleiben. Manche Menschen verstehen es nicht, wenn man ihnen etwas „durch die Blume“ sagt 🙂

  1. Leider nein, heute geht das nicht mehr. Morgen aber gerne.
  2. Aktuell nicht. Soll ich auf dich zukommen, wenn ich wieder freie Kapazitäten habe?
  3. Das kann ich nicht zusagen. Bitte gebe mir bis morgen Zeit. Dann kann ich dir sagen, ob ich die Aufgabe überhaupt übernehmen und wann ich sie abliefern kann.
  4. Bitte nimm es mir nicht übel, aber dieses Mal nicht. Komme aber gerne nächstes Mal wieder auf mich zu. Du weißt, ich helfe immer gern, wenn es möglich ist.
  5. Wenn du das Ergebnis in der von mir gewohnten Qualität benötigst, dann geht das dieses Mal leider nicht.
  6. Danke. Aber dieses Mal muss ich passen.
  7. Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute: Ich helfe dir nächstes Mal gerne. Die schlechte: Dieses Mal kann ich das leider nicht übernehmen.

Fazit „Nein“ sagen im Beruf

„Nein“ sagen bedeutet nicht, sich unkollegial und egoistisch zu verhalten. Ganz im Gegenteil: Wer zu oft „Ja“ zu Dingen sagt, die nicht wichtig sind, hat nicht die Zeit, sich um die wichtigen Dinge zu kümmern. Und auf die wichtigen Dinge warten meist ebenfalls Menschen…

Grundsätzlich sprechen wir einfach nur an, was momentan dagegen spricht, diese Aufgabe jetzt sofort zu übernehmen. Damit zeigen wir, dass wir nicht die ganze Zeit nur dasitzen und darauf warten, dass endlich jemand um die Ecke kommt, um uns Aufgaben zu übergeben.

Am Ende ernten wir sogar mehr Respekt, wenn unser Gegenüber weiß: „Wenn diese Kollegin mir zusagt, etwas zu erledigen, dann wird es auch gemacht und ich kann mich darauf verlassen. Die hat ihr Selbst- und Zeitmanagement im Griff“.

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