Prioritäten setzen mit der Fokus Frage [The ONE THING Produktivitäts-Methode]

Prioritäten setzt man selbst oder man bekommt sie von anderen vorgegeben, das ist die Realität der meisten Menschen.

Jeder von uns hat immer genau 24 Stunden am Tag zur Verfügung. Und jede dieser 86,400 Sekunden können wir immer nur ein einziges Mal nutzen.

Ob die Sekunde für etwas sinnvolles genutzt wurde oder nicht. Weg ist weg.

Ob im Beruf oder im Privatleben, je nach Priorität verwenden wir unsere Zeit für Dinge, die uns oder unser Unternehmen, unsere Beziehungen oder Gesundheit, unsere Karriere oder unser Familienleben voranbringen.

Oder die Zeit „vergeht“ irgendwie und am Ende des Tages sind die wirklich wichtigen Dinge immer noch unerledigt.

Von der Zeit für Sport, Familie, gesunde Ernährung und Entspannung ganz abgesehen.

Methoden um Prioritäten zu setzen

Vielleicht nutzen Sie eine der Methoden zum Selbst- und Zeitmanagement wie beispielsweise der Eisenhower-Methode, die Getting-Things-Done-Philosophie oder einen anderen Ansatz.

Es gibt recht viele Varianten, um die eigenen Prioritäten zu setzen.

Aber ich kenne nur eine, die so einfach und gnadenlos effektiv ist wie die Prioritäten-Setzung mit der Fokus-Frage (Focusing Question).

Prioritäten setzen: Die Focusing Question/Die Fokus-Frage

Die Fokus-Frage lautet:

Was ist die EINE Sache

die ich jetzt tun kann,

so dass alles andere danach

erheblich leichter oder sogar unnötig wird?

Das ist es.

So einfach muss eine Methode sein, um die richtige Priorität für den Tag auswählen zu können – denn sonst werden wir sie nicht anwenden.

Blicken wir einmal kurz auf die drei entscheidenden Elemente der Fokus-Frage.

1. Was ist die EINE Sache

Wir können keine 15 Dinge gleichzeitig machen, die unsere volle Aufmerksamkeit erfordern. Also können wir auch keine 15 Prioritäten haben.

Die Fokus-Frage bedeutet nicht, dass Sie nur eine Sache am Tag machen!

Die Fokus-Frage hilft Ihnen jedoch dabei, dass Sie die Aufgabe, die heute die höchste Priorität hat, auch wirklich erledigen.

Wenn Sie Ihre Ziele richtig gesetzt haben (hier erfahren Sie übrigens, welches die fünf häufigsten Fehler beim Setzen von Zielen sind), dann wissen Sie bereits, was heute wichtig ist.

Mit der Fokus-Frage sorgen Sie dann dafür, dass Sie aus dem Wissen eine Handlung machen.

2. Die ich jetzt tun kann

Hier werden wir aktiv.

Es wird der Fokus darauf gelegt, was wir tun können.

Aktiv tun.

Handeln.

Denn nur dadurch, dass wir aktiv im Sinne unserer wichtigsten Priorität handeln, geschieht etwas und wir kommen unseren Zielen näher.

3. So dass alles andere danach erheblich einfacher oder gar unnötig wird.

Diese Formulierung ist der Turbolader der Produktivität.

Es gibt sicherlich sehr viele Dinge, die wir tun können, um unserem Ziel näher zu kommen. Oder die unsere Mitarbeiter tun können, um ihren Zielen näher zu kommen (mehr über die 3 Grunde für die Mitarbeiterführung mit Zielen lesen Sie hier).

Aber durch diese Formulierung setzen wir die Priorität auf die wichtigste, produktivste Tätigkeit. Nicht auf irgendeine.

Am besten wird das durch ein paar Beispiele für die Fokus-Frage klar.

Beispiele Fokus-Frage

Beispiel 1: Firmenverkauf

Ein Coaching-Kunde von mir, ein erfolgreicher Unternehmer, möchte in den nächsten Jahren seine Firma verkaufen.

Das ist sein Ziel.

Dazu muss das Unternehmen natürlich profitabel sein, er muss die richtigen Mitarbeiter haben, er muss gute Kundenbeziehungen haben, die Finanzen müssen stimmen, er muss einen Käufer finden.

Viele Aufgaben, viele Prioritäten.

Wenn er sich fragt „Was ist die eine Sache, die ich jetzt tun kann, so dass alles andere danach einfacher oder unnötig wird?“, dann wird er zu folgender Antwort kommen:

„Ich sorge dafür, dass ich die richtige Führungsmannschaft habe, so dass ich mich komplett aus dem aktiven Geschäft zurückziehen kann und spreche deswegen heute mit drei Personalberatern, um zusätzliche Teamleiter suchen zu lassen“.

Wenn er das erreicht, dann

• sorgt dieses Team dafür, dass die Firma genug Kunden hat
• sorgt dieses Team dafür, dass die Firma profitabel ist
• und ein Käufer überhaupt die Möglichkeit hat, seine Firma zu übernehmen.

Beispiel 2: Vertrieb

Angenommen, Sie haben bislang pro Jahr immer 20 – 30 Kunden gewonnen und müssen dieses Jahr 100 neue Kunden gewinnen.

Dann können Sie dieses Ziel über viele Wege erreichen.

Sie könnten

1. Ihre Vertriebsaktivitäten deutlich steigern
2. mehr Marketing betreiben
3. auf mehr Messen und Veranstaltungen gehen
4. mehr Vertriebsmitarbeiter einstellen
5. Vertriebspartner suchen
6. Prämien für Empfehlungen ausloben
7. und vieles mehr.

In diesem Moment, wenn Sie zwar das Ziel klar formuliert haben, aber der Weg zum Ziel unklar ist, dann ist die Fokus-Frage sehr hilfreich, um wiederum die richtige Priorität zu setzen.

Die mögliche Antwort auf die Fokus-Frage „Was ist die eine Sache…“ könnte nämlich lauten:

• Wir stellen unseren Vertrieb auf Partnervertrieb um und schließen dazu Verträge mit 5 Vertriebspartnern -> dann würde ich heute daran arbeiten, Vertriebspartner zu finden
• Wir konzentrieren uns auf Marktsegment ABC und akquirieren ausschließlich dort -> dann würde ich heute nur nach Kunden in diesem Segment suchen

Diese Antworten auf die Fokus-Frage werden uns vermutlich über mehrere Tage oder Wochen hinweg begleiten. Das ist ok.

Es gibt aber natürlich auch andere Antworten, die nur für heute gültig sind.

Beispiel 3: Projektarbeit

Angenommen, ich bin im Marketing-Team eines Unternehmens. Es ist meine Aufgabe, täglich einen Blog-Artikel zu verfassen und ich werde nächste Woche für drei Tage auf Geschäftsreise sein.

Dann wäre die Antwort auf die Fokus Frage „Was ist die eine Sache…“ vermutlich:

„Ich schreibe heute vier Artikel, einen für heute und drei für die Geschäftsreise in der nächsten Woche“, so dass sichergestellt ist, dass auch während meiner Reise nächste Woche täglich ein Artikel veröffentlicht wird.

Beispiel 4: Gesundheit

Möchte man mehr Sport machen, dann ist die Antwort auf die Fokus-Frage einfach:

„Bevor ich heute ins Büro gehe, werde ich für 30 Minuten Laufen (oder ins Fitness-Studio gehen).“

Eine Reise von 1000 Meilen…

Wir alle kennen das Sprichwort „Eine Reise über 1000 Meilen beginnt mit dem ersten Schritt.“

Was wir bei diesem Spruch leicht übersehen ist, welche Priorität die Entscheidung hat, wo und in welche Richtung dieser erste Schritt gesetzt wird!

Wenn ich nach Süden will, aber nach Norden starte, wird meine Reise umso länger.

Das verdeutlicht uns nochmals wie wichtig es ist, dass wir bei der einen Sache, die wir uns für heute auf jeden Fall vornehmen, die richtige Priorität setzen.

Beginnen Sie Ihren Tag mit der Nummer 1 Priorität und Ihr Tag ist erfolgreich

Wenn Sie einen erfolgreichen Tag haben wollen, dann achten Sie in Zukunft darauf, dass Sie genau wissen, welches die eine Sache ist, die Sie heute unbedingt tun werden, um Ihr wichtigstes Tagesziel zu erreichen.

Und dann sorgen Sie dafür, dass Sie diese Sache im besten Fall als allererstes – mit höchster Priorität – umsetzen. Auf alle Fälle unbedingt vor dem Mittagessen, denn dann ist Ihr Tag gerettet 😉

Es gibt eine sehr ähnliche Methode, den Commander’s Intend. Diese Prioritäten-Methode beschreibe ich auch in meinem Buch Führungspraxis für Ingenieure und IT-Experten. 

Die Fokusing-Question und viele andere Methoden zum Setzen von Prioritäten, Treffen von Entscheidungen und Lösen von Herausforderungen wird auch in meinem Kurs Coaching-Wissen für Führungskräfte vorgestellt.

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