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Konsequente Besprechungshygiene statt Meetingterror

Verbringen Sie Stunden in Besprechungen, die Sie als Zeitverschwendung empfinden? Sind Sie frustriert über den Mangel an Produktivität und Ergebnissen? Müssen Sie für einfachste Absprachen, die Sie „früher“ in 5 Minuten erledigt hätten, heute eine 30-minütige Teams- oder Zoom-Konferenz ansetzen? Und zum wirklichen Arbeiten kommen Sie kaum noch?

Dann sind Sie nicht allein. Viele Menschen leiden unter dem Meetingterror – vor Ort im Büro und online.

Und der Hauptgrund lautet: Die meisten Meetings sind ineffektiv.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie effektivere Meetings abhalten und durch etwas mehr Konsequenz deutlich produktiver und zufriedener werden.

5 Tipps gegen Meetingterror und für effektive Meetings

  1. Termine ohne Agenda werden abgelehnt
  2. Ziel der Besprechung ist klar und wird zu Beginn des Meetings klar ausgesprochen
  3. Nur die Teilnehmer sind anwesend, die für das Meeting benötigt werden
  4. Besprechungsleiter oder Moderator beherrschen Moderationsmethoden
  5. Man nimmt entweder richtig an der Besprechung teil oder gar nicht (vor allem bei Terminen via Zoom, WebEx, Microsoft Teams und Co.)

Im Rahmen eines sogenannten FAST-TRACK-Trainingsprogramms führte ich kürzlich einen Follow-Up-Termin durch. (Ein FAST-TRACK-Programm ist die Kombination von Online-Kursen aus meiner TARGETTER Führungskräfte-Akademie, die von den Teilnehmenden im eigenen Tempo eigenverantwortlich besucht werden, mit live durchgeführten Online-Terminen in Gruppen von 6-8 Teilnehmern, die von mir moderiert werden. Damit werden die Kurs-Inhalte vertieft und mit Praxisfällen der Teilnehmenden angereichert).

Die Teilnehmer, allesamt Führungskräfte, beklagten sich darüber, dass der bereits vor der (Corona-bedingten) Ausweitung von Home-Office-Arbeit beobachtete Meeting-Terror im Büro sich nunmehr in die Online-Welt verlagert hat. Und teilweise noch schlimmer geworden ist.

Schließlich sind alle ja (scheinbar) jederzeit verfügbar.

Und es ist auch so einfach, jemanden „mal kurz“ für 15 Minuten in einen Termin dazuzuholen. Am besten ganz spontan, wenn man in einem Meeting eine Frage hat, die man selbst nicht beantworten kann. Oder zu faul dazu ist, mal nachzudenken.

Virtuelle und hybride Meetings bieten sehr viele Vorteile. Und es ist klasse, wenn eine Expertin in einer 90-minütigen Sitzung nicht 75 Minuten lang warten muss, bis ihr 15-Minuten-Slot aufgerufen wird.

Online-Termine können (!) die Effizienz steigern - wenn sie richtig eingesetzt werden

Online-Termine können (!) die Effizienz steigern – wenn sie richtig eingesetzt werden

Doch hat die Einfachheit, „mal kurz noch einen Abstimmungstermin in Teams einzustellen“ dazu geführt, dass zu viele sinnlose Termine abgehalten werden.

Und weil man ja 30 Minuten geplant hat, dann füllt man diese 30 Minuten auch aus. Selbst wenn man nach 5 Minuten fertig gewesen wäre.

Wir kennen das Phänomen: Eine Aufgabe füllt immer genau so viel Zeit aus, wie ihr gegeben wird – selbst wenn sie schneller erledigt werden könnte.

Was in Meetings schief geht

Meine FAST-TRACK-Teilnehmer berichteten vor allem über folgende Ärgernisse in Meetings:

  1. Termine ohne Agenda
  2. Termine mit sinnbefreiten Titeln, wie z.B. „Abstimmungsmeeting“ – ohne das klar ist, was und warum etwas abgestimmt werden soll
  3. Termine ohne Zielsetzung
  4. Termine mit viel zu großen Teilnehmergruppen, „weil man niemanden vergessen wollte“
  5. Termine mit Teilnehmern, die offensichtlich nebenher (da Online-Termin) an etwas anderem arbeiteten

Die Kosten dafür sind enorm. Sie reichen von Demotivation und Frust der Teilnehmenden bis hin zur massiven Vernichtung von Arbeitszeit, für die niemand zur Rechenschaft gezogen wird.

Wie können (Online- und Präsenz-) Meetings wieder effektiv werden?

1. Termine ohne Agenda/Tagesordnung werden abgelehnt

Die Regel „Kein Termin ohne Agenda“ mag offensichtlich erscheinen, wird aber oft ignoriert. Ohne eine Tagesordnung ist es schwierig, sich zu konzentrieren und sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind. Eine Tagesordnung hilft auch dabei, keine Zeit mit unnötigen Diskussionen zu verschwenden.

Da die Regel leider zu oft ignoriert wird, müssen wir konsequenter werden. Und Termine ohne Agenda ablehnen. Punkt.

Wichtig ist übrigens, dass auch jemand da ist, der die Tagesordnung konsequent verfolgt (siehe auch Tipp 4)! Ansonsten bringt eine Agenda auch nichts…

Mut zur Absage

Mut zur Absage sinnloser oder unklarer Termine

2. Ziel der Meetings ist klar und wird zu Beginn ausgesprochen

Wer in einem „Abstimmungsmeeting“ sitzt und 30 Minuten lang fragt, was denn eigentlich abgestimmt werden soll und wofür das alles ist, der hat wieder viel Zeit verloren. Zeit, die für wichtige Aufgaben und Herausforderungen sinnvoller hätte genutzt werden können. Und Herausforderungen haben die Unternehmen heute mehr als genug!

Zu Beginn eines jeden Meetings muss klar ausgesprochen werden:

  1. Was das Ziel des Meetings ist
  2. Wie vorgegangen werden soll, um das Ziel zu erreichen

(Wobei…. das sollte eigentlich bereits aus der Agenda hervorgegangen sein…)

Wenn Sie zu einem Termin einladen wollen, dann fragen Sie sich bitte vorher:

Ist diese Besprechung wirklich nötig? Oder kann ist eine E-Mail, eine Chat-Nachricht oder eine Video-Botschaft besser und effektiver?

3. Richtige Teilnehmergruppe in der Besprechung

Minimieren Sie unbedingt die Anzahl der Teilnehmenden. Das ist vielleicht nicht immer möglich, aber versuchen Sie, die Anzahl der Teilnehmer*innen an jeder Sitzung zu begrenzen. Nur so können Sie sicherstellen, dass jeder zu Wort kommt und sich das Treffen nicht zu lange hinzieht.

In meinem Online-Kurs Erfolgreiche Teams führen und weiterentwickeln behandeln wir das Thema effektiver Meetings ausführlich. Denn eine erfolgreiche Abstimmung unter Teammitgliedern ist eine zwingende Voraussetzung für erfolgreiche Zusammenarbeit.

4. Besprechungsleiter/Moderatorin beherrschen Moderationsmethoden

Ein Termine zu zweit oder dritt erfordert (meistens) keine Moderationsfähigkeiten.

Doch wie sorgen Sie dafür, dass eine Gruppe von 7 Personen effektiv ein Ergebnis erarbeiten? Vor allem, wenn zwei Alphatiere teilnehmen, die ständig das Wort ergreifen und die anderen 5 am Seitenrand sitzen (oder in Online-Terminen E-Mails beantworten)?

Oft bitten Mitarbeitende (nicht Führungskräfte) mich um Tipps und Anregungen, um ihre Moderationsfähigkeiten zu verbessern. Weil sie erkannt haben, dass bereits bei Terminen mit 4 Personen die Effektivität leidet, wenn man nicht weiß, wie man alle Personen richtig einbindet.

Erfolgreiche Besprechung dank Moderationstechniken

Erfolgreiche Besprechung dank Moderationstechniken

5. Entweder 100% anwesend oder Termin ablehnen

Eine Unart in Online-Terminen ist die parallele Arbeit an anderen Aufgaben. E-Mails zu beantworten ist dabei noch harmlos… Und dennoch ineffektiv.

Der Hauptgrund, warum Teilnehmende während Online-Terminen parallel an etwas anderem arbeiten ist nicht, dass sie respektlos sein wollen.

Es liegt einfach daran, dass sie an so vielen Terminen teilnehmen müssen, dass sie für die eigentliche Arbeit keine Zeit mehr haben. 

Hinzu kommt, dass viele Termine schlecht vorbereitet und durchgeführt werden.

Dennoch sollte für uns alle gelten: Entweder, wir nehmen an einem Termin zu 100% teil. Oder gar nicht.

Ein erster Schritt in diese Richtung ist das konsequente Ablehnen aller Termine, die keine Agenda haben oder bei denen unklar ist, warum man selbst teilnehmen soll.

Denn wenn der/die Einladende einen wirklich dabei haben will, dann wir er/sie nach einer Ablehnung auf uns zukommen. Und uns dann erläutern, warum wir benötigt werden.

Tipp für Führungskräfte zur Meetinghygiene

Abschließend noch drei Tipps für Führungskräfte:

  1. Wenn Sie oben genannte Empfehlungen als richtig ansehen, dann leiten Sie diesen Blogpost an Ihre Mitarbeitenden weiter
  2. Halten Sie sich selbst daran und fordern Sie Ihre Mitarbeitenden explizit dazu auf, sinnlose und agendalose Termine kommentarlos abzulehnen
  3. Alle Regeln gelten auch für Termine, die Sie als Führungskraft ansetzen 😉

 

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