Virtuelle/remote Workshops: 7 Tipps für abwechslungsreiche Online-Termine

Sie wollen, dass Ihre virtuellen/remote Workshops abwechslungsreich, interaktiv und produktiv sind?

Unabhängig davon, ob Sie Zoom, MS Teams, WebEx oder eine andere Plattform für Ihre Videokonferenzen nutzen: Entscheidend für einen erfolgreichen, produktiven und effektiven Workshop in der virtuellen Welt sind eine gute Struktur und die richtigen Werkzeuge.

Wenn dann durch eine gute Moderation durch den Termin gelenkt wird, könnten Ihre remote Workshops und Besprechungen sogar produktiver sein, als ein Treffen vor Ort.

Eines vorab: Solange wir keine perfekte Virtual Reality-Umgebungen haben, werden wir in virtuellen und remote Workshops/Besprechungen immer die zwischenmenschliche Komponente vermissen. Die anderen Teilnehmer wirklich wahrzunehmen, bereits am Händedruck die aalglatten oder die dominanten Personen zu erkennen oder am Abend, nach dem Workshop, gemeinsam beim Abendessen zu lachen und sich persönlicher kennenzulernen – das fehlt und wird auch weiterhin fehlen. Wir können es kompensieren. Aber nicht ersetzen.

Doch abgesehen davon gibt es einige Profitipps, mit denen Sie Ihre Zoom- oder MS Teams-Termine deutlich verbessern können.

Nachfolgend werde ich abwechselnd die Begriffe remote Termin/Workshop, virtueller Termin/Workshop oder Online-Termin verwenden. Gemeint ist damit immer: Alle oder zumindest die meisten Teilnehmer eines Termins befinden sich nicht am gleichen Ort, sondern kommunizieren über eine Plattform wie Zoom, MS Teams, Skype, WebEx, GoToMeeting, etc. Im besten Fall können sich die Teilnehmer sehen, weil alle eine Kamera nutzen, Dokumente ansehen und gemeinsam bearbeiten.

1. Interaktion fördern und fordern

In „normalen“ Terminen ist es leicht, Teilnehmer zum Mitmachen zu bringen. Ok, es gibt Gruppen, die sind eher schwerfällig, desinteressiert oder deprimiert.

Doch wenn wir vor Ort und in einem Raum sind, dann kann der Moderator oder Leiter des Termins bereits durch seine eigene Energie etwas bei den Teilnehmern bewirken.

Man nimmt zudem wahr, welche Teilnehmer mitmachen, nicken, nachdenken, sich Notizen machen und kann diese in den Termin aktiv einbinden.

Das fehlt bei remote Terminen.

Ich arbeite seit 2008 als Trainer für Führungskräfte weltweit und war davor 15 Jahre IT-Unternehmer. In all den Jahren konnte ich beobachten, dass auch bei Vor-Ort-Terminen nur wenige Besprechungsteilnehmer mit Begeisterung an ein Flipchart gehen oder Moderationskarten benutzen. Ja, wir haben uns daran gewöhnt und das ist gut so. Aber es wäre falsch, wenn wir behaupten, dass jeder Besprechungsteilnehmer bei einem „realen“ Termin begeistert auf interaktive Methoden abfährt.

Nicht jeder Teilnehmer eines “realen” Termins schätzt Moderationsmethoden

Bei Online-Terminen fehlen sämtliche Werkzeuge, an die wir uns gewöhnt haben. Kein Flipchart, keine Moderationskarten, keine Whiteboards.

Doch es gibt digitale Alternativen – mit denen wir alle erst einmal Erfahrung sammeln müssen.

Es gibt digitale Whiteboards (z.B. bei Zoom und MS Teams integriert oder kostenlose Anbieter wie www.draw.io und www.whiteboardfox.com), bei denen alle Besprechungs- und Workshopteilnehmer gleichzeitig auf einem unendlich großen, digitalen Flipchart/Whiteboard zusammenarbeiten können.

Wir können durch kurze Umfragen innerhalb von Zoom oder unter Nutzung von www.ahaslides.com oder www.mentimeter.com ein Stimmungsbild abfragen, Ideen sammeln, über Ergebnisse abstimmen und vieles mehr.

Wir können durch spielerische Elemente wie z.B. ein Quiz die Teilnehmer mit Energie aufladen und Abwechslung in einen längeren Termin bringen – und gleichzeitig beispielsweise bei Online-Seminaren das Wissen spielerisch überprüfen. Dazu bietet sich beispielsweise Kahoot.com oder ein Quiz mittels MS Forms oder Google Forms an.

In Vor-Ort-Terminen wurden wir doch bislang oft schief angesehen, wenn wir die Teilnehmer darum gebeten haben, ein Smartphone rauszuholen und eine digitale Abstimmung mitzumachen. In der virtuellen Umgebung ist das viel einfacher.

Der angenehme Nebeneffekt: Die Ergebnisse sind sofort digital dokumentiert! Das lästige Fotografieren und Dokumentieren von Flipcharts oder Moderationswänden entfällt damit. Aus meiner Erfahrung als Trainer und Moderator von Workshops kann ich Ihnen sagen, dass diese Nacharbeit bei Vor-Ort-Terminen sehr lästig und aufwändig sein kann – und vielfach unterschätzt wird.

Mein Tipp für mehr Interaktivität in remote/virtuellen Terminen:

Machen Sie sich mit den neuen Werkzeugen vertraut und gönnen Sie sich auch mal 1-2 Stunden Zeit, um beispielsweise mit einem digitale Whiteboard „zu spielen“ oder eine Umfrage mit ahaslides.com und Co. zu erstellen.

Kaum jemand war bei der erstmaligen Nutzung eines Flipcharts perfekt, sondern wir haben uns den Umgang damit über Jahre hinweg angeeignet.

Üben Sie daher jetzt schnellstmöglich den Umgang mit den neuen digitalen Werkzeugen in der virtuellen Online-Termin-Welt. Ihre Teilnehmer werden es Ihnen danken!

Und es könnte sogar sein, dass Sie daran Gefallen finden…

2. Richtige Teilnehmerzusammensetzung im Online-Termin

Es war „früher“ üblich, dass Workshops mindestens 1 Tag dauern. Vor allem, wenn Teilnehmer dazu extra anreisen mussten. Und wenn man extra angereist ist, dann war man auch die ganze Zeit beim Workshop dabei.

Aber waren diese Workshops immer richtig produktiv?

Haben Sie es nicht auch erlebt, dass es besser gewesen wäre, nach 4-5 Stunden aufzuhören? Um die Ergebnisse zu verarbeiten, neue Informationen einzuholen oder mit Experten zu sprechen?

Haben Sie es nicht auch erlebt, dass manche Teilnehmer eigentlich nur für 1 Stunde nötig waren – aber die ganze Zeit im Termin blieben, denn sie waren ja extra angereist?

Bitte machen Sie nicht den Fehler, Ihre bisherigen Workshop- und Besprechungsformate aus der „realen“ Welt unverändert in die virtuelle Welt zu übertragen.

Denn einerseits ist es virtuell erheblich anstrengender, einen kompletten Tag in einem Workshop zu verbringen, als vor Ort.

Und andererseits wäre es eine Verschwendung von Zeit und Energie.

Meine Tipps für die richtige Teilnehmerzusammensetzung in virtuellen Terminen:

• Sorgen Sie bei jedem Termin, bei jedem Workshop, bei jeder Schulung in der virtuellen Welt dafür, dass genau die Personen daran teilnehmen, die interessiert und nötig sind.
• Laden Sie bei Bedarf Experten ein, die sich ganz gezielt nur für einen bestimmten Zeitraum in den Termin “einwählen“.
• Teilen Sie lange Workshops besser in mehrere kürzere Termine auf, um Ergebnisse zu verproben oder weitere Informationen einzuholen.
• Selbst wenn Sie genügend Themen haben, um einen kompletten Tag auszufüllen, sollten Sie sich überlegen, den Termin in zwei halbe Tage umzuwandeln. Damit können Sie dem ansonsten üblichen Multitasking während virtueller Termine deutlich entgegenwirken (denn dieses Multitasking ist einer der Hauptgründe für die Zoom-Müdigkeit).

3. Pausen bei Online-Terminen (Workshops/Besprechungen)

Wenn wir mit Personen in einem Raum sitzen, dann können wir oft einfach feststellen, ob die Teilnehmer eine Pause benötigen. Sie rutschen auf dem Stuhl herum oder bekommen einen seltsamen Blick. Sie stehen einfach auf, um auf die Toilette zu gehen, oder fragen nach einer Pause.

In einem Vor-Ort-Termin kann eine Besprechung auch 1,5 – 2 Stunden dauern, ohne eine Pause erforderlich zu machen.

Online wäre das bereits zu lang.

Wer viele Online-Termine pro Tag mitmacht, erlebt es am eigenen Leib:

Virtuelle Termine sind auf Dauer wesentlich anstrengender als im „realen Leben“.

Sie sind schnell vereinbart und es gibt keinen Leerlauf – denn man muss nicht mehr von einem Besprechungsraum in den nächsten gehen oder gar mit dem Auto fahren. Deswegen ist es noch verführerischer, Termine direkt hintereinander zu legen. Das ist extrem ermüdend und macht es noch schwerer, Termine ordentlich vor- und nachzubereiten (aber das ist ein anderes Thema).

Deswegen empfehle ich Ihnen, dass Sie

1. bei Ihren virtuellen Terminen alle 50 – 70 Minuten mindestens 10 Minuten Pause machen. Geben Sie Ihren Gesprächspartnern den Tipp aufzustehen, sich etwas zu bewegen, anstatt sofort E-Mails zu beantworten.
2. bei Ihrer eigenen Terminplanung darauf achten, zwischen Online-Terminen auch Zeitblöcke zu reservieren, in denen Sie zuerst eine Pause machen und danach inhaltlich an Ihren Themen arbeiten sowie Termine vor- und nachbereiten.

Eine Pause während eines Online-Termins ist nur dann effektiv, wenn man sich vom Bildschirm wegbewegt. Ansonsten setzt die Zoom-Müdigkeit noch schneller ein. Deswegen ist „Pausen machen“ auch einer unserer 7 Tipps gegen Zoom-Müdigkeit, die Sie hier nachlesen können: 7 Auswege aus der Videokonferenz-Erschöpfung [Zoom-Müdigkeit].

4. Inhalte und Erwartungen an Gruppengröße anpassen

Würden Sie bei einer 30-köpfigen Vor-Ort-Veranstaltung erwarten, dass Sie dort eine gute, inhaltliche Diskussion führen können?

Wohl kaum!

Die Teilnehmeranzahl muss bei Online-Terminen berücksichtigt werden, wenn Inhalt und Erwartungen definiert werden

Bei virtuellen Terminen müssen wir, noch mehr als vor Ort, darauf achten,

• was wir in diesem Termin erreichen wollen
• und ob dieses Ziel mit der geplanten Teilnehmeranzahl realistisch ist.

Grundsätzlich gilt:

• Bei Teilnehmergruppen bis zu 4 Teilnehmern können wir in einem remote Termin das gleiche bearbeiten und erreichen wie in einem vor Ort-Termin
• Bei Gruppengrößen zwischen 5 und 8 Personen müssen wir bereits gezielt Moderationstechniken einsetzen und können nur noch eingeschränkt Diskussionen in der gesamten Gruppe führen
• Bei mehr als 9 Personen sind Diskussionen in der gesamten Gruppe unmöglich
• Ab 6 Teilnehmern erfordern Arbeitsblöcke innerhalb eines Online-Termins zwingend die Aufteilung in Teilgruppen. Ideal sind Teilgruppen mit 3-4 Teilnehmern, da dann alle aktiv mitarbeiten (müssen). Für diese Untergruppen bietet Zoom mit seinen Breakout Rooms die, aus meiner Erfahrung, beste Funktionalität an. Microsoft scheint (Stand September 2020) ebenfalls Breakout Rooms zu planen, aber das ist abzuwarten
• Bei der Arbeit in Teilgruppen ist in der Planung der Agenda zu berücksichtigen, dass die Teilergebnisse wieder zusammengeführt werden müssen. Am besten unter Zuhilfenahme von interaktiven Werkzeugen

Falls Sie feststellen, dass die von Ihnen geplanten Inhalte mit der vorgesehenen Gruppengröße nicht erreichbar sind, dann teilen Sie den Termin bereits im Vorfeld auf.

Es macht keinen Sinn, Arbeitsmeetings mit 50 remote arbeitenden Teilnehmern durchzuführen, wenn Sie nur 1 Stunde Zeit haben. Dabei werden Sie keine Ergebnisse erzielen.

5. Richtiges Timing von „Vortrag“ und Interaktivität

Ein richtig guter Präsentator kann uns bei einem Vor-Ort-Termin problemlos zwei Stunden lang so mit seiner Story fesseln, dass wir nicht merken, wie die Zeit vergeht.

Virtuell ist dies deutlich schwieriger, denn wir bekommen, trotz der kleinen „Kacheln“ mit den Videos unserer Teilnehmer, keinerlei Rückmeldung, ob man uns überhaupt noch zuhört.

Integrieren Sie daher alle 20 – 30 Minuten einen interaktiven Teil.

Das kann eine kleine Diskussion (bei bis zu 5 Teilnehmern geht das sehr gut), eine Arbeitsrunde in Teilgruppen (dazu sind bei Gruppen ab 6 Teilnehmern die Breakout Rooms von Zoom unbezahlbar) oder eine Abstimmung, Umfrage, Ideensammlung oder ähnliches sein.

Sie führen Webinare durch? Dann können Sie auch 60 Minuten präsentieren. Falls es Ihnen jedoch gelingt, zwischendurch die Teilnehmer mehrmals zum Nachdenken zu bringen, dann fördert das die Aufmerksamkeit.

Ich frage beispielsweise Teilnehmer meiner Webinare, die immer eine Stunde dauern, nach 30 – 35 Minuten: „Welche Erkenntnisse haben Sie bislang gesammelt“ und forderte sie auch auf, ihre Erkenntnisse in den Chat oder den Fragen & Antworten-Bereich zu schreiben. Gelegentlich nutze ich auch Wordclouds, wie sie von ahaslides.com angeboten werden.

Interaktive remote Workshops – hier eine Wordcloud mit ahaslides

Denn auch eine solche Frage sorgt dafür, dass die Zuhörer aus dem reinen Zuhör-Modus in einen aktiven Denk-Modus umschalten müssen. Und das steigert wiederum die Aufmerksamkeit.

Kürzlich bin ich auf kahoot.com aufmerksam gemacht worden und ziemlich begeistert. Ich denke, ich werde demnächst auch ein solches Quiz in meine Webinare aufnehmen.

6. Kürzere Termine

Ein Tipp, der für Vor-Ort-Termine ebenso gilt wie für Online-Termine: Machen Sie kürzere Termine.

Lieber eine sonst 3-stündige Besprechung und 4 Einzelteile mit jeweils 45 – 60 Minuten aufteilen und dann nur die richtigen Teilnehmer einladen, als zu viele Monster-Termine anzusetzen.

Wenn ich zu Besprechungen eingeladen werde, dann bekomme ich aktuell sehr oft die Einladung direkt aus MS Teams oder Zoom zugeschickt. Und oft beträgt die Voreinstellung für die Termindauer 60 Minuten. Obwohl wir nur 20 Minuten Zeit benötigen.

Dennoch wird der Termin für 60 Minuten angesetzt.

Wir kennen alle die Regel: Eine Besprechung dauert immer mindestens so lange, wie sie eingeplant wurde. Meistens aber länger.

Deswegen plädiere ich nachdrücklich dafür, Online-Termine mit ungewöhnlichen Zeitdauern zu planen. 25 Minuten, 35 Minuten, 50 Minuten. Und danach sofort Zeit einzuplanen, um den Termin nachzubereiten.

Mein Tipp für effektive Online-Besprechungen und remote Workshops:

Bitte achten Sie unbedingt darauf, dass Sie vor dem Versenden der Einladung die Agenda durchgeplant haben und eher weniger Zeit ansetzen als sich dem Standard von 60 Minuten zu beugen.

Falls Sie mit dem Prinzip des Daily vertraut sind, dann sind Sie an kurze Termine gewöhnt. Ich hoffe nur, dass Sie sich auch wirklich an die 15-Minuten-Obergrenze halten. Falls nicht, sehen Sie sich bitte unbedingt die Tabelle in folgendem Artikel an, der Sie entnehmen können, wie viele hunderte von Stunden unbemerkt verschwendet werden, wenn ein wöchentlicher Termin auch nur 5 Minuten länger dauert, als er sollte: Was ist ein Daily [Standup Meeting] – Allzweckwaffe oder Hype?

7. Online-Termine früher beginnen

Bei längeren Online-Terminen, beispielsweise einem halbtägigen Workshop oder einer Schulung, verbringen wir viel Zeit miteinander. Doch oft fehlt Zeit für Smalltalk und zwischenmenschlichen Austausch. Insbesondere bei komplett remote arbeitenden Teams müssen wir explizit nach Chancen suchen, die Personen nicht nur inhaltlich, sondern auch menschlich zusammenzubringen.

Deswegen lade ich die Teilnehmer bei allen Workshops oder Schulungen, die ich online live durchführe, dazu ein, etwas früher zu kommen.

So steht in meinen Einladungen beispielsweise:

9.00 – 12.30 Uhr: Workshop OKR-Einführung

Zoom-Link zur Teilnahme

„Der Termin öffnet bereits um 8:45 Uhr. Bitte erscheint etwas früher zum gemeinsamen Ankommen, Kaffeetrinken und zum lockeren Austausch“.

Denn bei „normalen“ Schulungen und Workshops ist die Zeit vor dem Workshop und die gemeinsam verbrachte Zeit in Pausen oft genauso wichtig, wie der eigentliche Workshop-Inhalt.

Fazit: Zoom- und MS Teams-Termine/Workshops abwechslungsreich gestalten

Alle zuvor genannten Tipps entstammen sowohl meiner Erfahrung aus der Praxis als auch der anderer Trainings- und Beratungskollegen.

Indem wir uns bewusst mit den Chancen der virtuellen/remote Termine auseinandersetzen, können wir auch von den online vorhandenen Vorteilen profitieren.

Nehmen Sie sich aber bitte etwas Zeit, um neue online-basierte Tools zu erlernen und setzen Sie diese dann aktiv ein. In den meisten Fällen werden Sie die Teilnehmer damit überraschen und positiv beeinflussen.

Falls Sie weitere Tipps haben, senden Sie mir bitte Ihre Tipps für abwechslungsreiche Online-Meetings über das Kontaktformular: Tipps an Axel Rittershaus senden

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