Richtig delegieren: 5 Praxistipps zur effektiven, motivierenden Delegation

Mit der kostenlosen Checkliste zur Delegation (die Sie hier finden) werden Sie einerseits eine Delegation optimal vorbereiten und andererseits sicherstellen, dass der Delegationsempfänger auch genau versteht, was Sie von ihm erwarten.

Dies ergänzen wir nun mit fünf Praxistipps, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter noch motivierender führen und mehr Aufgaben erledigt bekommen.

1. Lassen Sie den Delegationsempfänger die Aufgabe zusammenfassen

Am Ende eines Gesprächs fragen wir üblicherweise

• „So, alles verstanden?“
• „Noch Fragen?“
• „Brauchst Du noch etwas von mir?“

Und wenn der Mitarbeiter, also der Delegationsempfänger, keine Fragen mehr hat, dann beenden wir das Gespräch.

Und glauben, dass der Mitarbeiter wirklich genau verstanden hat, was er tun soll und was wir von ihm erwarten.

Einfache oder bekannte Aufgaben

Bei sehr einfachen Aufgaben oder bei der Delegation von Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter schon zig-mal erledigt hat, können wir so vorgehen. Denn dann weiß der Mitarbeiter recht gut, welche Informationen er von uns benötigt, um die Aufgabe zu erledigen.

Komplexe oder unbekannte Aufgaben

Bei komplexen oder unbekannten Aufgaben steht unser Delegationsempfänger jedoch vor dem Problem, dass er „nicht weiß, was er nicht weiß“.

Er hört gut zu, macht sich Notizen, stellt im besten Fall auch Verständnisfragen. Aber die Informationslücken zeigen sich erst, wenn derjenige mit der Arbeit beginnt.

Was dazu führen kann, dass Mitarbeiter

• entweder stunden- oder tagelang herauszufinden versuchen, wie sie eigentlich anfangen sollen
• oder in eine völlig falsche Richtung loslaufen, weil sie die Aufgabe ganz anders verstanden und interpretiert haben.

Wurde die delegierte Aufgabe richtig verstanden? Eine Zusammenfassung hilft!

Dieses Problem können wir sehr einfach beheben:

Indem wir den Mitarbeiter darum bitten, am Ende des Delegationsgesprächs eine Zusammenfassung zu machen.

Wir fragen dann beispielsweise

• „Bitte fasse doch einmal kurz zusammen, wie Du die Aufgabe verstanden hast“
• „Ich weiß, das waren jetzt viele Details. Beschreibe mir doch einmal kurz, was Deiner Meinung nach jetzt von Dir erwarte“
• „Die Aufgabe ist ja sehr umfangreich und komplex. Wie wirst Du denn jetzt an die Aufgabe herangehen?“

Es ist möglich, dass der Mitarbeiter erst zögert und nachdenkt. Und das ist gut. Denn dann verarbeitet er tatsächlich, was er verstanden hat und überlegt, was zu tun ist.

Diese Frage alleine eliminiert eine Vielzahl von späteren Problemen, bevor sie überhaupt auftauchen – weil wir die Wahrscheinlichkeit einer „falsch“ verstandenen Delegation erheblich reduzieren.

Wenn Sie nur einen einzigen der fünf Praxistipps aus diesem Artikel mitnehmen, dann sollte es dieser sein.

2. Prüfen Sie (Zwischen-)Ergebnisse zeitnah und abhängig von der Erfahrung des Mitarbeiters

Je nach Umfang, Komplexität und abhängig davon, ob der Mitarbeiter bereits Erfahrung mit der delegierten Aufgabe hat, sollten wir Ergebnisse oder Zwischenergebnisse zeitnah prüfen.

Das gilt besonders dann, wenn die Aufgabe mehrere Stufen hat und ein „Fehler“ auf Stufe eins sich fatal auf die nächsten Schritte auswirken würde.

Legen Sie bereits im Delegationsgespräch mit dem Mitarbeiter fest, wann Sie sich wieder unterhalten oder wann Sie einen Status gemeldet bekommen.

Je unerfahrener der Mitarbeiter oder das Team in der Aufgabe ist, desto enger sollten diese „Check-ins“ sein.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass Sie diese Termine durchführen, damit die Mitarbeiter möglichst wenig Gefahr laufen, unnötige Arbeiten zu machen oder Zeit zu verschwenden – und nicht, um sie zu kontrollieren oder weil Sie ihnen nicht vertrauen!

Bei diesen „Prüfungen“ sollten Sie darauf achten, ob die Mitarbeiter auf einem guten Weg sind, um das Ziel zu erreichen.

Sie sollten unbedingt vermeiden, den Mitarbeitern den Weg aufzuzwingen, den Sie gegangen wären – obwohl die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Weg ebenfalls erfolgreich unterwegs sind.

Bedenken Sie auch immer, dass Fehler zum Lernen dazugehören.

Wenn bei diesen Zwischen-Check-Ins Fehler auftauchen, dann gehört das dazu. Mit dem richtigen Feedback (kommt bei Punkt 4) werden Sie auch richtig damit umgehen.

3. Vermeiden Sie Mikro-Management

Wenn Mitarbeiter wenig Erfahrung haben, dann müssen wir ihnen oft dabei helfen, überhaupt einen Ansatzpunkt zu finden.

Wir müssen vielleicht auch dabei helfen, einen sinnvollen Plan aufzustellen und Entscheidungen zu treffen.

Das nennt man „lernen“ und „trainieren“.

Im Sinne der situativen Führung stehen die Mitarbeiter auf Stufe 1 und benötigen diese Unterstützung.

Das ist kein Mikro-Management.

Doch sobald Mitarbeiter erste Erfahrungen gemacht haben, müssen wir ihnen etwas mehr Freiheit geben. Im besten Fall wachsen die Mitarbeiter in die delegierten Aufgaben hinein und können mehr Verantwortung übernehmen. Dann sollten wir ihnen diese auch geben und unsere detaillierten Vorgaben reduzieren.

Wenn Mitarbeiter gar mehr Erfahrung haben als wir, dürfen wir deren Entscheidungskompetenz auf keinen Fall durch Mikro-Management beschneiden. Denn damit rauben wir ihnen in den meisten Fällen die Motivation an der Arbeit.

Klar, man kann auch mit sehr viel Erfahrung sehr viel Mist machen, dann müssen wir mit dem Mitarbeiter darüber sprechen. Doch auch dann ist weniger ein Mikro-Management des Mitarbeiters, sondern vielmehr eine coachende Führung des Mitarbeiters gefragt, damit er eine neue Vorgehensweise erlernt und annimmt.

Wenn die Delegation zum Mikro-Management wird, obwohl die Mitarbeiter eigentlich selbst genau wissen, was zu tun ist, haben wir es mit einem der drei größten Demotivationsfaktoren am Arbeitsplatz zu tun.

Einem Demotivationsfaktor, der früher oder später dazu führt, dass Mitarbeiter ihrer Führungskraft kündigen!

Deswegen: Mikro-managen Sie nicht!

4. Geben Sie konkretes Feedback

Ob ein Mitarbeiter eine delegierte Aufgabe nun perfekt bearbeitet oder dabei viele Lernmöglichkeiten (auch als „Fehler“ bezeichnet 😉 ) gefunden hat: Wir müssen konstruktives Feedback geben.

Konstruktiv bedeutet vor allem: Konkret!

Der Mitarbeiter muss konkret wissen,

• was er bei der an ihn delegierten Aufgabe gut gemacht hat und so weitermachen soll
• was er bei der Aufgabe nicht gut gemacht hat, welche Auswirkungen dies hat und er soll – am besten selbst – erkennen, was daraus zu lernen ist

Viele Führungskräfte wissen sehr gut, wie man positives Feedback gibt.

Sie machen es nur viel zu selten.

Oder sie machen es sehr pauschal, z.B. „Gut gemacht“.

Pauschal ist schon in Ordnung, aber immer mal wieder sollte auch positives Feedback sehr konkret sein.

Positives Feedback hilft Mitarbeitern zu verstehen, was sie so weitermachen sollen

Damit der Mitarbeiter weiß, was genau er gut macht und so weitermachen soll.

Beispielsweise:

„Es war super, wie Du die Bilder für die Präsentation herausgesucht und eingebaut hast. Das waren genau die richtigen Fotos, um unsere Nachricht zu unterstützen.“

Damit weiß der Mitarbeiter, dass seine Art der Bildauswahl gut war.

Und wird in Zukunft ähnlich vorgehen.

Weiß er das nicht und war der Mitarbeiter vielleicht sogar unsicher, ob er die richtigen Bilder ausgewählt hat, dann wählt er beim nächsten Mal vielleicht einen anderen Bilderstil aus – der uns nicht gefällt.

Und wir fragen uns, warum er jetzt „schlechter geworden“ ist.

Wenn ein Mitarbeiter nie erfährt, warum er eine delegierte Aufgabe gut gelöst hat, dann ist auch nicht sichergestellt, dass er beim nächsten Mal die gleiche Aufgabe wieder gut löst!

Deswegen ist auch positives Feedback bei der Delegation so wichtig.

Kritisches Feedback

Mit kritischem Feedback tun sich die meisten Führungskräfte schwer.

Dabei übersehen sie, dass kritisches Feedback – wenn es richtig überbracht wird – extrem motivierend sein kann.

Wenn wir dem Mitarbeiter konkret aufzeigen, woran er arbeiten sollte, um in Zukunft einen (noch) besseren Job zu machen, dann ist das motivierend.

Doch viele Führungskräfte befürchten, dass Kritik sofort persönlich verstanden oder nicht akzeptiert wird. Dabei ist die Angst meist unbegründet.

Es gibt sehr effektive Methoden, um Feedback und Kritik richtig zu transportieren.

Wenn Sie innerhalb von 2 Stunden zum absoluten Feedback-Profi werden wollen, dann sehen Sie sich das hier an: Souverän Kritik- und Feedback-Gespräche führen

5. Achten Sie auf das Ergebnis, nicht (nur) auf den Weg

Insbesondere Experten, die zu Führungskräften geworden sind, achten sehr oft verstärkt auf den Weg, der zur Lösung einer delegierten Aufgabe gegangen wurde.

Sie vergleichen den Lösungsweg mit „ihrem Weg“ und wenn sie feststellen, dass der Mitarbeiter anders vorgegangen ist, dann kritisieren sie das.

Oder denken „ach je, das ist wieder nicht so gemacht worden, wie ich es gemacht hätte – in Zukunft muss ich das wohl wieder selbst machen“.

Obwohl das Ergebnis gut, sehr gut oder sogar noch besser ist, als erwartet.

Aber man ist so sehr darauf fixiert, wie etwas getan wurde, dass man übersieht, was erreicht wurde.

Es gibt natürlich Aufgaben, bei denen auch bei der Delegation sichergestellt sein muss, dass bestimmte Vorgehensmodelle oder Regeln eingehalten werden.

Logisch.

Auf ungewöhnlichem Weg das Ziel erreicht? Auch gut!

Aber wir dürfen Mitarbeitern nicht unseren Weg aufzwingen, „weil es unser Weg“ ist!

Wenn wir glauben, dass der Weg des Mitarbeiters nicht so gut ist wie unserer, sollten wir uns vom Mitarbeiter genau erklären lassen (d.h. er spricht und wir hören zu), welche Vorteile sein Weg hat – um dann im Nachgang zu analysieren, ob wir vielleicht gerade einen neuen, noch besseren Weg kennengelernt haben.

Oder zumindest einen Weg, den wir zwar nicht gegangen wären, der aber ebenfalls funktioniert.

Weil er das Ziel erreicht.

Noch zwei Tipps zur Zieldefinition:

1. Falls Sie bei der Delegation von Aufgaben gelegentlich mit der Zieldefinition hadern, dann dürfte folgender Artikel sehr hilfreich sein: Die „Definition of Done“ bei der Delegation von Aufgaben
2. Für umfangreiche Delegationsthemen an Mitarbeiter und Teams ist die Zielsetzungsmethode OKRs – Objectives und Key Results in den meisten Fällen das Nonplusultra. Wie Sie in zwei Stunden zum OKR-Profi werden, erfahren Sie hier: OKR – Objectives und Key Results beherrschen, nutzen & Ziele erreichen

Fazit Praxistipps Delegation

Kombinieren Sie diese fünf Praxistipps zur Delegation mit unserer kostenlosen Checkliste Delegation und Sie werden bereits wesentlich effektiver delegieren.

Delegations-Profi

Zum Delegations-Profi werden Sie mit unserem hochgelobten Online-Kurs, mit dem Sie in Ihrem eigenen Tempo die effektivsten Delegations-Methoden und diverse Vorgehensmodelle zur Delegation so kennenlernen, dass Sie diese sofort in der Praxis nutzen werden.

Das Resultat: Bessere Ergebnisse, motiviertere Mitarbeiter und mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben (und Ihr Leben).