Jahresgespräche: Warum Unternehmen von vorbereiteten Mitarbeitern profitieren

Man könnte den Eindruck bekommen, dass Mitarbeitergespräche eine Art Wettstreit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft (& Unternehmen) sind:

• Auf der einen Seite Mitarbeiter, die das Meiste für sich aus dem Jahresgespräch/Mitarbeitergespräch rausholen wollen
• Auf der anderen Seite Führungskräfte, die das Meiste für das Unternehmen behalten (und somit dem Mitarbeiter nicht geben) wollen

Hat man dann (als Unternehmen) nicht das größte Interesse daran, dass die Mitarbeiter möglichst unvorbereitet in das Jahresgespräch gehen? Damit die (gut auf das Mitarbeitergespräch vorbereitete Führungskraft) ein leichtes Spiel hat?

Genau das Gegenteil ist der Fall!

Das Resultat eines Mitarbeitergesprächs mit gut vorbereiteten Mitarbeitern ist ein wesentlich effektiveres, konkreteres, weniger emotionales und deutlich zielführenderes Gespräch. Und damit ein deutlich motivierenderes Gespräch.

Vorausgesetzt natürlich, die Führungskraft ist ebenfalls gut vorbereitet. (Mehr Tipps dazu hier)

Denn ein nicht vorbereiteter Mitarbeiter kann schnell emotional werden, wenn die eigenen Vorstellungen nicht umgesetzt werden können. Und das Gespräch damit in eine völlig falsche Richtung leiten. Ist die Führungskraft dann auch nicht gut vorbereitet, kann ein katastrophales Endergebnis herauskommen.

1. Mitarbeiter bewertet eigene Leistung (im Mitarbeitergespräch) richtig

Bereitet sich ein Mitarbeiter auf das Jahresgespräch vor, dann weiß jeder, dass zu Beginn des Mitarbeitergesprächs eine Rückbetrachtung der erbrachten Tätigkeit/Leistung erfolgen wird.

Das gilt auch dann, wenn es keine offizielle “Leistungsbeurteilung” gibt.

Denn ein Jahresgespräch, bei dem wir nicht über die Arbeit des vergangenen Jahres sprechen, ist nutzlos. Wir müssen die Arbeitsweise oder Arbeitsleistung nicht zwangsläufig bewerten. Was wir auf jeden Fall tun sollten, ist herauszufinden:

1. Was war im vergangenen Jahr gut?
2. Was war nicht gut?
3. Was ist daraus zu lernen?

Eine gut vorbereitete Mitarbeiterin hat sich konkrete Gedanken dazu gemacht, was sie im letzten Jahr gut oder weniger gut, was sie gerne oder weniger gerne gemacht hat. Und ausgehend von ihrer eigenen Betrachtung wird sie konkret sagen können, was sie in Zukunft machen möchte oder sollte.

Sie wird konkrete Beispiele für ihre Arbeit vorbereiten, mit der sie ihre Stärken oder Handlungsbereiche konkretisieren kann.

Dann führt das Jahresgespräch zu einer objektiven, fairen und nützlichen Rückbetrachtung, die eine verlässliche Basis zur Zukunftsplanung wird.

Ein nicht oder schlecht vorbereiteter Mitarbeiter wird im Mitarbeitergespräch entweder einsilbig oder emotional reagieren, wenn über seine Arbeit gesprochen wird. Vor allem, wenn die Führungskraft Bereiche anspricht, bei der sie Defizite des Mitarbeiters sieht. Denn selbst wenn die Führungskraft dies in einem hilfsbereiten, freundlichen, optimistischen Ton tut, kann dies vom schlecht vorbereiteten Mitarbeiter schnell als Angriff aufgefasst werden. Und schon ist das Jahresgespräch in einem ganz schlechten Fahrwasser.

2. Mitarbeiter hat im Jahresgespräch konkrete Vorstellungen zur Zukunft

Die Betrachtung der vergangenen Arbeitsleistung durch den Mitarbeiter selbst ist ein wichtiger Einflussfaktor auf die Zielvorstellungen, die unser Mitarbeiter in das Jahresgespräch mitbringt.

Denn zu oft stellen Führungskräfte ihren Mitarbeitern die Frage

“Wohin möchtest Du Dich entwickeln?

Was ist Dir in Zukunft wichtig?”

und bekommen keine Antwort. 

Entweder, weil der Mitarbeiter keine Änderung möchte oder weil ihm einfach so spontan nichts handfestes einfällt.

Besonders schlimm wird es, wenn der Mitarbeiter dann spontan etwas nennt, dies beschlossen wird und der Mitarbeiter 2 Stunden nach dem Jahresgespräch feststellt, dass er eigentlich etwas ganz anderes gewollt hätte. Doch unter dem Zeitdruck des Jahresgesprächs ist es ihm nicht eingefallen und er ärgert sich über eine vergebene Chance.

Eine gut vorbereitete Mitarbeiterin hat sich dagegen ganz konkret überlegt

• wo sie hin möchte
• wie sie dort hinkommen kann
• was das Unternehmen davon haben wird

Mit diesen Ausgangsgrößen tut sich jede Führungskraft deutlich leichter, wenn es um die Planung konkreter Maßnahmen und Weichenstellungen für die Zukunft der Mitarbeiterin geht.

Diese Zukunftsplanung gehört zu den wichtigsten Motivationsfaktoren im Jahresgespräch. Eine gute Vorbereitung sowohl der Führungskraft als auch der Mitarbeiter machen aus einem Jahresgespräch ein Motivations-Turbo.

3. Mitarbeiter berücksichtigen im Jahresgespräch die Unternehmenssituation

“Ziele und Wünsche für die Zukunft zu haben ist schön.
Aber in unserer Unternehmens- oder Wirtschaftssituation sind mir leider die Hände gebunden.”
sagen Sie möglicherweise als Führungskraft.

Ihre Mitarbeiter leben (in der Regel) nicht hinter dem Mond und wissen oft ganz gut darüber Bescheid, wie es um ihr Unternehmen steht. 

Bereitet sich die Mitarbeiterin strukturiert auf ihr Jahresgespräch vor (hier gibt es Tipps für Mitarbeiter dazu), dann wird sie keine Wunschliste für den Weihnachtsmann zusammenstellen.

• Sie wird sich stattdessen konkret überlegen, was aktuell und in absehbarer Zeit im Unternehmen vor sich geht und welche Möglichkeiten beispielsweise zur Förderung, Karriere, Arbeitsveränderung, etc. bestehen.
• Sie wird abschätzen können, welche Forderungen vermutlich für Sie als Führungskraft nur schwer durchzubringen sind (was nicht bedeutet, dass sie diese nicht anspricht)
• Sie wird auch darauf vorbereitet sein, dass manches aktuell nicht möglich ist – und ihre Vorstellungen entweder zurückstellen oder in einen Stufenplan verpacken (oder Alternativen mitbringen, siehe 5.)

Schlecht vorbereitete Mitarbeiter werden jedoch unüberlegt Forderungen stellen, die oft jenseits der Möglichkeiten liegen, weil die Unternehmenssituation nicht berücksichtigt wird. Damit kann sich die Führungskraft schnell in einem Stellvertreterkrieg befinden, in dem sie vom Mitarbeiter für die “Fehler” der Geschäftsführung angeklagt und mit Forderungen konfrontiert wird, die keinerlei Chance auf Umsetzung haben.

Da die Forderungen abgelehnt werden, steigt beim Mitarbeiter der Frust. 

4. Mitarbeiter korrigieren falsche Einschätzung der Führungskraft

Auch Führungskräfte äußern im Jahresgespräch ihre Einschätzung der Mitarbeiter. Und liegen damit manchmal falsch.

Das kann unterschiedliche Gründe haben. Einer der häufigsten Gründe dafür, dass eine Führungskraft eine Mitarbeiterin falsch einschätzt, lautet:

Viele Führungskräfte können die
Arbeitsleistung, Talente und Fähigkeiten
ihre Mitarbeiter nur schlecht einschätzen, 
weil sie zu selten die Mitarbeiter wirklich bei ihrer Arbeit beobachten können und/oder
gar nicht das detaillierte Fachwissen haben, um die Leistung zu bewerten.

Bewertet eine Führungskraft die Leistung der Mitarbeiterin also schlechter als sie ist, dann muss die Mitarbeiterin dies korrigieren.

Eine gut vorbereitete Mitarbeiterin überlegt sich im Vorfeld des Jahresgespräches, welche Fähigkeiten besonders wichtig sind – und wie gut die Führungskraft dies überhaupt beobachten und bewerten konnte.

Und bereitet dementsprechend Beispiele oder sogar Referenzen vor, um der Führungskraft im Zweifelsfall während des Jahresgesprächs zu einer besseren Einschätzung zu verhelfen.

Eine unvorbereitete Mitarbeiterin jedoch wird, wenn sie falsch eingeschätzt wird, durch den Druck und die emotionale Belastung (Ärger, Sorge) Schwierigkeiten haben, wirklich gute Beispiele aus dem Hut zu zaubern. Beispiele, die ihr 30 Minuten nach dem Gespräch wieder einfallen. Doch dann ist es zu spät.

Warum das wichtig ist?

Schätzt die Führungskraft die Leistung, Arbeit und Fähigkeiten von Mitarbeitern falsch ein und diese Einschätzung wird nicht korrigiert, werden die Mitarbeiter weder richtig gefördert noch werden sie die Tätigkeiten übernehmen, für die sie prädestiniert sind. Und das Unternehmen verliert wertvolle Arbeitsleistung, weil die Mitarbeiter falsch eingesetzt werden.

Und Mitarbeiter vergeuden ihre wervolle Lebenszeit mit demotivierenden Aufgaben.

5. Mitarbeiter bringen Optionen in Gehaltsgespräch mit

Dass im Jahresgespräch über das Gehalt diskutiert wird, ist in den meisten Unternehmen üblich.

Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte ist das Thema Geld ein emotionales Thema. Manche Mitarbeiter trauen sich gar nicht, nach einer Gehaltserhöhung zu fragen (warum Mitarbeiter selbst das Thema Gehalt ansprechen sollten, erfahren Sie hier).

Und wenn sie sich trauen, aber abgelehnt werden, dann schweigen sie.

Manchmal ist das Thema damit auch für den Mitarbeiter erledigt und er ist weder verärgert noch enttäuscht.

Doch gelegentlich steht dem Mitarbeiter eigentlich ein höheres Endgeld zu, das Unternehmen kann dies jedoch finanziell momentan nicht leisten.

Gut vorbereitete Mitarbeiter gehen immer mit mehreren Optionen ins Gehaltsgespräch. Sie haben nicht nur eine vernünftige Einschätzung über die Möglichkeiten einer Gehaltsanpassung.

Sie bringen auch Ideen für alternative Gehaltskomponenten mit, beispielsweise:

• Schulungen
• Mentoring oder Coaching
• Fachlaufbahn
• Teilnahme an Konferenzen
• Teilnahme an Prestigeprojekten
• flexible Arbeitszeit

Ein nicht vorbereiteter Mitarbeiter hat keine Alternativen vorbereitet. Und ein Verhandlungspartner, der nur eine einzige Möglichkeit sieht, ist schnell verärgert.

Deswegen profitiert das Unternehmen davon, wenn Mitarbeiter nicht nur vernünftige Vorstellungen von den Möglichkeiten einer Gehaltsanpassung haben, sondern auch Optionen vorbereiten. Denn dann sind auch Kombinationslösungen möglich, die aus Gehaltsveränderungen und anderen Leistungen bestehen, die den Mitarbeiter in Wirklichkeit noch viel stärker zufrieden stellen, als eine reine Gehaltserhöhung.

Weiterführende Artikel zu Mitarbeitergesprächen und Gehaltsverhandlungen:

• Checklisten und Vorlagen für Mitarbeitergespräche
• Wie sich Mitarbeiter optimal auf Mitarbeitergespräche und Jahresgespräche vorbereiten
• Wie Führungskräfte optimale und motivierende Mitarbeitergespräche und Jahresgespräche führen
• So führt man Mitarbeitergespräche im Homeoffice