Teamarbeit planen und organisieren – 7 Tipps für Führungskräfte

27. Mai 2020
Axel Rittershaus
Teamarbeit perfekt planen und organisieren

Ein motiviertes, gut organisiertes Team mit 4 Mitarbeitern kann erheblich mehr erreichen, als ein desorganisiertes, frustriertes und ziellos agierendes Team mit 12 Teammitgliedern.

Wie Sie dafür sorgen, dass Ihr Team zur ersten Gruppe gehört, erfahren Sie in diesem Artikel.

7 Schritte, um Teamarbeit optimal zu planen und zu organisieren:

  1. Klare Ziele
  2. Team anpassen
  3. Klare Rollen im Team (fachlich und menschlich)
  4. Kurze Arbeitszyklen
  5. Auf die dunkle Seite der Macht gehen
  6. Fehler machen – aber nur 1x
  7. Teamerfolge feiern

Warum diese sieben Schritte eine so große Rolle spielen, was Ihr Team auf der „dunklen Seite der Macht“ soll und wie Sie die Schritte im Alltag umsetzen, darauf gehen wir nun konkret ein:

1. Klare Ziele im Team

Wir haben zwar kein Ziel, aber wir kommen gut voran

So logisch die Notwendigeit eines Ziels ist, so erstaunlich ist immer wieder, dass manche Teams zwar mit Vollgas unterwegs sind – aber keiner wirklich genau beschreiben kann, wo man eigentlich hin will.

Fragt man die 7 Teammitglieder, erhält man 7 verschiedene Ziele genannt.

Die Führungskraft hat natürlich auch noch eine Vorstellung des Ziels. Das sich von dem der Teammitglieder unterscheidet.

Deswegen steht und fällt die Planung und Organisation der Teamarbeit mit einer kristallklaren Definition des Ziels.

Ist das Ziel definiert, müssen alle daran mitarbeitenden Kollegen natürlich auch ein gemeinsames Verständnis vom Ziel haben.

Dies gilt sowohl für Projektteams, als auch für konventionelle Teams, die „Routineaufgaben“ bewältigen.

Klar, in Projekten wird oft ein „Kick-off“ veranstaltet. Aber mal Hand auf’s Herz: Wussten Sie bei jedem Kick-off danach ganz genau, welches Ziel konkret erreicht werden soll?

Falls Teammitglieder nur eine wage Vorstellung von den Zielen haben, empfehle ich Ihnen als Führungskraft folgende Artikel:

Sobald in Ihrem Team echte Transparenz und ein gemeinsames Verständnis der Ziele besteht, dann können wir zum nächsten Schritt übergehen.

Aber erst dann!

2. Team anpassen

Wer Handballweltmeister werden will, sollte sich ein Team zusammenstellen, das den Sport beherrscht. Keine Marathonläufer.

Im Arbeitsalltag können wir manchmal das ideale Team zusammenstellen.

Häufig sind jedoch Wunschkandidaten in anderen Projekten eingeplant, die benötigten Experten sind nicht verfügbar oder wir können unser Team gar nicht verändern.

Dann arbeiten wir mit denjenigen, die wir im Team haben. Auch gut.

Unternehmen, in denen die virtuelle Zusammenarbeit richtig gelebt wird, haben einen Vorteil: Dort ist es oft wesentlich einfacher, dass sich Kollegen unterschiedlicher Teams gegenseitig unterstützen. Benötigt das Controlling-Team Beratung hinsichtlich neuer gesetzlicher oder steuerlicher Regelungen, lädt man die Experten des anderen Teams gezielt in die virtuellen Meetings mit ein und nutzt deren Wissen. Für kurze Zeit, ohne großen Aufwand.

Führung - Löwen und Schafe

Aber was tun wir, wenn wir mit der B-Mannschaft spielen müssen?

Dann beantworten wir als Führungskraft folgende Fragen:

  1. Welche Fähigkeiten benötigen wir, um das Ziel zu erreichen?
  2. Wie gut sind die Fähigkeiten im Team ausgeprägt?
  3. Welche Schwächen hat das Team, welche Fähigkeiten fehlen?
  4. Wie kann das Team die Schwächen ausgleichen?
  5. Welche (gegebenenfalls zeitlich befristete) zusätzliche Unterstützung könnte das Team nutzen?
  6. Welche Gefahren für die Zielerreichung bestehen?
  7. Welche Chancen für die Zielerreichung bestehen?

Falls Sie diese Vorgehensweise an eine SWOT-Analyse erinnert, dann liegen Sie ganz richtig. In meinem Online-Training für erfolgreiche Teams zeige ich Ihnen ausführlich, wie Sie Ihr Team analysieren und mit den Ergebnissen ein erfolgreiches Team formen: Mehr Informationen zum Online-Training für erfolgreiche Teams

Nutzen Sie als Führungskraft die obigen Fragen und diskutieren Sie dies auch offen mit Ihrem Team.

Ihre Teammitglieder sind meistens clever genug um zu erkennen, wie gut (oder schlecht) sie für eine Aufgabe präpariert sind. Wenn Sie offen gemeinsam Risiken und Schwächen des Teams besprechen, leben Sie als Führungskraft Transparenz und Vertrauen exemplarisch vor.

Durch diese Transparenz und das Fördern eines Teamgefühls kann auch ein nicht optimal zusammengesetztes Team erstaunliches erreichen.

Hat das Team auch noch eine exzellente Führungskraft (also Sie), dann ist es nicht zu stoppen…

3. Rollen im Team – fachlich und menschlich

Bei der Besetzung von Teams ist es selbstverständlich wichtig, die richtigen Fachleute zusammenzubringen.

Doch was hätten wir davon, wenn wir beispielsweise eine Fußballmannschaft mit 10 Lionel Messis zusammenstellen würden? Ok, mit Lionel würde das Team vermutlich immer noch gewinnen, aber Sie wissen, was ich meine.

Ein Team ist besonders dann erfolgreich, wenn es unterschiedliche Ansätze, Sichtweisen, Vorgehensmodelle, etc. zusammenbringt und daraus etwas Neues macht.

Doch damit unterschiedliche Persönlichkeiten und Experten wirklich zusammenarbeiten, benötigen wir unbedingt Menschen, die deren Unterschiedlichkeiten überbrücken.

Wir brauchen Teammitglieder, die ein mega-fokussiertes Team auch einmal aufheitern.

Es braucht Mitarbeiter, die uns alle anfeuern, wenn wir gerade durch eine schwierige Phase gehen, und die uns zum Feiern animieren, wenn wir etwas erreicht haben.

Deswegen ist bei der Besetzung des Teams eben nicht nur die fachliche Expertise wichtig!

Sie müssen in Ihrem Team auch dafür sorgen, dass in ausreichendem Maße „weiche“ Fähigkeiten vertreten sind.

Diese Teammitglieder müssen dann nicht die absoluten Experten des Fachthemas sein, sondern sie liefern durch ihre anderen Fähigkeiten einen Mehrwert für das Team.

Allerdings sollten sie natürlich schon grundsätzlich verstehen, was das Team macht und mitarbeiten. Einen reinen Party-Organisator können wir selten gebrauchen…

Andere Sichtweisen sind auch deswegen wichtig, um das gefährliche Gruppendenken (Group Think) möglichst gut zu verhindern: Mehr zum Thema Gruppendenken – Group Think in diesem Artikel

4. In kurzen Zyklen arbeiten

Arbeiten in kurzen Zyklen steigert die Motivation

Arbeiten in kurzen Zyklen steigert die Motivation

Haben Sie schon einmal am Wochenende etwas an Ihrer Wohnung oder Ihrem Haus repariert. Oder umgebaut? Sie haben einige Stunden daran gearbeitet und am Ende des Tages sehen Sie ein fertiges Ergebnis: Das Zimmer ist frisch gestrichen, der Garten neu angelegt, der Keller aufgeräumt.

Sie sind müde.

Und glücklich.

Zufrieden.

Stolz.

Aufgaben, bei denen wir nach überschaubarem Zeitaufwand ein Ergebnis sehen, sind hochgradig motivierend.

Aufgaben, in die wir Wochen, Monate oder gar Jahre investieren müssen, um ein Ergebnis zu sehen, werden von den meisten Menschen abgebrochen.

Weil wir keinen Fortschritt sehen oder uns fragen, ob das überhaupt noch Sinn macht.

Das geht uns allen so.

Manche Menschen haben mehr Geduld und Durchhaltevermögen, andere wollen schnelle Ergebnisse. Beides hat Vorteile und Nachteile.

Doch auch diejenigen, die sehr viel Geduld und Durchhaltevermögen haben, suchen zwischendurch nach einer Bestätigung dafür, ob sie auf dem richtigen Weg sind – oder ob sie etwas verändern müssen.

Ich persönlich laufe seit 2009 Ultra-Marathons. Das sind Distanzen jenseits der klassischen 42,195 km eines Marathons. Dieses Durchhaltevermögen habe ich mir nicht nur körperlich, sondern auch mental hart erarbeitet. Ich habe kein Problem damit, einen Lauf von 10 und mehr Stunden zu absolvieren. Doch auch dann suche ich ständig nach Zeichen, die mir aufzeigen, wie gut ich unterwegs bin (bei einem Wettkampf beobachte ich zum Beispiel, ob ich zu schnell unterwegs bin oder zu langsam, so dass ich etwas Gas geben kann).

Sorgen Sie in Ihrem Team dafür, dass Aufgabenpakete nur so groß gepackt werden, dass Ihre Teammitglieder den gemachten Fortschritt erkennen können. Oder erkennen, dass der Weg möglicherweise angepasst werden muss.

Unterstützen Sie Ihr Team dabei, dass es Aufgaben, die länger als 3-6 Monate dauern, in kleinere Pakete aufteilt und den Fortschritt daran misst. Eine hilfreiche Methode, um diese Pakete nachvollziehbar zu verpacken, finden Sie in diesem Artikel: Was ist die Definition of Done?

Mit kleineren Paketen wird das Team für Sie als Führungskraft steuerbarer, sie können leichter planen und besser organisieren.

Sie erkennen, wie gut das Team unterwegs ist.

Und Ihr Team wird dadurch motiviert, dass es immer wieder Erfolgserlebnisse hat, wenn ein Paket erledigt ist.

So wie Sie, wenn die Arbeit im Haus und Garten erledigt ist.

5. Mit dem Team auf die „dunkle Seite der Macht“ gehen

Ein Team, das nur aus den allerbesten Experten einer Fachrichtung besteht, ist meist auf vielen Augen außerhalb dieses Fachbereichs blind (siehe auch: Experten oder Dart-werfende Affen – Die Illusion der Glaubwürdigkeit)

Je länger wir uns mit einem Thema beschäftigen – ob es nun ein IT-Projekt, die Arbeit in der Controlling-Abteilung oder der Vertrieb eines Produkts ist – desto leichter schleichen sich gewohnte Vorgehensweisen ein.

Routinen. Die gut sind, die aber auch gefährlich werden können.

Denn Routinen fördern blinde Flecken in unserer Wahrnehmung und wir übersehen teilweise offensichtliche Probleme. Oder Chancen.

Eine sehr effektive Methode, die ich regelmäßig in Workshops mit meinen Kunden nutze, ist der Weg auf die dunkle Seite der Macht.

Auf der dunklen Seite der Macht mit dem Team nach besseren Lösungen suchen

Auf der dunklen Seite der Macht mit dem Team nach besseren Lösungen suchen

Das Prinzip ist ganz einfach:

Angenommen, es ist Ihr Ziel die Zusammenarbeit mit einem anderen Team zu verbessern.

Dann gehen Sie auf die dunkle Seite der Macht:

Drehen Sie Ihr Ziel um. In diesem Fall sagen Sie: „Wie sorgen wir dafür, dass die Zusammenarbeit mit dem anderen Team komplett zum Erliegen kommt?

  1. Sie suchen nach Möglichkeiten, dieses negative Ziel zu erreichen – z.B. durch ein Brainstorming im Team
  2. Sie betrachten wieder Ihr eigentliches Ziel und prüfen: Welche der in (2) gefundenen Punkte machen wir im Moment? Darüber finden Sie heraus, ob Sie gegenwärtig Handlungen vornehmen, die Ihr eigentliches Ziel torpedieren. Dann beenden Sie dies!
  3. Sie sehen sich die Antworten aus (2) an und überlegen, welche neuen Ideen Sie durch diese Antworten bekommen, um Ihr eigentliches Ziel zu erreichen
  4. Setzen Sie die in (3) generierten Ideen um

Diese Vorgehensweise macht auch aus den größten Optimisten fokussierte Zerstörer 🙂 Im positiven Sinne.

Denn die Aufgabe fördert laterales Denken außerhalb unserer gewohnten Denkmuster.

Outside the Box könnte man sagen…

Sobald wir allerdings die Box verlassen, kann auch mal etwas schiefgehen:

6. Fehler sind gut – wenn das Team sie nur 1x macht

„Solange Sie das Gefühl haben, alles unter Kontrolle zu haben, fahren Sie nicht schnell genug“

Wer niemals Fehler macht, der tut nichts – und begeht damit den größten Fehler.

Sobald wir in unserem Team etwas Neues machen oder nach Verbesserungen suchen, werden wir auch Fehler machen. Es geht überhaupt nicht anders.

Und auch dann, wenn wir immer wieder genau das gleiche machen, unterlaufen uns Fehler. Weil auch Routine fehleranfällig macht.

Wie in der Aristotle Studie von Google eindeutig festgestellt wurde, ist Vertrauen die wichtigste Grundlage erfolgreicher Teams (siehe auch: Die wichtigste Eigenschaft erfolgreicher Teams – die Google Aristotle-Studie).

Der Grund dafür:

Stimmt das Vertrauen aller Mitarbeiter eines Teams untereinander, hat man auch kein Problem damit, offen über Probleme und Fehler zu sprechen.

Man spricht Fehler an, die man selbst gemacht hat.

Man spricht aber auch Fehler an, die man bei den anderen erkennt.

Alles geschieht mit dem Ziel, das Ergebnis des Teams zu verbessern und Fehler nur 1x zu machen!

Allerdings ist eine gesunde Fehlerkultur außerordentlich schwer herbeizuführen.

Doch woher kommt das?

So leicht es ist, andere wohlwollend auf ihre Fehler hinzuweisenweil wir helfen wollen“, so schwer tun wir uns, wenn uns jemand auf einen (vermeintlichen) Fehler hinweisen möchte.

Fehler sind schlecht - das lernen wir in der Schule

Fehler sind schlecht – das lernen wir in der Schule. Aber das ist falsch!

“Fehler“ negativ behaftet

Weil wir von Kindesbeinen an beigebracht bekommen, dass Fehler schlecht und zu vermeiden sind. Daher reagieren die meisten Menschen auch emotional, sobald sie Fehler machen oder ihre Fehler von anderen aufgezeigt werden.

Eine gesunde Fehlerkultur im Team wird somit nicht einfach dadurch etabliert, dass man dies als Führungskraft oder Team beschließt.

Es ist ein Lernprozess, der lange dauern kann. In meinem Artikel Fehlerkultur in der Mitarbeiterentwicklung gehe ich darauf ein, wie Sie die Fehlerkultur Ihrer Mitarbeiter entwickeln.

Für erfolgreiche Teams sind Vertrauen und der offene Umgang mit Fehlern ein zentraler Schritt in Richtung einer hochgradig effektiven Zusammenarbeit – die exzellente Ergebnisse hervorbringen kann.

Denn nur dann werden Ineffizienzen, Doppelarbeiten, Organisationsprobleme, etc. offen adressiert – und gelöst.

Nur dann bemerken wir gemeinsam, wenn wir anders planen oder organisieren müssen.

Und ändern dies!

7. Fortschritte und Erfolge des Teams feiern

Wenn Sie die bereits erwähnten sechs Schritte gegangen sind, haben Sie bereits ein wirklich gut organisiertes Team.

Ein gut organisiertes Team ist langfristig auch erfolgreicher.

Und Erfolge müssen gefeiert werden.

Sorgen Sie als Führungskraft dafür, dass

  1. Ihr Team regelmäßig innehält und die erzielten Fortschritte und Erfolge selbst wahrnimmt
  2. Zeigen Sie Ihrem Team Ihre Anerkennung über das Erreichte
  3. Selbst Misserfolge können Erfolge sein – wenn wir daraus lernen wie etwas NICHT funktioniert und dadurch dem Erfolg deutlich näher kommen
  4. Feiern Sie mit Ihrem Team – selbst dann, wenn nur ein Teil des Teams feierwütig ist.

Erfolge zu feiern ist ein emotionaler Baustein der Zusammenarbeit, der das Zusammengehörigkeitsgefühl fördert.

Und das unterscheidet Top-Teams vom Rest.

Fazit

Mit den aufgeführten 7 Schritten sorgen Sie nicht nur dafür, dass die Arbeit in Ihrem Team gut geplant und organisiert ist.

Sie erreichen damit viel mehr.

Sie schaffen ein echtes Team.

Und ein echtes Team tut alles, um seine Ziele zu erreichen.

Es hat ein massives Eigeninteresse daran, sich selbst optimal zu planen und zu organisieren.

Sobald Sie an dem Punkt sind, können Sie sich als Führungskraft noch viel mehr um die Stärkung der Fähigkeiten der Teammitglieder und Ihres Teams kümmern. Die Organisation läuft dann (fast) von selbst.

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