Mitarbeitergespräche – Die ultimative Anleitung für Mitarbeiter [Vorbereitung]

10. Juni 2020
Axel Rittershaus
Mitarbeitergespräche erfolgreich führen - Ultimative Anleitung für Mitarbeiter

Sie wollen Ihr nächstes Mitarbeitergespräch vorbereiten?

Sie sind der Mitarbeiter – nicht die Führungskraft – aber im Internet finden Sie nur Tipps wie „Bereiten Sie sich gut vor“ oder „Treten Sie überzeugt auf“? Dann sind Sie derjenige/diejenige für den/die ich diese ultimative Anleitung zur Vorbereitung und zum Führen eines erfolgreichen Mitarbeitergesprächs aus Sicht des Mitarbeiters geschrieben habe.

Zuerst ein Überblick:

Wie Sie als Mitarbeiter ein Mitarbeitergespräch optimal vorbereiten und führen:

  1. Unterlagen des letzten und Vorlagen für das kommende Mitarbeitergespräch besorgen
  2. Planung und Zielerreichung des letzten Mitarbeitergesprächs vergleichen
  3. Ziele des Vorgesetzten notieren
  4. Eigene kurz- und mittelfristige berufliche Ziele festlegen
  5. Ziele für das Mitarbeitergespräch definieren
  6. Im Mitarbeitergespräch keine überhasteten Zusagen machen
  7. Mitarbeitergespräch realistisch sehen – es ist wichtig, aber kein Gerichtsurteil

Hat der dritte Punkt Sie überrascht? Dann werden Sie beim Lesen dieses Ratgebers noch weitere Überraschungen erleben.

Dieser Artikel ist explizit für Mitarbeiter geschrieben. Tipps zum Führen von Mitarbeitergesprächen aus Sicht der Führungskraft finden sie hier: Mitarbeitergespräche – Vorlagen und Checkliste. Da allerdings nahezu jede Führungskraft auch selbst Mitarbeiter ist, ist der vorliegende Artikel für jeden Arbeitnehmer hilfreich.

Denken Sie mal kurz über folgendes nach: Angenommen, Sie können durch ein gut vorbereitetes Mitarbeitergespräch € 3.000, € 10.000 oder mehr zusätzlich verdienen – oder Sie könnten endlich die schon seit Jahren von Ihnen gewünschte Fortbildung besuchen – wären Sie danach nicht unglaublich stolz und motiviert?

Ist es dieses Gefühl nicht wert, dafür ein paar Minuten mehr in die Vorbereitung zu investieren?

Wenn ja, dann lassen Sie uns loslegen:

Phase 1:
Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

1. Unterlagen des letzten Mitarbeitergesprächs

Falls Sie bereits in der Vergangenheit ein Mitarbeitergespräch hatten, dann besorgen Sie sich die zugehörigen Dokumente. Normalerweise sollten Sie eine Ausführung davon in Ihren eigenen Unterlagen haben.

Falls Sie sich beim letzten Mitarbeitergespräch Notizen gemacht haben, suchen Sie auch diese zusammen.

Falls Sie sich beim letzten Mitarbeitergespräch keine Notizen gemacht haben – dann nehmen Sie das als Tipp für die Zukunft: Machen Sie sich immer eigene Notizen!

Selbst wenn es ein Formular gibt, in das alles eingetragen wird. Es wird immer etwas geben, was nicht im Formular steht. Beispielsweise die Gründe, warum Ihr Chef letztes Jahr eine Schulung nicht genehmigt hat.

Achtung: Es geht nicht darum, „Beweise zu sichern“. Quatsch.

Es geht darum, dass wir beim nächsten Gespräch uns selbst oder unsere Führungskraft dadurch viel leichter an etwas erinnern können, was – damals – noch nicht zur formalen Dokumentation geeignet war.

2. Die Vorlagen für das anstehende Mitarbeitergespräch

Besorgen Sie sich unbedingt die Vorlagen für das anstehende Mitarbeitergespräch.

Meist erhalten Sie diese automatisch, sobald der Termin vereinbart wird. Manchmal aber auch nicht.

Insbesondere dann, wenn im Mitarbeitergespräch mit Vorlagen zur Beurteilung der Leistung gearbeitet wird, müssen Sie diese im Vorfeld sehen.

Stellen Sie sich vor, Sie sollten spontan beantworten, wie gut Ihre Zusammenarbeit mit der Buchhaltung, dem Vertrieb oder dem Kundenservice ist. Das können Sie sicherlich. Allerdings wird diese Beurteilung massiv davon beeinflusst, was Sie in den letzten Stunden, Tagen oder Wochen erlebt haben.

Aber es ist nicht repräsentativ für das, wie Sie die letzten 12 Monate bewerten würden.

Deswegen sollten Sie unbedingt vorher wissen, welche Kriterien besprochen werden. Und bei welchen Kriterien Sie im Mitarbeitergespräch selbst eine Bewertung abgeben sollen. Nur dann können Sie sich hinreichend Gedanken dazu machen und ehrlich antworten.

Die ganze Bewertung hat nur dann einen Wert, wenn Sie ehrliche, durchdachte Aussagen tätigen können! Und das erfordert Vorbereitungszeit.

3. Wie ernst nimmt Ihr Chef das Mitarbeitergespräch?

Diese Frage überrascht Sie vielleicht.

Aber sie ist (leider) sehr wichtig.

In einigen Unternehmen zählen Jahresgespräche und Mitarbeitergespräche zu einem Ritual. Einer Vorgabe des Personal-Bereichs, die von manchen Führungskräften als positiver Impuls genommen wird, sich endlich einmal wieder intensiv mit den Mitarbeitern zu beschäftigen. Das ist gut.

Dann macht es Sinn, wenn Sie die weiteren Schritte der Vorbereitung gehen.

Falls nicht…

4. Mitarbeitergespräch = Zeitverschwendung?

In den Augen anderer Führungskräfte sind Mitarbeitergespräche jedoch reine Zeitverschwendung. Falls Sie einen solchen Vorgesetzten haben, dann brauchen Sie sich nicht so intensiv vorzubereiten. Denn das wäre vergebliche Liebesmühe. Ihr Chef würde Ihnen nicht zuhören, weil er das Gespräch einfach nur hinter sich bringen will.

In solchen Fällen empfehle ich Ihnen, direkt zu den folgenden Punkten zu springen:

  • Welche Ziele hat der Chef?
  • Wie kann ich meine Ziele so verpacken, dass sie die Ziele meines Chefs unterstützen?

Vielleicht hat Ihr Vorgesetzter die Mitarbeitergespräche so satt, dass Sie das Formular selbst ausfüllen, Ihre Beurteilung selbst vorbereiten und die Schulungsplanung selbst vornehmen können.

Falls dem so ist, dann erhalten Sie leider nicht die vielleicht von Ihnen dringend gesuchte positive Wertschätzung.

Aber Sie haben zumindest die Freiheit, sich Ihren eigenen Wunschzettel zu schreiben und, wenn Sie es nicht ausreizen, sogar alle Wünsche erfüllt zu bekommen.

Das ist zwar auch nicht so motivierend, aber immerhin bekommen Sie noch etwas!

Falls Ihre Führungskraft ohnehin kein Interesse an der Mitarbeiterentwicklung hat, werden Sie im Gespräch kaum etwas erreichen können.

Sie sollten dennoch wissen, was Sie wollen – möglicherweise haben Sie Glück und er lässt sich darauf ein!

Phase 2:
Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs:
Soll-/Ist-Vergleich & Ziele

1. Welche Ziele haben Sie erreicht/Fortschritte gemacht/Leistung erbracht?

Wenn Sie die Unterlagen des letzten Mitarbeitergesprächs vorliegen haben, dann vergleichen Sie die dort dokumentierten Ziele/Aufgaben/Leistungen mit dem, was Ihrer Meinung nach (von Ihnen) geleistet wurde.

Falls Sie nicht auf ein altes Mitarbeitergespräch zurückgreifen können, dann gibt es (hoffentlich) eine Stellenbeschreibung und Aufgabendefinition. Vergleichen Sie dann diese Definition mit dem, was Sie Ihrer Meinung nach geleistet haben.

Das ist manchmal schwerer, als man denkt.

Kurze Frage:

Was haben Sie am Donnerstag letzter Woche zu Mittag gegessen? Und am Mittwoch vor zwei Monaten?

Wenn es Ihnen so geht wir mir, dann müssen Sie schon länger überlegen, wenn man Sie nach dem Abendessen von gestern fragt…

Und das ist unsere Schwierigkeit, wenn es um unsere Leistungen geht:

Wir sind wahnsinnig vergesslich und merken uns meistens die falschen Dinge.

Große Erfolge oder Rückschläge, die haben wir im Kopf.

Emotional geprägte Situationen, an die erinnern wir uns auch.

Die vielen kleinen Erfolge, „nebenher“ erreichte Zwischenziele, die unkomplizierte Unterstützung der Nachbarabteilung bei einem zeitkritischen Projekt, das zweimonatige Mentoring eines neuen Mitarbeiters – es gibt so viele Dinge, die wir in einem Jahr gemacht haben und wieder vergessen. Doch das kann sich im Mitarbeitergespräch negativ auswirken.

Noch problematischer ist jedoch:

Sehr viele erinnern sich mit Vorliebe an Niederlagen, Kritik oder Dinge, die sie „falsch“ gemacht haben – aber nicht daran, was gut war oder wofür sie Anerkennung erhalten haben.

Mein Tipp:

  1. Nehmen Sie sich mindestens 45 Minuten Zeit und gehen Sie Ihren Kalender des letzten Jahres durch
  2. Sehen Sie sich jede Woche, jeden Tag kurz an und überlegen Sie, was an dem Tag oder in der Woche passiert ist
  3. Notieren Sie ungefiltert alle Dinge, die Ihnen bemerkenswert erscheinen

Falls Sie mehr Zeit benötigen, dann machen Sie eine zweite Session.

Anschließend sollten Sie zwischen der Datenerfassung und der Durchsicht Ihrer Notizen mindestens 2 Tage Abstand lassen.

  • Suchen Sie dann mindestens 10 positive Ereignisse, Aktionen, Erfolge, etc. heraus, die Ihre gute Leistung oder positive Entwicklung verdeutlichen.
  • Suchen Sie auch 10 kritische Ereignisse, Aktionen, Niederlagen heraus. Überlegen Sie, welche Ursachen dahinterstecken. Und entscheiden Sie für sich selbst, ob Sie diese Ursachen ab sofort angehen werden.

Sie können das nicht alleine verändern? Es ist aber für Ihr Team, Ihren Bereich, Ihr Unternehmen wichtig?

Dann machen Sie daraus ein Thema, das Sie aktiv als Handlungsbereich in Ihr Mitarbeitergespräch einbringen!

Was denken Sie, wie beeindruckt Ihr Vorgesetzter sein wird, wenn Sie nicht nur Ihre Erfolge aufzählen, sondern auch ganz konkret kritische Punkte anführen. Und dann auch noch einen Vorschlag in das Mitarbeitergespräch mitbringen, was Sie tun wollen.

2. Welche Ziele hat Ihr Vorgesetzter?

Das wird Sie jetzt verwundern, oder?

Es ist kein Schreibfehler.

Wir beschäftigen uns damit, was Ihr Chef erreichen will. Welche Ziele er hat.

Warum?

Weil Sie Ihre Ziele im Mitarbeitergespräch 100x leichter durchbringen, wenn Sie Ihrem Chef aufzeigen können, wie er dadurch seine Ziele erreicht!

Denn Ihr Chef kann seine Ziele nur dadurch erreichen, dass seine Mitarbeiter dies für ihn tun.

Sie und Ihre Kollegen sind DER ausschlaggebende Erfolgsfaktor für Ihre Führungskraft.

Deswegen wird er viel leichter für Ihre Fortbildung zu begeistern sein, wenn Sie danach Wissen in Ihr Team einbringen, das bislang über externe Berater teuer eingekauft werden muss.

Glauben Sie mir: Wenn Sie einmal gelernt haben, diesen Zusammenhang zu verinnerlichen und zu nutzen, werden Mitarbeitergespräche für Sie zu einem Freudenfest.

Allerdings nicht, indem Sie Ihren Chef über den Tisch ziehen!

Ganz im Gegenteil!

Sondern weil Sie im Mitarbeitergespräch dafür sorgen, dass nicht nur Sie selbst weiterkommen – sondern auch Ihr Chef seine Ziele erreicht und das Unternehmen erfolgreicher wird!

Hinweis zu den Zielen des Chefs

Bei der Betrachtung der Ziele Ihres Vorgesetzten sollten Sie nicht nur auf die direkten, geschäftlichen Ziele blicken. Also nicht nur auf Marge, Kundenanzahl, termingerechte Abgabe der Bilanz, etc., sondern auch Ziele wie

  • „9 Monate vor dem Ruhestand keine Experimente mehr machen“
  • „Im nächsten Jahr zum Abteilungsleiter befördert werden“
  • „Die 14-Stunden-Tage beenden und mehr Zeit für die Familie haben“

Manche dieser Ziele wird Ihr Vorgesetzter offen kommuniziert haben. Andere mögen Sie aus seinen Bemerkungen oder seinem Verhalten rauslesen.

Wenn Ihre eigenen Ziele auch diese persönlichen Ziele Ihres Vorgesetzten unterstützen, werden Sie relativ leichtes Spiel haben, im Mitarbeitergespräch dafür Zustimmung zu erhalten.

3. Welche Ziele haben Sie – langfristig und für dieses Mitarbeitergespräch?

Ok, jetzt endlich geht es um Ihre Ziele.

I. Unternehmensdefinierte Ziele

Einerseits haben wir die durch das Unternehmen oder Ihren Vorgesetzten definierten Ziele. Das könnte eine Umsatzzahl, der Abschluss eines Projekts, das Starten einer Initiative, etc. sein.

Diese Ziele sind hoffentlich auch hilfreich, um Ihre persönlichen Entwicklungsziele zu erreichen. Aber es können auch Ziele darunter sein, die Sie sich so nicht vorgenommen hätten. Die aber für das Unternehmen wichtig waren. Ok. Das ist Teil des Arbeitslebens.

Haben Sie aufgrund Ihrer jetzigen Erfahrungen Vorschläge für neue Ziele im nächsten Jahr?

Dann notieren Sie diese.

Das können ganz konkrete Dinge sein, wie beispielsweise die Einführung einer neuen Projektmanagement-Methode, die Sie vor drei Monaten in einem Seminar erlernt haben.

Das kann auch etwas Allgemeineres sein, wie die Förderung der Zusammenarbeit mit drei anderen Fachbereichen.

Nicht erreichte Ziele

Manchmal erreicht man nicht alle Ziele.

Statt im Mitarbeitergespräch sofort damit zu beginnen, mit dem Finger auf die Schuldigen zu zeigen, sollten Sie für sich selbst eine ehrliche Analyse machen.

  • Was hätten Sie anders machen können?
  • Was hat funktioniert? Und was ist daraus zu lernen?
  • Was hat nicht funktioniert? Was hätte verhindert werden können? Was ist daraus zu lernen?
  • Was ist Ihre wichtigste Erkenntnis daraus?
  • Was werden Sie in Zukunft konkret anders machen? Wie kann Ihr Chef Sie dabei unterstützen?

Wenn Sie jetzt feststellen, dass Sie alles richtig gemacht haben…

dann machen Sie die Analyse nochmals.

Denn wir haben immer auch einen eigenen Anteil daran, wenn etwas nicht klappt.

Beispielsweise: Wir hätten das Ziel gar nicht annehmen dürfen, weil wir schon vorher wussten, dass wir gar keine Zeit dafür haben werden,

Keine Sorge: Sie müssen im Mitarbeitergespräch diese Punkte nicht alle von sich aus ansprechen.

Doch Sie werden schon jetzt bemerken, dass Sie überzeugter und selbstbewusster in das Gespräch gehen werden.

Sie werden sich nicht mehr rechtfertigen, sondern ruhig und analytisch darüber sprechen. Selbst wenn Ihr Chef während des Mitarbeitergesprächs verärgert ist, wenn dieses Thema zur Sprache kommt.

Sie werden ruhig und souverän bleiben. Weil Sie vorbereitet sind!

Es ist der Job Ihrer Führungskraft, Sie im Mitarbeitergespräch auf Ziele anzusprechen, die Sie vereinbart, aber nicht erreicht haben!

Was wäre das für ein Chef, wenn er es nicht machen würde!

Also – bereiten Sie sich darauf vor und es wird wesentlich weniger emotional ablaufen.

Kommen wir nun zu Ihnen.

II. Ihre Entwicklungsziele

Als Erstes bewerten Sie die Entwicklungsziele des vergangenen Jahres/Mitarbeitergesprächs nochmals. Falls es sich um langfristige Ziele handelt, dann gönnen Sie sich einige Minuten Bedenkzeit:

  • Warum wollen Sie das Ziel weiterhin verfolgen?
  • Was bedeutet es Ihnen, wenn Sie das Ziel erreichen?
  • Wenn Sie vor einem Jahr gewusst hätten, was Sie heute wissen, würden Sie das Ziel immer noch genauso formulieren?
  • Was bedeutet das für Ihr Mitarbeitergespräch?

Ausgehend davon formulieren Sie Ihre (neuen/angepassten) Ziele.

Ich empfehle Ihnen, dass Sie immer einen Horizont von 3-5 Jahren für Ihre Ziele haben – und darauf basierend die Jahresziele ableiten, die im nächsten Mitarbeitergespräch anstehen. (Noch ein Lesetipp von mir: Warum wir auch im Privatleben Ziele haben sollten)

Am Ende sollten Sie 3-5 Entwicklungsziele für sich selbst festgelegt haben, mit denen Sie ins Mitarbeitergespräch gehen.

Sie haben nur eines?

Auch ok.

Es sollten aber keinesfalls 17 verschiedene sein.

Und auch bei diesen Entwicklungszielen machen Sie bitte den Test: Was hat mein Chef davon, wenn er mich dabei unterstützt?

Wenn die Antwort lautet: „Ich bin motiviert bei der Arbeit“, dann denken Sie nochmals nach. Das ist zu wenig!

Das führt mich gleich zu einem weiteren, sehr wichtigen Thema:

Beförderungen

Und auf eine Facette, die von den meisten Mitarbeitern übersehen wird, wenn sie ihren Chef davon überzeugen wollen, dass sie befördert werden wollen:

Welche Risiken geht Ihr Chef mit Ihrer Beförderung ein?

Denken Sie jetzt an das Risiko, dass Ihr Chef blöde Kommentare seiner Kollegen hören wird, wenn Sie sich nach der Beförderung als Musterbeispiel des Peter-Prinzips herausstellen? Sie also auf Ihrer neuen Position Ihre Überforderung zum Beweis stellen?

Ja, das Risiko hat er.

Doch bevor er an dieses Risiko denkt, gibt es noch ein gravierenderes:

Welche Probleme wird er dadurch bekommen, dass Sie nach der Beförderung nicht mehr auf der bisherigen Position aktiv sind? Dass eine Lücke entsteht.

Wenn Sie eigentlich nichts können, hat er kein Problem. Dann befördert er Sie hoffentlich auch nicht 😉

Wenn Sie sehr gut sind, wenn ohne Sie nichts geht, dann kann das der Grund dafür sein, dass Sie nicht befördert werden.

Weil Sie ZU GUT sind.

Daher müssen Sie immer dann, wenn Sie befördert werden wollen, auch darauf achten, wie die durch Ihren Weggang entstehende Lücke geschlossen wird.

Ich habe einmal bei einem Großkonzern die weltweiten 200 Top-Führungskräfte trainiert. Das größte Problem war: Dass es für sie selbst keine Nachfolger gab. Wenn einer der Top-Leute auf einen Geschäftsführungsposten in einer der 45 Landesgesellschaften befördert werden sollte, dann verursachte das riesige Probleme. Weil man über Jahre versäumt hatte, die „Auswechselbank“ zu füllen.

Wenn Sie also ernsthaft Karriere machen wollen und auch wirklich das Zeug zur Führungskraft haben, dann sorgen Sie dafür, dass Sie immer Ihren eigenen Nachfolger aufbauen. Am besten zwei.

Das hat den angenehmen Nebeneffekt, dass Ihr Nachfolger Sie auf Trab hält 😉

Sobald Sie mit Ihrem Chef über Ihre Beförderung reden, sollten Sie über Ihre Ideen für Ihren Nachfolger sprechen.

Mehr zu diesem Thema finden Sie in meinem Artikel: Warum werde ich nicht befördert?

Phase 3:
Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs:
Ziele für das Gespräch

Nachdem Sie die ganzen Vorbereitungen getroffen haben, machen Sie am besten eine kleine Pause.

Und dann legen Sie sich 3-4 konkrete Ziele zurecht, die Sie im Mitarbeitergespräch erreichen wollen.

Beispielsweise:

  1. Ich möchte in zwei Jahren zum Fachexperten für Thema XYZ werden (was unsere Abteilung stärkt)
  2. Ich möchte drei Fortbildungen zum Thema XYZ genehmigt bekommen (um Ziel 1 zu erreichen)
  3. Ich möchte im Projekt Phönix mehr Verantwortung übernehmen
  4. Ich erwarte für dieses Jahr keine Gehaltserhöhung, wenn ich die Fortbildungen genehmigt bekomme

Im Zweifelsfall gehen Sie wesentlich besser vorbereitet in das Mitarbeitergespräch als Ihr Chef.

Wenn Sie wissen, wo Sie hinwollen, können Sie das Gespräch entsprechend lenken!

Und damit zum letzten vorbereitenden Punkt, den ich separat behandle:

Wie kann ich meine Ziele so verpacken, dass sie die Ziele meines Chefs unterstützen?

Sie denken vielleicht „Unser Bereich muss Geld einsparen: Wenn ich die Fortbildung gemacht habe, dann wird mein Chef schon wissen, dass wir dadurch den externen Berater nur noch zu 50% der Zeit benötigen und dadurch Geld sparen“.

Klar.

Ihr Vorgesetzter ist ja nicht dumm.

Aber er ist ein Mensch.

Denken verbraucht unglaublich viele Kalorien. Und Aufmerksamkeit.

Je einfacher wir es unserem Vorgesetzten (nicht nur im Mitarbeitergespräch, aber da besonders) machen, desto leichter überzeugen wir ihn. So funktioniert Werbung!

Um bei dem Beispiel zu bleiben. Machen Sie während des Mitarbeitergesprächs auf einem Blatt Papier eine kurze Kalkulation. Schreiben Sie auf:

Kosten für die Fortbildung

 € 2.500

Aktuelle Kosten für den externen Berater pro Monat

 € 6.000

Kosten für den externen Berater in den nächsten 6 Monaten

 € 36.000

Eingesparte Kosten (Berater nur noch zu 50% gebucht) in den nächsten 6 Monaten

 € 18.000

Das sollte ausreichend sein.

Dann schreiben oder sagen Sie noch dazu:

Kosten für Fortbildung im ersten Monat amortisiert

Fall geschlossen.

Ja klar, das geht nicht immer so einfach.

Aber es geht oft.

Es können auch „weiche“ Kriterien sein, die für Ihren Chef wichtig sind.

Was Sie immer machen müssen:

Sie müssen IMMER einen direkten Bezug zwischen Ihrem Ziel und den Zielen Ihres Chefs herstellen.

Und dann darüber reden!

Am besten in umgekehrter Reihenfolge.

Beispielsweise:

Sie [lieber Chef] haben das Projekt zur engeren Zusammenarbeit mit unserer Niederlassung in China gestartet“ – wir beginnen also mit dem Ziel des Chefs.

Und dazu würde ich gerne … machen, um dieses Ziel zu unterstützen“.

Das kommt doch deutlich besser an, oder?

Zwischen-Fazit zur Vorbereitung Ihres Mitarbeitergesprächs

Wenn Sie bis zu dieser Stelle des Artikels gekommen sind, ist Ihnen Ihr Mitarbeitergespräch wirklich wichtig.

Und das sollte es auch sein.

Mit dieser Vorbereitung können Sie sehr entspannt in das Gespräch gehen.

Sie haben einen Plan, Sie haben ein Ziel, Sie haben Antworten.

Sie können stolz auf sich sein.

Sind Sie bereit für das Gespräch?

Ich denke schon…

Phase 4:
Das Mitarbeitergespräch

Vermutlich werden Sie zu Beginn des Mitarbeitergesprächs erst etwas Small Talk betreiben. Das ist ganz gut, um die Nerven zu beruhigen und wirklich anzukommen.

Das Telefon schalten Sie am besten in den Flugmodus oder ganz aus.

Der Ablauf des Gesprächs wird ungefähr wie folgt aussehen:

  1. Aktuelle Situation
  2. Rückblick und Leistungsbeurteilung
  3. Ausblick
  4. Zielvereinbarungen
  5. Weiterentwicklung
  6. Geld
  7. Vereinbarung

Gehen wir die einzelnen Punkte durch:

Aktuelle Situation

Meist beginnt das inhaltliche Mitarbeitergespräch mit einer Unterhaltung über die aktuelle Arbeits-Situation. Die Belastung, Ihre Motivation, Ihre Aufgaben.

Sie sollten auf keinen Fall damit beginnen, über all die Rückschläge zu sprechen, die Sie erlitten haben. Damit setzen Sie das Gespräch in einen schlechten Rahmen.

Sprechen Sie die Punkte an, die Ihnen wirklich wichtig sind. Die Sie gerne machen, die Sie motivieren, die Sie gerne neu machen würden.

Hier können Sie schon den Grundstein für Ihre Punkte zur Weiterentwicklung und zu Ihren Zielen legen.

Kommen wir zum nächsten, sehr wichtigen Punkt:

Rückblick und Leistungsbeurteilung im Mitarbeitergespräch

Durch Ihre Vorbereitung können Sie voraussichtlich auf alle Themen, die Ihre Führungskraft hierbei anspricht, souverän reagieren.

Ihr Vorgesetzter fragt Sie, wie Sie Ihre Leistung beurteilen? Dann können Sie aufgrund locker und überzeugend die Punkte aufzählen, die Sie vorbereitet haben.

  • Er kommt auf ein Thema, das Sie überrascht?
  • Er kritisiert ein Verhalten, von dem Sie nicht wussten, dass er es sich anders vorstellt?
  • Er bringt eine Beschwerde des Teams oder eines anderen Bereichs zur Sprache, von der Sie jetzt zum ersten Mal hören?

Dann gilt die Grundregel aller Verhandlungsprofis:

Ruhe bewahren und viele Fragen stellen!

Tappen Sie nicht in die Falle, sich sofort zu rechtfertigen, sondern

  • Fragen Sie nach Einzelheiten.
  • Fragen Sie nach den Auswirkungen des Problems oder des Verhaltens.

Vielleicht möchte Ihr Chef nur testen, wie Sie reagieren. Vielleicht hat er nur eine Bemerkung von Kollegen, aus dem Zusammenhang gerissen, aufgeschnappt.

Machen Sie sich zuerst einmal ein Bild. Und dann agieren Sie.

Wenn Sie die Situation ruhig behandeln, dann können Sie nun – nachdem Sie möglichst viele Informationen gewonnen haben – auch darauf reagieren.

Falls Sie auf dem falschen Fuss erwischt werden, dann bitten Sie darum, sich darüber in Ruhe Gedanken machen zu können. Nach dem Mitarbeitergespräch.

Falls es sich um eine schwerwiegende Sache handelt, dann kann es auch bedeuten, dass es noch ein zweites Gespräch geben muss. Ok, das ist dann eben so.

Zur Beruhigung: In den meisten Fällen kommen Vorgesetzte mit extrem kritischen Punkten nicht im Rahmen eines Mitarbeitergesprächs zum allerersten Mal auf einen zu. Normalerweise hat das dann eine Vorgeschichte, über die Sie schon gesprochen haben – und daher auch vorbereitet sind.

Manche Führungskräfte haben vielleicht ein Training mitgemacht (nicht bei mir – so einen Unsinn trainiere ich nicht!), bei dem ihnen beigebracht wurde, den Mitarbeiter am Anfang durch überraschende Kritik zu verunsichern.

Tja, bei Ihnen klappt das nicht 🙂

Zurück zum Rückblick und zur Leistungsbeurteilung: Die Leistungsbeurteilung sollte innerhalb des Gesprächs eigentlich relativ problemlos ablaufen – da Sie die Vorlage bereits in der Vorbereitung durchgesehen haben und zu allen Punkten eine Einschätzung haben.

Es kommt jedoch auch vor, dass ein Vorgesetzter den Mitarbeiter bei einzelnen Kriterien schlechter bewertet, als der Mitarbeiter dies tut.

Falls das bei Ihnen der Fall ist, dann bleiben Sie ruhig und fragen Sie folgendes:

  • Worauf konkret beruht die schlechtere Bewertung?
  • Woran hätten Sie erkennen können, dass Ihre Leistung nicht ausreicht? (Das können Sie natürlich nur sagen, wenn Ihre Führungskraft Sie nicht bereits früher darauf hingewiesen hat)
  • Was hätte konkret anders sein müssen, damit die Bewertung besser ausgefallen wäre?
  • Was wird von Ihnen konkret erwartet?
  • Woran wird Ihr Vorgesetzter in Zukunft erkennen, dass Ihre Bewertung verbessert werden muss?

Ganz ruhig, sachlich, konkret.

Es kann passieren, dass Ihr Vorgesetzter aufgrund Ihrer Fragen die Situation nochmals neu bewertet – und die Leistungsbewertung nach oben korrigiert.

Dann hat es sich gelohnt.

Ansonsten wissen Sie sehr konkret, was Sie zukünftig beachten müssen.

Das sind übrigens Punkte, die Sie unbedingt für sich selbst notieren sollten!

Falls Sie jedoch der Meinung sind, dass die Bewertung nicht den Tatsachen entspricht, dann greifen Sie auf Ihre exzellente Vorbereitung zurück.

Führen Sie Beispiele, Ergebnisse, Rückmeldungen, etc. auf, mit denen Sie (hoffentlich) neue Pluspunkte sammeln.

Nicht immer wird ein Vorgesetzter seine Einschätzung umgehend korrigieren. Aber er wird merken, dass Sie sich nicht einfach so mit einer ungerechtfertigten schlechten Bewertung abfinden.

Und wenn die Leistungsbeurteilung besonders gut ist, dann ist das auch in Ordnung.

Gibt es Dinge, die Ihr Vorgesetzter vermutlich nicht mehr präsent hat – und die zeigen, welchen Wert Sie als Mitarbeiter für das Unternehmen darstellen?

Dann sprechen Sie, ganz aktiv, einige wichtige Entwicklungen, Veränderungen, Erfolge an.

Bitte keine 30-minütige Selbstbeweihräucherung!

Vielmehr eine Zusammenfassung von Themen, die aus Ihrer Perspektive sehr gut gelaufen sind.

Da darf auch gerne ein Hinweis auf die gute Zusammenarbeit mit Ihrem Chef dabei sein oder ein Dank für sein Vertrauen, Ihnen ein Projekt zu übergeben.

Betrachten Sie diesen Überblick als ein Signal an Ihren Vorgesetzten,

  • welche Dinge Sie motivieren,
  • was Sie gut und gerne machen
  • und wo er Sie auch in Zukunft verstärkt einsetzen oder berücksichtigen soll.

Ausblick

Im besten Fall spricht Ihre Führungskraft auch darüber, was in Zukunft kommen wird. Wo sich der Bereich oder das Unternehmen hin entwickeln möchte.

Was man von Ihnen erwartet.

Eigentlich sollte es hier keine Überraschungen oder großartige Neuigkeiten geben.

Falls Sie allerdings neue Informationen bekommen, haken Sie interessiert nach.

Vor allem bei all den Punkten, die Ihren eigenen Zielen entgegenkommen.

Sie hören Zukunftspläne, die scheinbar in die entgegengesetzte Richtung als die von Ihnen geplante gehen?

Haken Sie dennoch nach, um dann bei den nächsten Gesprächspunkten – der Zielvereinbarung und der Planung Ihrer Weiterentwicklung – konkret darauf einzugehen.

Zielvereinbarungen im Mitarbeitergespräch

Über die Wirksamkeit von Zielvereinbarungen und Performance Reviews gibt es seit Jahren heftigste Diskussionen. Von der kompletten Abschaffung bis zu einer noch größeren Transparenz von Zielen und Ergebnisse gibt es alle Varianten. Das Thema behandle ich auch in diesem Artikel: Sind Mitarbeiterbeurteilungen noch zeitgemäß?

Falls Sie selbst die Ziele vorgeben oder massiv beeinflussen können, dann gebe ich Ihnen einen Tipp von Vertriebs-Profis:

Vereinbaren Sie bonusrelevante Ziele in dem Rahmen, den Sie sich – mit machbarer, zusätzlicher Anstrengung – auch zutrauen.

Nicht-bonusrelevante Ziele, die Sie jedoch sehr interessieren und motivieren, können auch „un-realistisch“ sein. Falls Sie eine entsprechend ambitionierte Formulierung motiviert, dann halten Sie sich nicht zurück.

Sie sollten aber keine schon bei der Definition utopische Ziele hinnehmen, wenn diese für Sie erhebliche finanzielle oder bonus-artige Auswirkungen haben.

Der Grund ist ganz einfach – und gute Führungskräfte wissen das auch:

Wenn ein unrealistisches Ziel durch einen Bonus „schmackhaft“ gemacht wird, dann werden Sie das Ziel in dem Moment komplett von der Agenda streichen, wenn es definitiv nicht mehr erreichbar ist. Sie werden nur noch minimale oder gar keine Anstrengungen mehr unternehmen.

Eine gute Führungskraft wird auch ambitionierte Ziele setzen. Sie wird aber auch wissen, dass die Motivation nicht durch einen Bonus beeinträchtigt werden darf, falls sich das Ziel im Laufe der Zeit als nicht mehr erreichbar darstellt.

In Kombination mit dem Gespräch über die Ziele wird in aller Regel auch die Weiterentwicklung festgelegt und geplant.

Bringen Sie dazu die von Ihnen vorbereiteten Weiterentwicklungsziele ein, die Sie für sich erarbeitet haben.

Mitwirkung dokumentieren

Dokumentieren Sie bei der Zieldefinition auch, wer daran mitwirken muss. Es ist wichtig, dass diese Mitwirkung notiert wird – ansonsten wird es schwer, danach darauf zu verweisen!

Wir müssen keine juristisch wasserdichten Formulierungen erzwingen. Aber es macht Ihre Sache leichter, wenn in der Dokumentation des Mitarbeitergesprächs hinter der Zielformulierung

Teilnahme an Präsentationsschulung zur Verbesserung der Präsentationsfähigkeiten

auch steht

„Budget wird durch Vorgesetzten bis zum Monatsende organisiert“.

Ich persönlich empfehle die Arbeit mit Zielvereinbarungen – solange Mitarbeiter und Führungskraft sich als Team verstehen, das wir mit einem Spitzensportler und seinem Coach vergleichen können: Das Erreichen der Ziele ist ausschließlich gemeinsam möglich.

Gehaltserhöhung im Mitarbeitergespräch

Klar, Geld spielt im Mitarbeitergespräch auch eine Rolle. Allerdings trennen immer mehr Unternehmen das Mitarbeitergespräch vom Gehaltsgespräch.

Das ist auch gar nicht schlecht. Denn Geld kann leicht ein emotionales Thema werden, dass alle anderen Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs negativ beeinflusst.

Wenn Sie eine Gehaltserhöhung erreichen möchten, dann bitte nicht mit dem lockeren Spruch:

Hey Boss, ich brauch mehr Geld

So geht’s nicht.

Jedes Unternehmen, jede Organisation, jeder Verband muss darauf achten, ein vernünftiges Verhältnis von Einnahmen und Ausgaben zu haben.

Wenn Sie mehr Geld möchten, dann

  • sollten Sie entweder bereits in den letzten Monaten deutlich mehr getan und erreicht haben, als ursprünglich im Rahmen Ihres Vertrages mit Ihnen vereinbart. Damit haben Sie gute Argumente zur Verfügung. Wenn ich mit dem Zug von München nach Stuttgart fahre, dann kostet das auch mehr, als von München nach Ingolstadt
  • oder Sie werden demnächst mehr Verantwortung übernehmen und diese Verantwortung muss auch im Gehalt (oder anderen gehaltsähnlichen Komponenten) Niederschlag finden
  • Falls Sie festgestellt haben, dass Sie ungerechtfertigterweise weniger verdienen als vergleichbar tätige Mitarbeiter, die das gleiche machen wie Sie, haben Sie einen gesetzlichen Anspruch (zu dem Sie sich bitte vorher rechtlich beraten lassen – ich bin kein Anwalt)

Seien Sie immer darauf vorbereitet, dass Ihr Chef Ihre Forderung sogar versteht, aber das Unternehmen aktuell keinerlei Gehaltsanpassungen nach oben zulässt. Meist wissen Sie das ja schon vorher.

Suchen Sie dann nach Alternativen, die Ihnen etwas Wert sind. Am besten Alternativen, über die Ihr Chef selbst entscheiden oder die er ohne große Probleme durchsetzen kann.

Das kann mehr Homeoffice-Arbeit als zuvor, etwas mehr Freizeit, eine Fortbildung (insbesondere Online-Trainings sind ohnehin deutlich günstiger als Vor-Ort-Seminare), Firmenwagen, Verpflegungsgutschein, oder ähnliches sein. Seien Sie einfallsreich.

Je leichter Sie es Ihrem Chef machen, desto mehr bekommen Sie durch.

Machen Sie keine überhasteten Zusagen

Ob es um Gehalt, Mehrarbeit, ein neues Projekt, einen Auslandsaufenthalt oder sonstige Neuerungen geht: Machen Sie im Mitarbeitergespräch keine überhasteten Zusagen.

Sie haben immer das Recht, zumindest eine Stunde in Ruhe darüber nachzudenken.

Verhandlungsprofis lassen sich niemals unter Zeitdruck setzen.

Daher ein Hinweis zum Schluss:

Bleiben Sie realistisch – das Mitarbeitergespräch ist wichtig, aber kein Gerichtsurteil

Ihr Mitarbeitergespräch ist nicht so gut gelaufen, wie Sie es sich gewünscht haben.

Zerbrechen Sie sich Ihren Kopf nicht zu lange. Sowas kommt vor.

Setzen Sie sich danach hin, mit 1-2 Tagen Abstand, und überlegen Sie sich:

  • Was ist gut gelaufen?
  • Was ist schief gelaufen?
  • Was habe ich getan, was dazu geführt hat?
  • Was hätte ich anders tun können?
  • Was werde ich zukünftig anders tun?
  • Was kann ich in nächster Zeit tun, um doch noch den für mich wichtigen Punkt XYZ durchzubekommen?

Kaum etwas ist so festgeschrieben, dass es Ihr Vorgesetzter nicht auch nach dem Mitarbeitergespräch nochmals verändern kann. Vielleicht erst in drei Monaten. Aber das ist doch besser, als ein Jahr lang demotiviert zu schmollen, oder?

Vereinbarung

Im Laufe des Gesprächs füllen Sie (gemeinsam) das zugehörige Protokoll oder Formular aus. Damit ist am Ende des Mitarbeitergesprächs auch die Vereinbarung (fast) fertig.

Falls es noch offene Punkte gibt, dann vereinbaren Sie, wer bis wann noch was zu tun hat.

Und fertig.

Fazit Mitarbeitergespräche – Tipps für Mitarbeiter

Wow, mein Respekt. Sie haben viel geleistet, wenn Sie diesen Artikel bis zu diesem Punkt gelesen haben.

Es wird sich für Sie auszahlen!

Ich hoffe, Sie werden sehr viele Anregungen davon mitnehmen und Ihre Mitarbeitergespräche aktiver und erfolgreicher (für Sie selbst und für Ihr Unternehmen) gestalten.

Falls Sie übrigens über das Jahr hinweg dafür sorgen wollen, dass Ihr nächstes Mitarbeitergespräch noch mehr in Ihre Richtung geht, dann empfehle ich Ihnen folgenden Online-Kurs.

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Das Online-Training für Mitarbeiter, die ihren Chef besser führen und beeinflussen wollen.
Natürlich im positiven Sinne!
Praxiserprobte Methoden, Tipps und Checklisten helfen Ihnen, Ihren Chef zu führen und dabei Sie selbst zu bleiben!

Lesen Sie weiter…

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